Publicystyka - ngo.pl

W styczniu składamy sprawozdań z realizowanych zadań publicznych. Obowiązek ten dotyczy tych organizacji pozarządowych, które realizowały projekty ze środków publicznych (np. samorządowych) do końca grudnia 2024 r. Obowiązek ten może dotyczyć także innych grantów - nie tylko środków przekazywanych przez administrację publiczną.

Termin złożenia sprawozdania jest określony w umowie – sprawdź to! Zwykle to 30 dni od zakończenia realizacji zadania, czyli dla zadań zakończonych 31 grudnia 2024 r. termin mija 30 stycznia 2025 r. Wskazany tu termin obowiązuje również w przypadku składania sprawozdania częściowego przy realizacji zadań wieloletnich.

Pilnuj wzoru sprawozdania! Organizacje są zazwyczaj zobowiązane do stosowania konkretnych wzorów sprawozdań. Koniecznie należy sprawdzić w dokumentacji konkursowej lub spytać instytucji, która udzieliła nam dotacji, jakiego wzoru sprawozdania wymaga. 

Najczęściej stosowanym wzorem (dominującym w konkursach ogłaszanych przez administrację publiczną) jest wzór z rozporządzenia z 28 października 2018 r.

Organizacja pozarządowa (płatnik) zatrudniająca pracowników (na etat) albo współpracowników (na umowę-zlecenie, umowę o dzieło) przez cały rok, na bieżąco odprowadza do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od umów zawartych z pracownikami i współpracownikami.

Po zakończeniu roku NGO sporządza deklaracje PIT zawierające informacje o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Najczęściej są to: PIT-4R, PIT-8AR i PIT-11. 

PIT-y pracownicze wysyłamy do urzędu skarbowego tylko w formie elektronicznej. O tym jak należy to zrobić, piszemy w artykule "PIT-y pracownicze wysyłamy do końca stycznia".

Księgowość to obowiązek dotyczący wszystkich organizacji pozarządowych (fundacji, stowarzyszeń rejestrowych i zwykłych, klubów sportowych). Księgowość musi być prowadzona nawet wtedy, gdy jedynym przychodem stowarzyszenia są składki członkowskie.

Organizacje pozarządowe mogą zdecydować się na prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPIK), która dedykowana jest małym organizacjom, spełniającym określone warunki. Przede wszystkim organizacje takie nie mogą prowadzić działalności gospodarczej, ani mieć statusu organizacji pożytku. Innym ważnym warunkiem jest wysokość rocznych przychodów w roku poprzedzającym wybór uproszczonej ewidencji. Przychody te, przy podejmowaniu decyzji w 2025 roku, nie mogą przekroczyć miliona zł (przychody z 2024 r., ZOBACZ KONIECZNIE).

Jeśli NGO zdecyduje się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów w 2025 roku, musi powiadomić o tej decyzji swój rząd skarbowy do 31 stycznia 2025 r. - mamy więc na to jeszcze trochę czasu. 

Jeśli NGO prowadziła uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów w poprzednich latach i chce (musi) z niej zrezygnować, to także zgłasza rezygnację do urzędu skarbowego. Miała na to czas do 14 stycznia (termin więc już minął - przypominaliśmy o nim wa artykule: Ostatni dzień na zgłoszenie rezygnacji z uproszczonej ewidencji).

Każda organizacja pozarządowa prowadząca pełną księgowość musi mieć politykę rachunkowości – obowiązkowy dokument opisujący zasady prowadzenia rachunkowości w organizacji (zob. Jak powinna wyglądać polityka rachunkowości). Obowiązkową częścią polityki rachunkowości jest plan kont księgowych. Plan kont to numeryczny wykaz kont księgowych (zbiorów), w których rejestrowane są dane finansowe (np. przychody, koszty, majątek trwały).

Plan kont składa się zwykle z kont podstawowych (syntetycznych), określających główne rodzaje, grupy księgowanych danych (np. grupa przychody, grupa koszty, grupa majątek trwały) oraz z kont pomocniczych (analitycznych), które pozwalają na bardziej szczegółowe opisanie informacji zawartych na kontach syntetycznych (np. przychody mogą być rozbite na przychody z dotacji nr 1, przychody z dotacji nr 2… albo np. na przychody z działalności nieodpłatnej /statutowej/ i przychody z działalności odpłatnej pożytku publicznego).

Plan kont jest tworzony zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, powinien jednak również odzwierciedlać działalność organizacji pozarządowej. Dlatego jeśli NGO ma w 2025 r. np. nowe dotacje lub inne źródła finansowania, plan kont powinien być uaktualniony, w sposób pozwalający spełnić wymóg księgowego wyodrębnienia środków każdej z dotacji.

W przypadku podjęcia decyzji o rozpoczęciu działalności odpłatnej pożytku publicznego należy dodać do planu kont rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla przychodów i kosztów tej działalności (o ile plan kont wcześniej ich nie zakładał).

W przypadku podjęcia decyzji o rozpoczęciu działalności gospodarczej należy sprawdzić czy układ planu kont zawiera rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla przychodów i kosztów tej działalności (o ile plan kont wcześniej ich nie zakładał).

W przypadku organizacji pożytku publicznego (OPP) należy dodać do planu kont rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla:

• przychodów z 1,5%
• kosztów (wydatków) z 1,5%
• wydatków związanych z promocją 1,5% finansowanych z 1,5%.