Jakie korzyści daje organizacji pozarządowej posiadanie skrzynki e-Doręczeń?
Szukanie czynnej poczty, stanie w kolejce, by wysłać polecony jeszcze dziś. Znacie to? Odpowiedzią na takie sytuacje mają być e-Doręczenia - elektroniczny odpowiednik listu poleconego. Na czym to polega? Jak w praktyce korzystać z e-Doręczeń? Podpowiadamy i zachęcamy do skorzystania z tego rozwiązania, mimo drobnych bolączek “wieku dziecięcego”. Sprawdźcie sami.
W dużych miastach, gdzie mamy całodobowe placówki pocztowe, często można spotkać późnym wieczorem kolejki, bo trzeba nadać przesyłkę poleconą przed godziną 24. Mieszkańcy małych miast, miasteczek i wiosek nie mają tyle szczęścia - tam placówki pracują do 15, 16, gdzieniegdzie do 18. Nadanie listu to jedno, a jak odebrać przesyłkę?
Chyba każdy czekał na ważne pismo z urzędu, a otrzymał awizo. Później długa kolejka, poszukiwanie przesyłki, legitymowanie, sprawdzanie czy akurat ta osoba może odebrać przesyłkę i wreszcie mamy w ręku wyczekiwana kopertę.
Odpowiedzią na takie problemy są e-Doręczenia. Oficjalna korespondencja z różnymi podmiotami, w tym urzędami, już nie tylko za pomocą listów poleconych czy dokumentów składanych na biurze podawczym, a za pomocą komputera czy smartfona.
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, który niektórzy muszą wdrożyć, a niektórzy mogą.
Kto może, a kto musi
- Urzędy i inne podmioty publiczne - muszą od 1 stycznia 2025
- Zawody zaufania publicznego, czyli adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze - muszą od 1 stycznia 2025
- Przedsiębiorcy wpisani do CEiDG oraz KRS czyli również organizacje pozarządowe z działalnością gospodarczą - muszą od 1 kwietnia 2025 (a nowo rejestrowane w KRS od 1 stycznia 2025 r.), zobacz też: e-Doręczenia przy rejestracji w KRS już od 1 stycznia 2025 roku
- Zwykli obywatele - mogą od ponad roku
- Organizacje pozarządowe które nie są wpisane do rejestru przedsiębiorców - mogą od ponad roku.
Czy podmiot korzysta z e-Doręczeń?
Można to sprawdzić np. na stronie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/sprawdz-czy-twoj-urzad-korzysta-z-e-doreczen lub podczas wysyłania pisma przez e-doręczenia.
Wyszukiwarka ma zaindeksowanych prawie 39 tysięcy podmiotów (stan na 28 stycznia 2025 r.), lecz nie są to wszystkie podmioty posiadające adresy e-Doręczeń.
Jak założyć adres do e-Doręczeń → znajdziecie to w tym poradniku [KLIKNIJ]
Praktyczne wskazówki jak korzystać z e-Doręczeń
Każdy “list elektroniczny” który zostanie do Was nadany dostaniecie na swoją skrzynkę e-Doręczeń, ale najpierw otrzymacie elektroniczne awizo, czyli wiadomość mailową o tym, że w systemie czeka na Was korespondencja.
Powiadomienia przychodzą z adresu informacja@poczta-polska.pl warto dodać ten adres do filtrów antyspamowych naszych serwerów pocztowych, gdyż niestety zdarza się, że serwery uznają wiadomości z Poczty Polskiej za spam. Powiadomienie o którym tu piszemy (pokazane też poniżej) przychodzi na naszą standardową skrzynkę e-mail, z której korzystamy (nie na skrzynkę e-Doręczeń).
Po przejściu do serwisu (pamiętajcie że trzeba się zalogować np. poprzez mObywatel) otrzymujemy dostęp do naszych wiadomości.
Pamiętajmy: to że nie odczytaliśmy wiadomości nie oznacza, że według prawa nie została ona nam doręczona. Po 14 dni od doręczenia jej na naszą skrzynkę, wiadomość będzie uznana za doręczoną ze wszystkimi skutkami prawnymi takiego doręczenia.
Musimy potwierdzić odebranie naszej wiadomości, tak samo jak w okienku pocztowym.
Porównanie: e-Doręczenia vs. list polecaony papierowy
| e-Doręczenia | polecony papierowy | |
|---|---|---|
| dostępność do odbiorów i wysyłek 7 dni w tygodniu 24h | TAK | NIE |
| koszt wysyłki 1 listu | 0 zł | 11,80 - przesyłka polecona ekonomiczna, format S z potwierdzeniem odbioru |
| czas spędzony w kolejce na poczcie - 1 wizyta | 0 minut | 15-30 minut |
| awizo | w mailu | w skrzynce pocztowej |
| czas na odbiór przesyłki | 14 dni | 14 dni |
| zużytych kartek papieru | 0 | minimum 2 (1 koperta + 1 kartka listu) |
Na razie niestety e-Doręczenia cierpią na bolączki wieku dziecięcego, usługa jest niedopracowana. Np. wiadomość z e-doręczeniami potrafi na kilka godzin utknąć w skrzynce nadawczej i mieć status "w doręczeniu", czyli nie jest polecana do szybkiej korespondencji.
Jako fan nowych technologii i rozwiązań, które mogą ułatwiać nam życie i codzienne funkcjonowanie, zdecydowanie polecam e-Doręczenia do wdrożenia w każdej organizacji. Mimo wskazanych niedoróbek, uważam że e-Doręczenia mają przed sobą przyszłość i będą wypierać tradycyjne przesyłki pocztowe z dokumentami w kopertach.
Przepisy regulujące e-Doręczenia
O autorze:
Karol Marcin Świerzbin - Doradca Lokalny FIMANGO, doradca kluczowy OWES Suwałki, związany z wieloma NGO, współzałożyciel jednego z pierwszych Przedsiębiorstw Społecznych w kraju.
Stołeczne Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych (SCWO) to system bezpłatnego wsparcia dla organizacji działających na rzecz Warszawy i osób w niej mieszkających.
Więcej informacji o ofercie SCWO znajdziesz na stronie: https://warszawa.ngo.pl/scwo. Projekt finansuje miasto stołeczne Warszawa.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
