Publicystyka - ngo.pl

Kilka lat temu pisałam, że zespół Sektor 3.0 wprowadził do swojej pracy i zarządzania zadaniami Asanę. Dziś, po latach, mogę napisać coś, co w świecie narzędzi cyfrowych zdarza się rzadko: nadal z niej korzystają – codziennie i systematycznie.

Dane pokazują, że Sektor 3.0 jest w mniejszości. Pokazują też, jak realny jest to problem. Dziś tylko 7% organizacji społecznych deklaruje korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami. Dodatkowo warto zauważyć, że liczba takich organizacji maleje (w 2021 było ich 16%). Jednocześnie 13% organizacji wprost wskazuje uporządkowanie pracy jako kluczową potrzebę rozwojową, a aż 79% czuje, że powinno korzystać z technologii szerzej.

Wdrożenie narzędzia to nie instalacja aplikacji – to zmiana nawyków całego zespołu, a te zmieniają się wolno. Dlatego historia Sektor 3.0 jest tak wartościowa. Bo pokazuje nie „jak zacząć”, ale „jak zostać”.

Sześć lat temu pomagałam zespołowi Sektor 3.0 poukładać Asanę na nowo. Zanim zaczęliśmy współpracę, duża część zespołu korzystała z niej niechętnie. Kiedy wspólnie dopasowaliśmy narzędzie do potrzeb różnych osób, ci najbardziej oporujący z czasem zamienili się w ambasadorów Asany, a cały zespół zaczął po nią sięgać z większą otwartością. Po latach Asana stała się ważnym elementem ich współpracy.

Jak wspomina Michał Serwiński z Sektora 3.0:

To ważne wyznanie, bo tak właśnie zaczyna się większość udanych wdrożeń. Nie od entuzjazmu, tylko od oporu. Osoba, która dziś oprowadza mnie po swoich projektach z prawdziwą dumą, jeszcze niedawno traktowała Asanę jak zbędny obowiązek.

Zobaczcie, co im pomogło.

Kiedy poprosiłam Michała, żeby pokazał mi to, co naprawdę „robi im robotę”, nie mówił o zaawansowanych funkcjach. Mówił o kilku prostych do wdrożenia rozwiązaniach, które po latach po prostu weszły w krew.

Cotygodniowe statusy w Asanie

W każdy piątek każda osoba uzupełnia krótki status – swój zestaw wskaźników, kilka punktów do wypełnienia, to samo miejsce co tydzień. Dyrektor Sektor 3.0, który zbiera te informacje i raportuje wyżej, nie musi już nikogo dopytywać. Michał nie umawia rozmowy, żeby powiedzieć o wynikach portalu. To po prostu „ląduje” w statusie.

Multi-homing, czyli jedno zadanie w kilku projektach

To rozwiązanie Michał nazywa zespołową największą wygraną. Jeden artykuł, odcinek podcastu czy newsletter żyje jednocześnie w projekcie redakcyjnym, w planie treści i w multimediach. Grafik widzi swoją część, osoby od social mediów swoją, a Michał swoją – każda osoba obserwuje własny wycinek tego samego zadania.

Asana i szablony zadań oraz projektów

Szablony dla powtarzalnych formatów – osobny dla tekstu, podcastu, wywiadu wideo i narzędziownika – z góry z przypisanymi osobami, tagami i podzadaniami, od razu wpięte we właściwe projekty (patrz multi-homing). Do tego dochodzą szablony całych projektów, które pozwalają uruchomić nowe przedsięwzięcie w tej samej, sprawdzonej strukturze, zamiast budować je za każdym razem od zera.

Struktury i tagi

Tagi odpowiadają trzem kategoriom na blogu, a widok kalendarza i timeline'u pozwala zobaczyć, co jest zaplanowane, a co czeka bez daty.

Reguły, czyli automatyzacje

Jeśli czujecie, że w Asanie jest za dużo „klikania”, to można łatwo zamienić tę irytację na automatyczny proces, który minimalizuje manualną pracę.

