Publicystyka - ngo.pl

W umowie dotacyjnej podane są następujące terminy:

a. Termin realizacji zadania (początek i koniec) – w tym przedziale czasowym muszą zmieścić się wszystkie działania projektowe;

b. Termin wydatkowania środków pochodzących z dotacji (początek i koniec) – wydatki ponoszone z dotacji muszą się mieścić w tym przedziale czasowym;

c. Termin wydatkowania środków własnych (początek i koniec) – wydatki ponoszone z tzw. finansowego wkładu własnego muszą się mieścić w tym terminie;

d. Termin przelania dotacji (i ew. kolejnych transz) – w tych terminach możemy spodziewać się na koncie pieniędzy przeznaczonych na realizację projektu (zadania);

e. Termin złożenia sprawozdania – to 30 dni po zakończeniu realizacji zadania;

f. Termin zwrotu środków w przypadku ich niewykorzystania;

g. Dodatkowe terminy, np. w samorządzie warszawskim: termin wysłania znaku promocyjnego Urzędu m.st. Warszawy na dużych formatach do akceptacji Biura Marketingu Miasta – 3 dni robocze.

Przy realizacji zadania publicznego w formie powierzenia w umowie dotacyjnej podane są:

a. Kwota dotacji;

b. Kwota wkładu własnego niefinansowego (osobowego i/lub rzeczowego);

c. Całkowita wartość projektu.

Przy realizacji zadania publicznego w formie wsparcia w umowie dotacyjnej podane są:

a.  Kwota dotacji;

b. Kwota wkładu własnego finansowego;

c. Kwota wkładu własnego niefinansowego (osobowego i/lub rzeczowego);

d. Kwota środków ze świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania publicznego;

e. Całkowita wartość projektu;

f. Procentowy udział wkładu finansowego do kwoty dotacji.

W przypadku realizacji zadania w formie wsparcia – wysokość wkładu własnego musi zostać taka, jaka została zadeklarowana we wniosku. Jednak można dokonywać przesunięć między wysokością wkładu finansowego i niefinansowego. Takie zmiany nie wymagają aneksu do umowy. Zalecamy jednak poinformowanie o tym opiekującego się projektem urzędnika. 

W przypadku realizacji zadania w formie powierzenia – wkład niefinansowy można zmniejszać lub zwiększać bez aneksu. 

Na wkład własny finansowy składają się:

1) kwota środków finansowych własnych (np. ze składek, darowizn),

2) kwota pozyskana z innych źródeł publicznych (z innych dotacji publicznych),

3) kwota pozostałych środków (tj. pozyskana w sposób inny niż wyżej wymienione).

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ O PROCEDURZE KONKURSOWEJ W WARSZAWIE >

Umowa zawiera niezwykle ważne informacje o tym, jakie są obowiązki promocyjne, czyli gdzie i w jakim sposób trzeba informować o tym, kto finansuje dany projekt. Często jest to konkretny zapis, np. „Projekt współfinansuje m.st. Warszawa” oraz wskazane konkretne logo (w samorządzie warszawski do pobrania ze strony www.symbole.um.warszawa.pl).

To jeden z częściej popełnianych błędów: wprowadzenie zmian w projekcie bez poinformowania Urzędu oraz bez uzyskania zgody. W umowie dotacyjnej zapisane jest , że zmiany w projekcie muszą mieć formę pisemną aneksu pod rygorem nieważności. Oznacza to, że zmianę merytoryczną, w harmonogramie, w budżecie itp. należy zgłosić przed jej wprowadzeniem. W samorządzie warszawskim można napisać to mailem urzędnikowi, który opiekuje się naszym projektem (zadaniem), a następnie należy wystąpić o aneks.

Są jednak pewne odstępstwa od tej zasady. Aneksu nie wymagają: 

• zwiększenie wkładu własnego;
• zmiany pomiędzy wkładem finansowy i niefinansowym (o ile nie zmniejsza się ich wartość);
• zmiany w kosztorysie, które nie przekraczają 25% wartości poszczególnej pozycji (wydatku).

W umowie dotacyjnej zapisany jest termin sprawozdania, które składamy po zakończeniu projektu. To 30 dni. Zawarte są również zapisy umożliwiające Urzędowi poproszenie o sprawozdania cząstkowe. 

Ponadto w umowie znajdują się zapisy dotyczące kontroli. Urząd ma na to 5 lat po zakończeniu projektu, ma także możliwość zadanie w trakcie jego realizacji.

W umowie zawarte są informacje o różnych ograniczeniach, np. o tym, że przez 5 lat nie mamy prawa zbywać rzeczy za środki zakupione z dotacji.

Obecnie w umowie zawarto także zapisy związane z Zarządzeniem Prezydenta Warszawy w sprawie zakazu stosowania przedmiotów jednorazowego użytku wykonanych z tworzyw sztucznych. Zakaz dotyczy także wykonawców umów realizowanych na zlecenie Urzędu m.st. Warszawy. Organizacja, podpisując umowę na realizację zadania publicznego zobowiązuje się m.in. do

• wyeliminowania z użycia przy wykonywaniu umowy jednorazowych talerzy, sztućców, kubeczków, mieszadełek, patyczków, słomek i pojemników na żywność wykonanych z poliolefinowych tworzyw sztucznych i zastąpienia ich wielorazowymi odpowiednikami lub jednorazowymi produktami ulegającymi kompostowaniu lub biodegradacji, w tym wykonanymi z biologicznych tworzyw sztucznych spełniających normę EN 13432 lub EN 14995;
• podawania poczęstunku bez używania jednorazowych talerzy, sztućców, kubeczków, mieszadełek, patyczków, słomek i pojemników na żywność wykonanych z poliolefinowych tworzyw sztucznych;
• podawania wody lub innych napojów w opakowaniach wielokrotnego użytku lub w butelkach zwrotnych;
• podawania do spożycia wody z kranu, jeśli spełnione są wynikające z przepisów prawa wymagania dotyczące jakości wody przeznaczonej do spożycia przez ludzi;
• wykorzystywania przy wykonywaniu umowy materiałów, które pochodzą lub podlegają procesowi recyklingu;
• rezygnacji z używania jednorazowych opakowań, toreb, siatek i reklamówek wykonanych z poliolefinowych tworzyw sztucznych;
• zakazu używania balonów wraz z patyczkami plastikowymi;
• zakazu wypuszczania chińskich lampionów;
• zakazu używania sztucznych ogni i petard.

W umowie dotacyjnej podane są dane osoby, która jest naszym urzędowym opiekunem. To do niej powinniśmy dzwonić z pytaniami i wątpliwościami.