Publicystyka - ngo.pl

Wzór

Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej jest sporządzane zgodnie z załącznikiem numer 6 do ustawy o rachunkowości.

Podpisy

Sprawozdanie finansowe zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu.

Terminy

W większości organizacji rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. W roku 2020, w związku z pandemią COVOD-19 terminy sprawozdawcze zostały przesunięte. Poniżej podajemy ogólną zasadę, wnikającą z ustawy o rachunkowości oraz realnie obowiązujący termin w 2020 roku.  

• Sporządzenie i podpisywanie sprawozdania – w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (do 31 marca); po przesunięciu dla sprawozdania za 2019 rok – do 30 czerwca 2020 r.
• Zatwierdzenie sprawozdania – w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (do 30 czerwca); po przesunięciu dla sprawozdania za 2019 rok – do 30 września 2020 r.
• Przesłanie sprawozdania wraz z uchwałą zatwierdzającą do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) – w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia; po przesunięciu dla sprawozdania za 2019 – do 15 października 2020 r.

Wyjaśniamy, jak i co technicznie trzeba zrobić.

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (najczęściej księgowy, księgowa) robi sprawozdanie finansowe według załącznika nr 6 (bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa). Najczęściej gotowe sprawozdanie to po prostu plik Excel (plik w formacie xls) sporządzony samodzielnie albo plik wygenerowany przez program księgowy. Sprawozdanie finansowe MUSI być zrobione w tzw. strukturze logicznej.

Do stworzenia pliku w strukturze logicznej można wykorzystać bezpłatną aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów - https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start

Technicznie oznacza to wpisanie po kolei w poszczególne pola aplikacji informacji o naszych przychodach, kosztach, wyniku, aktywach, pasywach, itd.

Zanim jednak zaczniemy wpisywać liczby w poszczególne pola aplikacji, trzeba wybrać typ jednostki. Wybieramy „jednostka OPP – sprawozdanie finansowe na podstawie załącznika nr 6” i nie ma znaczenia, czy mamy, czy też nie mamy statusu OPP – dla nas ważny jest załącznik nr 6.

Druga rzecz, którą trzeba wybrać, to informacja, w jakich jednostkach będziemy podawać nasze przychody, koszty, wynik, aktywa, pasywa, itd. Mamy do wyboru „w złotych” albo w „tysiącach złotych”.

UWAGA! Po wpisaniu sprawozdania w aplikację MUSISZ zapisać sprawozdanie u siebie na swoim komputerze.

Na ekranie kliknij „zapisz plik”. Pojawi się okno z plikiem. Nazwa pliku jest generowana automatycznie i ma rozszerzenie .xml. Zapisz ten plik u siebie w komputerze (możesz zmienić nazwę, ale zostaw rozszerzenie .xml).

Podpis zaufany (zwany też często profilem) to forma internetowego potwierdzenia tożsamości danej osoby fizycznej. Dzięki niemu osoba fizyczna może przez internet podpisywać dokumenty składane do różnych urzędów publicznych.

Sprawozdanie finansowe podpisywane jest przez osobę je sporządzającą oraz przez WSZYSTKICH członków zarządu. W związku z tym wszystkie te osoby muszą założyć SWÓJ osobisty podpis zaufany.

O tym, jak to zrobić pisaliśmy w wiadomości: Profil zaufany (ePUAP). Po co i jak go założyć?

Usługa podpisywania sprawozdania finansowego podpisem zaufanym dostępna jest pod adresem: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start

Kto pierwszy się podpisuje? 

Osoba, która zrobiła sprawozdanie finansowe. Jak?

• wejdź na stronę https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start
• kliknij „podpisz sprawozdanie”

• przeniesie Cię na stronę do elektronicznego podpisywania dokumentów
  https://obywatel.gov.pl/praca-i-biznes/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany/usluga-online/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER&xFormsOrigin=EXTERNAL

• kliknij „wybierz dokument z dysku”, dodaj dokument, który został wygenerowany z aplikacji i zapisany przez Ciebie na twoim komputerze

Uwaga! Sprawdź np. po dacie i godzinie zapisania, czy to właściwy plik.

• kliknij „podpisz” – znajdziesz się na stronie do logowania

• zaloguj się, w wybrany przez siebie sposób (np. przez bankowość elektroniczną)
• po zalogowaniu kliknij „podpisz podpisem zaufanym”

• kliknij „potwierdź”

• po autoryzacji otrzymasz informację, że dokument został poprawnie podpisany, kliknij „pobierz”, żeby pobrać podpisany przez Ciebie plik. Zapisz go u siebie na komputerze, możesz dodać do nazwy swoje inicjały, będzie wiadomo, że to ten podpisany przez Ciebie.