W Sektor 3.0 mają automatyzacje do przenoszenia ukończonych zadań do kolumny „Opublikowane”, dzięki czemu zachowany jest porządek na tablicy kanban, a zadania do zrobienia i ukończone są jasno oddzielone.

Kiedy patrzę na te rozwiązania okiem osoby, która wdraża narzędzia, widzę w nich cztery prawa budowania nawyków, które James Clear opisał w „Atomowych nawykach”. Nawyk zostaje, gdy posiada cztery cechy, a Sektor 3.0 trafił w każde z nich, często nie nazywając tego wprost:

• Oczywisty: piątkowy status i przypomnienia to stały sygnał – wiadomo, kiedy i co uzupełnić.
• Atrakcyjny: cotygodniowe memy o wypełnianiu Asany zachęcały do wypełnienia obowiązków z uśmiechem.
• Łatwy: szablony zadań są łatwe do znalezienia i minimalizują wysiłek – nie trzeba zaczynać od zera.
• Satysfakcjonujący: widoczny raport i wskaźniki dają natychmiastowe poczucie progresu.

To nie były wielkie zmiany. To były drobne poprawki środowiska pracy, które sprawiły, że dobry nawyk stał się łatwiejszy niż stary bałagan.

Funkcje to jedno. Ważniejsze jest to, co realnie się przez nie zmieniło.

• Odzyskany czas i mniej spotkań: dystrybucja treści z kalendarza treści nie wymaga dziś żadnych spotkań. Wcześniej zespół musiał być w ciągłym bieżącym kontakcie na spotkaniach lub przez Slack’a – kto, co, kiedy publikuje. Z jego szacunków to jedna do dwóch godzin tygodniowo samego koordynowania. Dziś tego po prostu nie ma.
• Raportowanie bez gonienia: systematyczny nawyk statusów sprawił, że rozmowa o wynikach dzieje się wokół danych. Informacja jest w jednym miejscu, dostępna wtedy, kiedy jest potrzebna.
• Ciągłość wiedzy, gdy życie płata figla: kiedy jedna z osób w zespole po nagłym wypadku z dnia na dzień zniknęła z pracy, cały proces redakcyjny był na tyle otwarty i widoczny w Asanie, że zespół bez zawahania się przejął pałeczkę – projekt pociągnęły dalej pozostałe osoby. Wiedza nie zniknęła razem z pracownikiem, bo nie leżała w jego prywatnym pliku. Leżała tam, gdzie każdy mógł po nią sięgnąć.

To, co widać w Sektor 3.0, nie jest wyjątkiem. W innych organizacjach społecznych Asana też staje się czymś więcej niż listą zadań – staje się repozytorium wiedzy.

Dobrze pokazuje to Fundacja Przedsiębiorczości Kobiet. Agata Zioło opowiada, że zespół stworzył osobny projekt onboardingowy, w którym krok po kroku wypisane są narzędzia, dokumenty i role. Dzięki temu nowa osoba nie musi o wszystko dopytywać, bo – jak mówi – „wszystko jest w Asanie”. Pomysł na onboarding w Asanie Agata Zioło zaczerpnęła właśnie z artykułu na blogu Sektor 3.0. Dobre praktyki krążą po sektorze i wracają.

Zapytałam Michała wprost: co sprawiło, że Asana utrzymała się u was przez tyle lat? Odpowiedź była natychmiastowa: „Myślę, że to głównie kultura organizacyjna, konsekwencja i systematyka”.

