Publicystyka - ngo.pl

Jest poniedziałek rano. Koordynatorka projektu próbuje znaleźć termin spotkania zespołu. Jedna osoba pracuje zdalnie, druga jest na szkoleniu, wolontariusz może dołączyć dopiero wieczorem, a przedstawiciel partnera projektu znajduje się w innej strefie czasowej. Trzeba jeszcze znaleźć wolną salę i upewnić się, że nie została zarezerwowana na inne wydarzenie. Po kilkunastu wiadomościach wysłanych e-mailem i przez komunikator okazuje się, że samo ustalenie terminu spotkania potrafi zająć więcej czasu, niż jego późniejsze przeprowadzenie.

Brzmi znajomo?

W wielu organizacjach pozarządowych największym wyzwaniem nie jest brak zaangażowania czy pomysłów, ale dobra organizacja codziennej pracy. Projekty nakładają się na siebie, terminy grantów gonią terminy wydarzeń, a do tego dochodzi współpraca z partnerami, ekspertami i wolontariuszami. Gdy każda osoba zapisuje ważne daty w innym miejscu, bardzo łatwo o nieporozumienia. Dlatego coraz więcej organizacji traktuje kalendarz nie tylko jako osobisty terminarz, ale przede wszystkim jako wspólną przestrzeń do planowania pracy całego zespołu.

Przez wiele lat kalendarz był postrzegany przede wszystkim jako prywatny notes z zapisanymi terminami spotkań. Współczesne narzędzia działają jednak zupełnie inaczej. Kalendarz Google nie służy wyłącznie do zapisywania dat. Staje się wspólną przestrzenią planowania pracy całego zespołu. Łączy informacje o spotkaniach, zadaniach, wydarzeniach oraz dostępności pracowników i sal konferencyjnych. To pozornie niewielka zmiana sposobu myślenia. W praktyce oznacza jednak, że organizacja przestaje planować działania w wielu rozproszonych miejscach i zaczyna korzystać z jednego, wspólnego źródła informacji. Z perspektywy fundacji czy stowarzyszenia oznacza to mniej czasu poświęconego na kwestie organizacyjne, więcej na realizację misji i działania statutowe.

Każda osoba, która utworzyła konto Google, posiada własny, osobisty Kalendarz Google. Można go znaleźć po zalogowaniu się na konto Google w menu w prawym, górnym rogu. To podstawowe miejsce do zapisywania wydarzeń, zazwyczaj prywatnych. Pojedyncze wydarzenia można udostępniać wybranym osobom do wglądu lub edycji. Ponadto można tworzyć dodatkowe własne Kalendarze i współdzielić je z wybranymi osobami, nawzajem widzieć i edytować swoje wpisy.

Dla przykładu w kalendarzach:

• „Anna Wróblewska” znajdują się moje osobiste notatki, do których nikt poza mną nie ma dostępu,
• „Ania i Michał” widzimy z Michałem swoje wpisy nawzajem, ale poza naszą dwójką nikt inny nie może ich przeczytać,
• „Familijne” wpisuję różne wydarzenia, do których podgląd mają tylko moi najbliżsi.

Wszystkie utworzone przeze mnie kalendarze znajdują się w sekcji „Moje kalendarze”, zaś te, które udostępnił mi ktoś inny, są w sekcji „Inne kalendarze”. Kalendarz „Ania i Michał” został utworzony przeze mnie i w całości udostępniony Michałowi, dlatego u mnie znajduje się w „Moich kalendarzach”, u Michała natomiast w „Innych kalendarzach”. Osoba, której udostępniono kalendarz, może też wysłać prośbę o rozszerzenie uprawnień, np. o możliwość edycji.

To tyle o prywatnych kalendarzach. Pora skupić się na rozwiązaniu najlepiej dopasowanym do potrzeb organizacji społecznej, czyli na kalendarzu współdzielonym przez organizację. Połączenie tych dwóch przestrzeni jest jednak bardzo ważne. Dzięki temu wiemy, kiedy wydarzenia prywatne i służbowe nakładają się ze sobą.

Kalendarz współdzielony przez organizację to jedno z podstawowych narzędzi pakietu Google Workspace dla organizacji pozarządowych. Nie jest „podpięty” pod Twoje prywatne konto Google, ale pod konto Twojej organizacji i wszystkie osoby z organizacji mają do niego darmowy dostęp. To miejsce, gdzie możecie planować wspólne działania, umawiać terminy spotkań itp. Ponadto organizacja może tworzyć kalendarze służbowe dla wszystkich użytkowników, gdzie planujecie własną pracę, wpisujecie szkolenia, urlopy itp.