Plik zostanie zapisany na twoim dysku (u ciebie w komputerze) w postaci pliku z rozszerzeniem „xml” , znajdziesz go w folderze „pobrane”, najlepiej przenieść go do utworzonego wcześniej folderu „sprawozdanie finansowe_2019”, gdzie jest już zapisany plik wygenerowany z aplikacji, plik z twoim podpisem ma taką samą nazwę z małą „(1)” na końcu – możesz dla odróżnienia dodać swoje inicjały.

Kto się podpisuje następny i jak to zrobić?

Osoba, która sporządziła sprawozdanie finansowe i podpisała je podpisem zaufanym musi przesłać podpisany przez siebie plik (rozszerzenie xml) mailem do jednego z członków zarządu. Kto ma nim być? Musicie się na to umówić w gronie zarządu – ustalić wcześniej, jaka będzie kolejność przesyłania i podpisywania sprawozdania. Przykładowo jest trzech członków zarządu. Księgowy przesyła podpisane sprawozdanie do wiceprezesa, wiceprezes do członka zarządu, a członek zarządu do prezesa, który jako ostatni podpisuje sprawozdanie finansowe.

Członek zarządu pobiera załączony w mailu plik, zapisuje go na swoim dysku, wchodzi na stronę https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start i podpisuje przesłany plik zgodnie z opisanymi wcześniej krokami.

Po podpisaniu, członek zarządu zapisuje plik na dysku i wysyła maila załączając plik z dwoma podpisami do kolejnego członka zarządu, itd.

Uwaga: żeby się nie pomylić warto zmienić nazwę pliku np. dodając swoje inicjały albo cyfrę 2 do pliku z dwoma podpisami. Warto też pamiętać, że nawet jeśli nie zmienimy nazwy, to plik z dwoma podpisami jest „cięższy”, ma inną datę, godzinę zapisana.

Ostania osoba z zarządu, po podpisaniu pliku według przedstawionych wskazówek, zapisuje ostateczny plik ze wszystkimi podpisami na dysku. Warto zrobić kopię tego pliku i zamieścić we wcześniej utworzonym folderze „sprawozdanie finansowe_2019”. Plik jest przygotowany w postaci .xml i zawiera treść dokumentu oraz wszystkie złożone podpisem zaufanym podpisy.

Tak przygotowany plik „czeka” na dysku na zatwierdzenie sprawozdania. Dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania będzie go można przesłać do Krajowego Rejestru Sądowego.

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania dla organizacji, których rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, mija 30 czerwca (po przesunięciu terminu w 2020 r - 30 września). Kto zatwierdza sprawozdanie? To zależy od zapisów statutu. W przypadku stowarzyszenia, klubu sportowego to najczęściej walne zebranie członków. W przypadku fundacji rada fundacji albo zarząd.

Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu. 

Uwaga: uchwała na tym etapie ma wersję papierową i na niej składają podpisy osoby z organu zatwierdzającego sprawozdanie (np. przewodniczący i protokolant walnego zebrania członków).

Podpisaną uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania trzeba albo zeskanować albo zrobić zdjęcie i zapisać w folderze, gdzie jest przechowywane elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe.

Elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe oraz skan/zdjęcie uchwały o zatwierdzeniu trzeba przekazać/wysłać TYLKO do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia. Nie wysyła się osobno sprawozdania do szefa KAS ani urzędu skarbowego. 

Kto ma przesłać sprawozdanie do KRS? 

Za przekazanie sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego odpowiedzialny jest zarząd. Warto umówić się wcześniej z gronie zarządu, kto to zrobi. Najlepiej by był to członek zarządu, który ostatni podpisywał sprawozdanie finansowe i ma ostateczny plik ze wszystkimi podpisami.

Uwaga! Dane osoby, którą wybierzecie do przesłania dokumentów muszą widnieć w KRS (w składzie zarządu).

Jak wysłać sprawozdanie do KRS?

Wybrana z zarządu osoba wchodzi na stronę https://ekrs.ms.gov.pl

• jeśli ma założone konto, to wybiera – „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i loguje się do systemu.
• jeśli nie ma konta, to musi najpierw założyć na stronie https://ekrs.ms.gov.pl – zakładka „S-24 – rejestracja spółki, inne wnioski”, polecenie „Utwórz konto” w lewym, dolnym rogu.

Konto autoryzuje się podpisem kwalifikowalnym lub podpisem zaufanym ePUAP. Właścicielem konta jest osoba, a nie organizacja.

Po założeniu konta wraca na stronę główną https://ekrs.ms.gov.pl, wybiera „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i loguje się do systemu.

Po zalogowaniu się system prowadzi nas dalej informując, co należy zrobić.

Na co warto zwrócić uwagę? Załączając sprawozdanie w strukturze logicznej podaje się „datę sporządzenia sprawozdania finansowego”. System „czyta” strukturę logiczną załączanego sprawozdania finansowego i „widzi” czy wpisana przez nas data i data „zaszyta” w sprawozdaniu się zgadzają.