Publicystyka - ngo.pl

Czy wszystkie organizacje pozarządowe muszą mieć adres do doręczeń elektronicznych?

Adres do doręczeń elektronicznych muszą uzyskać TYLKO organizacje pozarządowe z działalnością gospodarczą czyli widniejące w KRS w rejestrze przedsiębiorców. Nie jest istotne czy organizacja realnie prowadzi działalność gospodarczą – ważne jest czy ma ją zarejestrowaną w KRS. 

Czy stowarzyszenie zwykłe musi uzyskać adres do doręczeń elektronicznych?

Adres do doręczeń elektronicznych muszą mieć TYLKO organizacje pozarządowe z działalnością gospodarczą (widniejące w KRS w rejestrze przedsiębiorców). Stowarzyszenie zwykłe zarejestrowane w rejestrze starosty nie może prowadzić działalności gospodarczej (art. 42 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach), nie ma więc obowiązku korzystać z e-Doręczeń.

Kiedy wchodzi obowiązek korzystania z e-Doręczeń?

Organizacje pozarządowe, które rejestrują się w rejestrze przedsiębiorców KRS po 1 stycznia 2025 roku JUŻ teraz korzystają z e-Doręczeń: uzyskanie adresu do doręczeń elektronicznych jest elementem rejestracji. Pozostałe zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń organizacje (czyli takie, które widniały w rejestrze przedsiębiorców przez 1 stycznia 2025 roku) muszą uzyskać adres do 1 kwietnia 2025 roku.

Czy jeśli moja organizacja nie ma działalności gospodarczej i nie ma obowiązku korzystania z e-Doręczeń, to może uzyskać adres do doręczeń elektronicznych dobrowolnie?

Tak. Organizacje bez działalności gospodarczej (w tym kluby sportowe bez działalności gospodarczej i stowarzyszenia zwykłe) nie mają obowiązku posiadać adresu do doręczeń elektronicznych, ale mogą korzystać z e-Doręczeń dobrowolnie.

Na czym polegają e-Doręczenia?

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Polega to na tym, że podmiot uzyskuje adres do doręczeń elektronicznych. Adresy te zbiera publiczny rejestr: Baza adresów elektronicznych. Wykorzystywane są one do korespondencji z urzędem czy sądem. Korzystając z e-Doręczeń otrzymujemy informację o tym, że urząd wysłał do nas korespondencję ("elektroniczne awizo"). Sami też możemy wysyłać taką korespondencję urzędowi (który ma obowiązek posiadać swój adres do doręczeń), oszczędzamy w ten sposób czas (nie musimy iść na pocztę) i środki (za nadanie listu nie zapłacimy). 

Jak uzyskać adres do doręczeń elektronicznych?

Organizacje pozarządowe, które rejestrują się w rejestrze przedsiębiorców KRS po 1 stycznia 2025 roku uzyskają adres do e-Doręczeń przy rejestracji. Pozostałe organizacje (obojętnie, czy mające obowiązek korzystania z e-doręczeń, czy planujące z nich skorzystać dobrowolnie) wnioskują o utworzenie takiego adresu za pośrednictwem udostępnionych przez Ministerstwo Cyfryzacji narzędzi (zobacz: Jak założyć adres do e-Doręczeń → KLIKNIJ poradnik).

Jak korzystać z e-Doręczeń?

Z e-Doręczeń można korzystać przez:

• skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
• skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
• system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,
• aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Kim jest administrator skrzynki do e-Doręczeń?

To osoba wyznaczona przez właściciela adresu (organizację), która jest uprawniona do zarządzania skrzynką do e-Doręczeń. Można wyznaczyć kilka osób na administratorów. Administratora trzeba wskazać już na etapie składania wniosku o adres. Administratora można też zmienić: procedura jest opisana tu https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/jak-zmienic-administratora-skrzynki.

Na co uważać korzystając z e-Doręczeń?

Jedną z rzeczy, o których warto pamiętać, jest regularne sprawdzanie skrzynki i nieignorowanie powiadomień (elektronicznego awiza). To że nie odczytaliśmy wiadomości nie oznacza, że według prawa nie została nam ona doręczona. Po 14 dni od doręczenia jej na naszą skrzynkę, wiadomość będzie uznana za doręczoną ze wszystkimi skutkami prawnymi takiego doręczenia. Może to być szczególnie istotne w przypadku korespondencji z sądem.

Czy wszystkie organizacje, które muszą kontaktować się z ZUS (mają pracowników lub współpracowników) mają też obowiązek korzystać z e-Doręczeń?

