Publicystyka - ngo.pl

Umowa dotacyjna (na realizację zadania publicznego) jest przygotowywana na podstawie wzoru zawartego w załączniku do zarządzenia Prezydenta o tzw. procedurze konkursowej.

PROCEDURA KONKURSOWA W WARSZAWIE – KROK PO KROKU

Zanim pójdziecie do Urzędu Miasta, aby podpisać umowę – ZACHĘCAMY I NAMAWIAMY, żeby zapoznać się z tym wzorem i zobaczyć, jakie są tam zapisane informacje istotne dla Waszej organizacji i realizacji projektu.

Nie tylko wysokość dotacji wpisana do umowy jest ważna!

W umowie dotacyjnej opisane są ogólne zasady realizacji projektu – są one dostosowane do poszczególnych zadań.

W umowie dotacyjnej określa się m.in.:

• termin rozpoczęcia i zakończenia zadania,
• termin złożenia sprawozdania,
• termin ponoszenia wydatków (finansowanych z wkładu własnego i z dotacji),
• termin przekazania dotacji (transz dotacji),
• źródła finansowania wkładu własnego,
• proporcje wkładu własnego do dotacji,
• wartość wkładu rzeczowego i osobowego i ich procentowa wartość wobec dotacji,
• zakres prac wykonanych przez podmiot niebędący stroną umowy,
• maksymalną wartość ew. przesunięć między pozycjami w kosztorysie,
• sposób prowadzenia dokumentacji,
• sposób informowania o projekcie (zadaniu),
• postanowienia dotyczące kontroli realizacji projektu (zadania),
• warunki zwrotu środków,
• warunki rozwiązania umowy,
• warunki zbywania rzeczy zakupionych z dotacji,
• warunki akceptacji zmian w realizacji zadania (tj. informacja o konieczności zawierania aneksu).

Pamiętajcie! Zmieniły się zasady realizacji i rozliczania projektów. Nawet jeśli realizowaliście już projekty na zlecenie Miasta i znacie treść wzoru umowy – warto przyjrzeć się mu jeszcze raz, ponieważ w procedurze konkursowej wprowadzono zmiany, które znajdują swoje odzwierciedlenie także w umowie.

Organizacje nie muszą już przedstawiać w sprawozdaniu z realizacji projektu wszystkich dokumentów finansowych, ale muszą wykazać, że osiągnęły założone w projekcie rezultaty – i to udowodnić!

Dokumenty finansowe będą jednak potrzebne w razie kontroli realizacji projektu przez Urząd. A to może się wydarzyć w ciągu 5 lat od zakończenia realizacji projektu. Dlatego warto zadbać o gromadzenie i odpowiednie opisywanie i przechowywanie faktur i rachunków. Nowością jest także to, że Urząd stołeczny będzie rozliczał także rachunki (paragony) z widocznym numerem NIP nabywcy (dokument taki jest traktowany jak faktura uproszczona). Dotyczy to jednak paragonów opiewających na kwotę nie większą niż 450 zł.

Warto zwrócić uwagę zwłaszcza na zapisy dotyczące zmian, które zdarza się wprowadzać w czasie realizacji zadania (projektu) w stosunku do tego, co przedstawiono w ofercie lub aktualizacji oferty.

Zgodnie z umową możliwe jest zwiększenie poszczególnych pozycji kosztorysu do 25% bez konieczności podpisywania aneksu. W takim przypadku zalecamy jednak skontaktowanie się z opiekunem projektu ze strony Urzędu i poinformowanie go o takim zamiarze (zwiększenie pozycji kosztorysu o więcej niż 25% wymaga wcześniejszego aneksu).

Większość zmian wymaga pisemnego aneksu do umowy dotacyjnej.

Do umowy wprowadzono zapisy dotyczące zakazu używania do realizacji zadania publicznego przedmiotów jednorazowego użytku i plastikowych. Warto na to zwrócić uwagę i sprawdzić, w jakim zakresie dotyczy to waszej organizacji i zadania przez Was realizowanego.

Umowa jest przedstawiana do podpisu osobom upoważnionym w organizacji najpóźniej w ciągu 60 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia wyników konkursu ofert. Wyjątkiem są umowy dotyczące zadań (projektów), których realizacja rozpoczyna się później niż 60 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia wyników konkursu ofert lub gdy oferent pisemnie oświadczy wolę podpisania umowy w terminie późniejszym niż 60 dni.

Umowę dotacyjną ze strony Urzędu m.st. Warszawy podpisuje Prezydent lub:

• w biurach upoważniona przez Prezydenta osoba (zazwyczaj jest to dyrektor biura)
• w dzielnicach: upoważnieni przez Prezydenta dwaj członkowie Zarządu Dzielnicy działający łącznie,

Ze strony organizacji pozarządowej umowę podpisują: upoważnione do tego osoby (co wynika ze statutu, zapisów w KRS lub pełnomocnictw).

Masz pytanie na temat prowadzenia fundacji albo stowarzyszenia? Skorzystaj z bezpłatnych porad Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych: warszawa.ngo.pl/scwo/indywidualne-konsultacje-i-porady-dla-ngo.

SCWO to system bezpłatnego wsparcia dla organizacji pozarządowych działających na rzecz Warszawy i osób w niej mieszkających.

Więcej informacji: warszawa.ngo.pl/scwo.