Kiedy rozłożymy tę odpowiedź na czynniki, wychodzą z niej dokładnie te elementy, które w mojej pracy najczęściej decydują o tym, czy narzędzie zostaje na dłużej:

• Jasny cel i korzyść dla każdej osoby – nie „bo szef kazał”, ale „bo dzięki temu muszę się ciągle dopytywać o status prac”.
• Ambasadorzy i super-użytkownicy – u Sektor 3.0 to „instytucja Wiktorii”., która czuwała nad sensownym układaniem całości. Ktoś, kto pilnuje, wraca do tematu, nakręca współpracę.
• „Stop-klatki” – zespół co jakiś czas zatrzymywał się, zauważał, że coś robi się na okrętkę i wtedy powstawał szablon albo lepszy proces. Iteracyjnie, w rozmowie.
• Wspólne zasady i nawyki – ustaliliśmy, że Asana jest głównym źródłem prawdy, określiliśmy, w jakich momentach wykorzystujemy narzędzie w naszej pracy oraz jak wpisuje się ono w nasz przepływ pracy.

A teraz druga strona tej samej monety. Bo najczęstsza przyczyna, dla której wdrożenia się nie udają, jest zaskakująco niezależna od narzędzia.

To brak zaangażowania liderów i zarządu, który myśli, że wystarczy „dać zgodę”, a reszta zrobi się sama. Kiedy osoby decyzyjne omijają wypracowany proces – dalej zlecają zadania przez czat zamiast w Asanie – dzieje się coś cichego i nieuchronnego. Osoby, które i tak były mniej przekonane, powoli się wycofują. Za nimi kolejne. I zaczyna się efekt kuli śnieżnej – narzędzie, w które organizacja zainwestowała czas i pieniądze, po kilku miesiącach ląduje w koszu. Dzieje się tak z ponad połową wdrożeń.

W Sektor 3.0 było odwrotnie. Tam liderzy faktycznie żyją w tym systemie – dyrektor opiera na statusach swoje raportowanie. Kiedy góra realnie korzysta z narzędzia, reszta zespołu ma większą motywację, żeby przy nim zostać.

To właśnie dlatego w Remote Sensei zbudowaliśmy Protokół Niezawodności – 4-fazową metodykę wdrażania narzędzi, opartą na jednej zasadzie: oprogramowanie nie zmienia tego, jak ludzie pracują; zmieniają to nawyki. To te same mechanizmy, które w badaniach nad zarządzaniem zmianą decydują o trwałości: koalicja liderów, która prowadzi zmianę, i wzmacnianie nawyku, aż stanie się domyślny.

Michał zażartował na koniec naszej rozmowy, że „zaadoptowali Asanę jak kota". Myślę, że to trafna metafora. Kot nie „istnieje obok” domu – ma w nim swoje miejsce, swoje rytuały, wpływa na to, jak żyje cała rodzina. Tak samo dobrze wdrożone narzędzie nie stoi z boku jako kolejna aplikacja. Staje się częścią zespołu.

I to jest chyba najważniejsza rada, jaką mogę tu zostawić. Patrzcie na wdrożenie nie tylko przez pryzmat technologii. Popatrzcie na całe środowisko, w którym narzędzie ma zamieszkać: jak wpłynie na ludzi, jak zmieni Wasze procesy, jak zagra z innymi narzędziami, których już używacie i jak połączyć to wszystko w jeden spójny przepływ. Kiedy narzędzie ma w tym środowisku realne miejsce, a nie istnieje gdzieś obok, szansa, że zostanie na dłużej, rośnie kilkukrotnie.

Warto o to zadbać zawczasu. Zanim zaczniecie kolejne wdrożenie, zadajcie sobie dwa pytania:

1. Jaki dokładnie problem ma rozwiązać to narzędzie?
2. Po czym poznacie, że został rozwiązany?

A w kolejnym tekście pokażę, jak z podstawowego „odklikiwania zadań" przejść do zarządzania organizacją przez dane w Asanie. Zostańcie z nami.

Dołącz do bezpłatnego kursu e-learningowego: Technologie cyfrowe w organizacji – jak wdrażać je świadomie, etycznie i z sensem?

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na  blog Sektor 3.0 i zapisz się do naszego newslettera, żeby nie przegapić kolejnych artykułów. Zapraszamy!