Dotychczas największy nacisk przy sprawozdaniu organizacji pozarządowych z realizacji zadania publicznego kładziono na weryfikację dokumentacji finansowej. Obecnie weryfikowane są dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskazanych we wniosku rezultatów. Jak poradzić sobie z tymi zmianami?
Od 2019 roku obowiązywać zaczęło rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań. Rozporządzenie to wprowadziło rewolucyjne zmiany w sposobie planowania i rozliczania zadań publicznych, a w szczególności elementy związane z rozliczaniem realizowanych zadań poprzez osiągnięte rezultaty.
Do tej pory określenie mierzalnych i zgodnych z celami konkursu rezultatów było często największym problemem organizacji pozarządowych na etapie tworzenia oferty. W świetle zmian, ciężar (przynajmniej połowicznie) ich określenia spoczywa w większej mierze na instytucji ogłaszającej konkurs. W dokumentacji konkursowej samorząd może określić oczekiwane rezultaty realizacji zadania publicznego, a ich osiągnięcie ma przełożyć się na zniwelowanie zdiagnozowanych i wskazane w dokumentach strategicznych problemów społecznych.
Co z tym rezultatem?
Logicznym jest, że każde realizowane zadanie powinno kończyć się osiągnięciem pewnych efektów i stworzeniem konkretnych produktów. Jednak ich określenie nie jest już tak łatwe jak mogłoby się wydawać. Pamiętać należy przede wszystkim, aby były one mierzalne, konkretne oraz możliwe do zrealizowania. Jak wskazują osoby odpowiedzialne za przeprowadzanie konkursów, często rezultat nie ma żadnego związku z określonym w zadaniu celem.
Ogromnym wyzwaniem jest także poprawne określenie sposobu monitorowania osiągnięcia zrealizowanego rezultatu. Organizacje najczęściej wymiennie stosują dwa najpopularniejsze narzędzia, tj. listę obecności oraz zdjęcia. I tak na przykład warto pamiętać, że zwiększenie wiedzy uczestników warsztatów nie zmierzy się zdjęciem, jak to często jest wpisywane, ale choćby testem wiedzy przed i po zajęciach.
Obecnie wyczuleni na podobne błędy będą musieli być przede wszystkim urzędnicy odpowiedzialni za ogłaszanie konkursów oraz osoby zasiadające w komisjach oceny wniosków. Ich zadaniem jest weryfikacja, czy wskazane rezultaty są zgodne z celami i ogłoszeniem konkursowym oraz czy ich osiągnięcie jest możliwe do zrealizowania i udowodnienia. A przez to docelowo prawidłowego rozliczenia zrealizowanego zadania.
Jak weryfikować sprawozdania?
Zgodnie z ramowym wzorem umowy o realizację zadania publicznego, akceptacja sprawozdania i rozliczenie dotacji polega na weryfikacji przez zleceniodawcę założonych w ofercie rezultatów i działań Zleceniobiorcy. I tu pojawia się nowość dla urzędników odpowiedzialnych za sprawozdawczość dofinansowanych ofert.
Dotychczas największy nacisk kładziono przy sprawozdaniu na weryfikację dokumentacji finansowej. Dogłębnie analizowano zestawienie dokumentów finansowych, które stanowiło część sprawozdania. Od 2019 roku weryfikowane są dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskazanych we wniosku rezultatów, natomiast dokumenty finansowe mogą być weryfikowane w oddzielnym trybie kontroli.
Dlatego tak istotnie jest dobre określenie zarówno rezultatu, jak i sposób ich monitorowania/źródło informacji o osiągnięciu wskaźnika.
A może przyjąć katalog rezultatów?
W ostatnich miesiącach temat rezultatów i rozliczania projektów według nowych zasad budził wiele emocji. Organizowano liczne spotkania i szkolenia. Sygnalizowane wątpliwości i obawy związane z nowo obowiązującymi dokumentami dotyczą przede wszystkich braku wglądu w dokumentację finansową oraz nieumiejętności określania rezultatów. A co za tym idzie, poprawnego ich monitorowania oraz rozliczania.
W odpowiedzi na zaistniałe wyzwanie jako organizacja wspierająca nie tylko NGO, ale także samorządy stworzyliśmy katalog rezultatów.
Katalog, to zestaw proponowanych rezultatów, zgodnych z założonymi celami konkursu oraz sferami zadań publicznych zawartymi w ustawie o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Znajduje się w nim nazwa rezultatu, wskaźnik oraz źródło potwierdzania. Katalog jest uniwersalnym narzędziem, które będzie pomocne dla instytucji ogłaszających konkurs, wesprze urzędników i organizacje pozarządowe w rozliczeniu zadań publicznych. Pozwoli na osiągniecie zakładanych celów konkursu.
Ponadto zminimalizuje ryzyko błędnego wskazania rezultatu przez przedstawicieli III sektora.
W założeniu jednostka samorządu w treści ogłoszenia konkursowego lub jako załącznik wykorzysta gotowy katalog i wskaże, w jakim zakresie ma on zostać zastosowany, np. użycie minimum 3 z 5 wskazanych rezultatów.
Katalog jest narzędziem ogólnodostępnym i bezpłatnym, przygotowanym przez gremium ekspercie pod przewodnictwem Stowarzyszenia Centrum PISOP. Dostępny jest na stronie internetowej https://pisop.org.pl/bank-rozwiazan-bar. W przypadku skorzystania z opracowanego katalogu, organizator konkursu powinien jedynie zgłosić ten fakt mailem, przesyłając link do dokumentacji konkursowej na adres pisop@pisop.org.pl.
Praca na gotowym katalogu rezultatów ułatwi pracę urzędnikom nie tylko na etapie ogłaszania konkursu, ale także sprawozdawczości. Co więcej, pozwoli odpowiedzieć organizacjom pozarządowymi na określone przez samorząd potrzeby.
Natalia Szymanowska – animatorka, koordynatorka projektów społecznych, pracownica Stowarzyszenia Centrum PISOP.
Artykuł jest częścią projektu pn. Bank Rozwiązań (BaR).
Projekt Bank Rozwiązań (Bar) jest realizowany przez Stowarzyszenie Centrum PISOP w ramach Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich na lata 2018-2030. Głównym celem projektu jest stworzenie narzędzi, które usprawnią funkcjonowanie sektora pozarządowego, w tym we współpracy z jednostkami samorządowymi i przedsiębiorstwami. Obecnie eksperci, poza katalogiem rezultatów, pracują także m.in. nad procedurami ogłaszania konkursów czy oceniania ofert.
Źródło: Centrum PISOP