To rozwiązanie szczególnie przydatne w organizacjach pozarządowych, które prowadzą wiele projektów jednocześnie. Zamiast wysyłać informacje o terminach do wszystkich członków zespołu, można utworzyć osobny kalendarz dla konkretnego projektu, programu lub działu organizacji. W takim kalendarzu mogą znaleźć się na przykład:

• terminy spotkań projektowych,
• harmonogram wydarzeń,
• daty szkoleń,
• dyżury wolontariuszy,
• terminy składania raportów,
• ważne etapy realizacji projektu.

Każda osoba mająca dostęp do kalendarza widzi aktualny harmonogram, a wszystkie zmiany są synchronizowane automatycznie. Nie ma potrzeby przesyłania kolejnych wersji harmonogramu ani informowania wszystkich o każdej zmianie – wystarczy zaktualizować wydarzenie.

Skróty klawiszowe, które warto znać: G + Shift – otwiera okno do wpisania konkretnej daty; możesz szybko przewinąć kalendarz o kilka miesięcy lub lat. T + Shift – przenosi Cię do dzisiaj.

Jak już wspomniałam, kalendarz współdzielony to jedna z podstawowych usług będących częścią pakietu Google Workspace, w którym poza kalendarzem znajdziesz m.in.:

• Dysk Google umożliwiający współpracę w chmurze,
• Dokumenty Google,
• Prezentacje Google,
• Formularze Google,
• Pocztę Gmail,
• Google Meet,
• Google Sites,
• Google Vids.

✋ Warto wiedzieć: Aby korzystać z bezpłatnych usług w ramach programu Google for Nonprofits, organizacja musi się najpierw zarejestrować. Zgłoszenie obejmuje weryfikację statusu organizacji non profit. Trzeba spełnić wymagania programu, m.in. posiadać wpis do KRS. Dowiedz się, jak przejść ten proces krok po kroku z mojego artykułu tutaj. 

Większość osób uważa, że największym wyzwaniem jest przeprowadzenie spotkania. Tymczasem w wielu organizacjach więcej czasu zajmuje… znalezienie terminu. Kilka osób odpowiada na wiadomości z opóźnieniem. Ktoś zapomina sprawdzić kalendarz. Ktoś inny jest na urlopie. W efekcie organizator przez kilka dni zbiera informacje o dostępności uczestników.

Kalendarz Google pozwala ten proces znacząco uprościć. Podczas tworzenia wydarzenia można dodać wszystkich uczestników, a następnie przy użyciu funkcji „Znajdź termin”, która pokazuje ich dostępność w jednym widoku. Jeżeli organizacja korzysta również z zarządzania zasobami, można jednocześnie sprawdzić, czy w wybranym czasie wolna jest sala konferencyjna lub inne potrzebne pomieszczenie.

To rozwiązanie szczególnie doceniają osoby koordynujące pracę większych zespołów oraz projekty realizowane wspólnie przez kilka organizacji. Parę kliknięć zastępuje długą wymianę wiadomości z pytaniami „Czy pasuje Ci wtorek o 15.00?”, „A może środa?” czy „Kto jeszcze może wtedy uczestniczyć?”. Bywa, że zabiera to więcej czasu, niż samo spotkanie… 

✋ Warto wiedzieć: Kalendarz Google pozwala ustawić godziny pracy i miejsce wykonywania obowiązków. Dzięki temu współpracownicy od razu widzą, czy danego dnia pracujesz z biura, zdalnie czy jesteś poza organizacją. Ogranicza to liczbę niepotrzebnych telefonów i wiadomości z pytaniem o dostępność oraz ułatwia planowanie wspólnych działań.

Dobrze przygotowane spotkanie nie zaczyna się w chwili, gdy uczestnicy siadają przy stole lub dołączają do rozmowy online. Rozpoczyna się już w momencie wysłania zaproszenia. Jeżeli uczestnicy otrzymują jedynie datę i godzinę, często dopiero podczas spotkania okazuje się, że nie zapoznali się z materiałami albo nie wiedzą, jaki jest jego cel.

Kalendarz Google umożliwia dołączenie do wydarzenia wszystkich informacji potrzebnych do przygotowania się do rozmowy. Jego największą zaletą jest ścisła integracja z pozostałymi aplikacjami Google.

W praktyce oznacza to, że planując spotkanie można jednocześnie:

• zaprosić uczestników,
• wygenerować link do spotkania w Google Meet,
• dodać opis i agendę spotkania,
• dołączyć materiały z Dysku Google (dokumenty robocze, prezentacje, formularze czy link do współdzielonych notatek),
• przygotować dokument z notatkami ze spotkania,
• wskazać miejsce wydarzenia,
• zarezerwować salę konferencyjną,
• ustawić przypomnienia dla wszystkich uczestników.

Dzięki temu osoby uczestniczące otrzymują komplet informacji w jednym miejscu, a Ty nie musisz rozsyłać kolejnych wiadomości z dodatkowymi materiałami. Po kilku miesiącach realizacji projektu nie trzeba zastanawiać się, w której wiadomości e-mail znajdował się link do spotkania albo gdzie zapisano prezentację omawianą podczas poprzedniego zebrania, a osoby dołączające do projektu w późniejszym etapie mogą szybko odnaleźć potrzebne informacje.

