Publicystyka - ngo.pl

Organizacja pozarządowa (płatnik) zatrudniająca pracowników (na etat) albo współpracowników (na umowę-zlecenie, umowę o dzieło) przez cały rok, na bieżąco odprowadza do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od umów zawartych z pracownikami i współpracownikami.

Po zakończeniu roku NGO sporządza deklaracje PIT zawierające informacje o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Najczęściej są to:

• PIT-4R – roczna zbiorcza deklaracja o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych (Deklaracja roczna o zaliczkach na podatek dochodowy)
• PIT-8AR – roczna zbiorcza deklarację o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na zryczałtowany podatek od osób fizycznych (Deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym)
• PIT-11 – roczna deklaracja dla każdej zatrudnionej osoby zawierająca informacje o podatku dochodowym od osób fizycznych (Informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy).

PIT-y pracownicze wysyłamy w STYCZNIU do urzędu skarbowego TYLKO w formie ELEKTRONICZNEJ.

Organizacja pozarządowa może wysłać deklarację elektronicznie poprzez:

• używany program księgowy, mający moduł wysyłania deklaracji elektronicznie
• online przez stronę podatki.gov.pl (system e-Deklaracje z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego)
• online w usłudze e-Urząd Skarbowy (z wykorzystaniem m.in. profilu zaufanego - piszemy o tym jeszcze poniżej).

Informacje o sposobach wysyłania i podpisywania elektronicznych deklaracji znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów z zebranymi podstawowymi informacjami - https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/pit/informacje-podstawowe. Rozwiń klikając na strzałkę przy "Jak złożyć zeznanie" lub "Jak podpisać zeznanie". 

Do podpisania deklaracji PIT w formie elektronicznej możemy użyć:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego - koszt „wyrobienia” takiego podpisu to ok. kilkaset zł,
• profilu zaufanego, który jest bezpłatny.

Możliwość podpisu deklaracji profilem zaufanym to nowość. Pierwszy raz korzystaliśmy z niej w 2025 roku. W 2026 r. również będziemy mogli wykorzystać profil zaufany do podpisania deklaracji. 

Skorzystaj z formularzy na stronie https://www.podatki.gov.pl/pit/e-deklaracje-pit/dla-platnikow. 

Po przejściu do konkretnej deklaracji widzimy, że mamy dostępne różne metody jej podpisywania, w tym właśnie profil zaufany.

Chcąc wykorzystać wskazane wyżej darmowe sposoby podpisywania deklaracji podatkowych w tym PIT-ów pracowniczych, osoba sporządzająca, musi mieć dostęp do konta w e-Urzędzie Skarbowym (dostęp do jej konta imiennego). Podobnie jest w przypadku podpisywania deklaracji CIT-8, z tym że dla CIT-ów opcja ta dostępna była już wcześniej (od marca 2024 r. KLIKNIJ).

Wysłanie PIT-ów pracowniczych wymaga wcześniejszego upoważnienia. Niezależnie od tego czy będzie to robił księgowy, ktoś  z zewnętrznego biura księgowego, członek zarządu czy inna osoba z organizacji, urząd skarbowy musi mieć informację, że jest to właściwa osoba. 

Trzeba więc złożyć w urzędzie skarbowym upoważnienie. Można to zrobić w formie tradycyjnej – papierowej lub elektronicznie za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy (druk UPL-1). Wysyłka PIT-ów musi być dokonana do końca stycznia, a trzeba się liczyć z tym, że rejestracja upoważnień w systemie fiskusa może potrwać. Procedury tej nie powinniśmy więc odkładać do ostatniej chwili!

Upoważnienia do wysyłki elektronicznej dostępne są pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/pelnomocnictwa/formularze-pelnomocnictwa/

NGO wysyła też PIT-11 swoim pracownikom i współpracownikom. W tym przypadku nie obowiązuje forma elektroniczna – deklarację można też przekazać na papierze  lub jako plik (dogodną formę ustalają zainteresowane strony). 

Termin przekazania deklaracji pracownikowi mija 2 marca 2026 roku (standardowy termin to 28 lutego, ale ponieważ ten dzień to w 2026 roku sobota, zyskujemy dodatkowe dwa dni na realizację obowiązku).