Przepisy o e-Doręczeniach wskazują, które organizacje pozarządowe MUSZĄ mieć adres do doręczeń elektronicznych. Są to NGO-sy z działalnością gospodarczą. Przepisy nie wskazują jednocześnie, że obowiązek ten dotyczy podmiotów, które są zobowiązane do kontaktów z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych – w ogóle nie wiążą e-Doręczeń z obowiązkami jakie spoczywają na pracodawcach. Wejście w życie e-Doręczeń będzie miało wpływ na kontakty z ZUS, jednak tylko w przypadku tych organizacji, które są zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i obowiązek ten wynika z faktu zarejestrowania w rejestrze przedsiębiorców KRS (NGO z działalnością gospodarczą) oraz organizacji, które dobrowolnie korzystają z e-Doręczeń. Zobacz też: wyjaśnienia ZUS [KLIKNIJ].

Czy wniosek o adres do e-Doręczeń może złożyć jedna osoba? Czy potrzebuje do tego pełnomocnictwa? 

Wniosek może złożyć jedna osoba. Jeśli jest to osoba, która zgodnie z opisem w KRS i zasadami zapisanymi w statucie organizacji może reprezentować NGO, to osoba taka nie potrzebuje pełnomocnictwa. Jeśli organizacja ma więcej niż jednoosobową reprezentacją - np. potrzebne są podpisy dwóch osób z zarządu - to wniosek może podpisać wiele osób (zgodnie z obowiązującymi w organizacji zasadami reprezentacji). W takiej sytuacji również nie są potrzebne pełnomocnictwa. Możliwość podpisywania wniosku przez wiele osób dostępna jest, jeśli składamy wniosek przez https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709. Informacje o podpisywaniu wniosku, w tym o podpisywaniu przez wiele osób, znajdują się pod adresem https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0092.

Składamy wniosek o adres. Jakim dokumentem potwierdzić, że reprezentujemy organizację?

Dla organizacji najprostszym i najbardziej naturalnym sposobem wnioskowania jest złożenie wniosku przez osoby uprawnione do reprezentacji - np. przez dwie wybrane osoby z zarządu. Takie osoby nie będą potrzebowały pełnomocnictw. W przypadku takich osób nie musimy też w żaden sposób dokumentować reprezentacji. Pamiętajmy, że e-Doręczenia obowiązują NGO, które są zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS. W rejestrze ujawnione są również dane o zasadach reprezentacji i wskazane są osoby, które mogą reprezentować organizację. To wystarczy, żeby sprawdzić czy wniosek złożyły i podpisały właściwe osoby.

Czy jeśli założę adres do e-doręczeń przez stronę biznes.gov.pl to ten adres pojawi się w KRS, czy trzeba go oddzielnie zgłaszać?

Nie ma potrzeby zgłaszania adresu do KRS w przypadku uzyskania go przez stronę biznes.gov.pl.

Czy żeby założyć adres do e-doręczeń dla stowarzyszenia trzeba wystawić i opłacić pełnomocnictwo? W statucie mamy zapisane, że 2 osoby z zarządu podejmuje decyzję.

Nie jest potrzebne żadne pełnomocnictwo. Wniosek o adres do e-doręczeń może podpisać kilka osób  uprawnionych do reprezentacji, przez portal https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0092 (jest tam opcja “wiele podpisów”). Aby wniosek podpisało kilka osób, to osoba inicjująca składanie wniosku powinna zarejestrować się w portalu biznes.gov.pl. Do skrzynki e-doręczeń dostęp może mieć kilka osób. 

Pełnomocnictwo jest potrzebne jeśli wniosek o adres do e-doręczeń składa osoba, która nie ma uprawnienia do samodzielnej reprezentacji organizacji - np. ze statutu i z KRS wynika, że dwie osoby z zarządu są upoważnione do reprezentacji organizacji (składania oświadczeń woli), ale wniosek o adres do e-doręczeń składa (podpisuje) tylko jedna osoba z zarządu. Pełnomocnictwo jest też potrzebne, jeśli wniosek o adres składa osoba spoza zarządu organizacji.

Czy wniosek o adres do e-doręczeń dla organizacji może złożyć osoba, która nie jest członkiem zarządu organizacji?

Tak, osoba niebędąca członkiem zarządu może złożyć wniosek o adres do e-doręczeń. W takiej sytuacji osoba składająca wniosek musi posiadać pełnomocnictwo do złożenia wniosku. Składając wniosek, osoba ta będzie musiała dołączyć pełnomocnictwo oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej za udzielenie pełnomocnictwa. Wzór pełnomocnictwa dostępny jest tu https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/jak-poprawnie-zlozyc-wniosek-o-adres-do-e-doreczen.