Jednym z najczęstszych błędów w planowaniu dnia jest wpisywanie do kalendarza wyłącznie spotkań. Tymczasem po każdym z nich zazwyczaj pojawiają się kolejne obowiązki: przygotowanie protokołu, wysłanie materiałów, kontakt z partnerem, rozliczenie wydarzenia czy opracowanie dokumentacji. Jeżeli nie zostaną zaplanowane, bardzo łatwo przesunąć je na później lub po prostu zapomnieć.

Kalendarz Google umożliwia tworzenie własnych zadań wraz z terminami realizacji, oznaczanie ich jako cykliczne oraz dzielenie na mniejsze etapy. Po wykonaniu zadania można oznaczyć je jako zakończone. W organizacji społecznej dobrze sprawdzają się regularne przypomnienia o przygotowaniu dokumentów dla księgowości, publikacji informacji o wydarzeniach, rozliczeniu projektów czy wysyłce newslettera.

✋ Warto wiedzieć: W Kalendarzu Google można planować również tzw. czas skupienia. W tym okresie inni członkowie zespołu widzą, że dana osoba nie powinna być zapraszana na kolejne spotkania. To prosty sposób na ochronę czasu potrzebnego do przygotowania raportu, napisania wniosku grantowego czy opracowania materiałów szkoleniowych.

W wielu organizacjach największym problemem nie jest znalezienie wolnego terminu uczestników i uczestniczek, ale znalezienie wolnej sali. Jeżeli Twoja organizacja dysponuje jedną salą konferencyjną, samochodem służbowym, zestawem nagłośnienia czy projektorem wykorzystywanym podczas wydarzeń, wcześniej czy później pojawia się ryzyko podwójnej rezerwacji.

Google Workspace pozwala potraktować takie zasoby podobnie jak uczestników spotkania. Podczas planowania wydarzenia można sprawdzić dostępność sali lub innego zasobu i zarezerwować go na wybrany termin. Pozostałe osoby od razu zobaczą, że w tym czasie jest już wykorzystywany. Choć funkcja wydaje się niepozorna, w praktyce eliminuje wiele niepotrzebnych nieporozumień i ułatwia organizację pracy.

Dobra praktyka: Jeżeli organizacja dysponuje kilkoma salami lub sprzętem wykorzystywanym podczas wydarzeń, warto poprosić administratora Google Workspace o dodanie ich jako zasobów. Dzięki temu rezerwacja będzie odbywała się automatycznie, bez konieczności dodatkowych ustaleń.

Nie wszystkie kalendarze muszą służyć wyłącznie pracownikom. Wiele fundacji i stowarzyszeń organizuje szkolenia, warsztaty, konsultacje, wydarzenia kulturalne czy spotkania dla darczyńców i darczyńczyń. Informacje o nich często trafiają na stronę internetową lub do mediów społecznościowych i wymagają ręcznej aktualizacji.

Google Workspace umożliwia udostępnienie wybranego kalendarza publicznie oraz osadzenie go na stronie internetowej organizacji. W praktyce oznacza to, że wystarczy raz wprowadzić wydarzenie do kalendarza, aby automatycznie pojawiło się ono również na stronie internetowej. Każda zmiana terminu czy godziny zostanie od razu zaktualizowana. To oszczędność czasu dla zespołu oraz wygoda dla uczestników wydarzeń, którzy zawsze widzą aktualny harmonogram.

✋ Warto wiedzieć: Publiczny kalendarz sprawdzi się szczególnie w organizacjach prowadzących regularne wydarzenia dla mieszkańców, dyżury specjalistów, zajęcia edukacyjne czy spotkania klubów i grup wsparcia.

Kalendarz Google należy do tych aplikacji, których możliwości często odkrywamy stopniowo. Początkowo służy jedynie do zapisywania terminów, z czasem staje się miejscem planowania zadań, organizowania spotkań, współdzielenia harmonogramów i zarządzania projektami. To jednak tylko część możliwości, jakie oferuje Google Workspace dla NGO.

W kursie krok po kroku nauczysz się m.in. jak planować wydarzenia, zarządzać zadaniami, subskrybować kalendarze innych oraz wykorzystywać integrację z innymi aplikacjami Google Workspace. Nawet jeśli Twoja organizacja korzysta już z Kalendarza Google, warto poświęcić chwilę na poznanie pełnych możliwości tego narzędzia. Jestem pewna, że w pracy przydadzą Ci się również wskazówki dotyczące całego pakietu aplikacji Google.

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na  blog Sektor 3.0 i zapisz się do naszego newslettera, żeby nie przegapić kolejnych artykułów. Zapraszamy!