Publicystyka - ngo.pl

Paulina Matczuk: – Co spowodowało że podjęliście się wprowadzenia procedury?

Donata Majchrzak-Popławska: – Jako MOPR, w imieniu pana prezydenta, w ciągu roku ogłaszamy kilkanaście konkursów. Do tej pory musieliśmy za każdym razem sprawdzać, co jest w każdym ogłoszeniu konkursowym, czy na pewno wszędzie ujęliśmy te same zasady.

Przyjęcie jednolitej procedury pozwoliło nam stworzyć katalog spraw uniwersalnych, który ma zastosowanie do wszystkich konkursów, np. dotyczących zasad przygotowania i składania ofert, jak również zasad realizacji zadań publicznych. Organizacje mają więc pewność i jasność, że jest określony standard i że nie zmieniamy co konkurs zasad i wszyscy partnerzy traktowani są w ten sam sposób.

Kolejną przyczyną były pojawiające się pytania organizacji w zakresie przygotowania czy też realizacji już ofert, np. ile czasu mają na złożenie oferty, co muszą zrobić, jak otrzymają dofinansowanie. Teraz na te wszystkie pytania odpowiedź jest zawarta w procedurze.

Skąd czerpaliście inspirację do wprowadzenia nowych procedur?

– Do wprowadzenia ujednoliconej procedury konkursowej zmobilizowaliście nas wy – Centrum PISOP. Myślałam o tym już od dawna, chciałam, żeby współpraca w zakresie ogłaszania konkursów była uporządkowana. Jak pojawiła się możliwość współpracy ze stowarzyszeniem i jego specjalistami, chętnie z tego skorzystaliśmy. Ja i moi pracownicy musieliśmy się zmobilizować, żeby zweryfikować, przejrzeć to, co mamy, zastanowić się, czy czegoś nam jeszcze brakuje, czy jeszcze coś może nie być jasne dla organizacji, które korzystają z naszych konkursów, przygotowują oferty. Uświadomiliście nam też, że pewne rzeczy mogą nie być zrozumiałe dla drugiej strony, a organizacje nie miały odwagi nam tego powiedzieć.

Ważną częścią pracy okazało się przejrzenie kart oceny formalnej i merytorycznej, weryfikacja kryteriów oceny, wskazania kryteriów specyficznych zależnych od danych konkursów. Praca była intensywna. Była też pełna mobilizacja, bo wiedzieliśmy, że na rok 2020 zostało do ogłoszenia kilka konkursów, i że chcemy je ogłosić z wykorzystaniem nowej procedury, żeby ją przetestować. Musieliśmy się spiąć, żeby zdążyć. Intensywna praca okazała się bardzo produktywna.

Na ile procedura usprawniła proces ogłoszenia konkursów?

– Jesteśmy już po ogłoszeniu konkursów. Udało nam się stworzyć obiektywny dokument, do którego zawsze można się odwołać, np. w procedurze zawarliśmy odpowiedzi na najczęściej zadawane przez organizacje pytania: np. czy jako oddział możemy złożyć ofertę, jakie załączniki należy dołączyć do oferty itp. Nie musieliśmy do tego tworzyć osobnego dokumentu. Na pewno usprawnia to komunikację, bo wiemy, o czym rozmawiamy z naszymi partnerami.

Czy są już widoczne efekty?

Trudno jednoznacznie stwierdzić. Na pewno rozwiązanie przyniosło pozytywne efekty przy pracach komisji konkursowej. Podczas rozstrzygania konkursów mogliśmy się odwołać do procedury, co ułatwiało zarówno ocenę formalną, jak i ocenę merytoryczną. W trakcie oceny nie pojawiała się uznaniowość, np. w zakresie kryterium analizy i oceny realizacji zleconych zadań publicznych w latach poprzednich. Ponadto nie stosowaliśmy wyjątków. Procedura stała się dokumentem, który umożliwił obiektywną weryfikację złożonych ofert. Na przykładzie ogłoszonych konkursów mogliśmy także zobaczyć, w jakim obszarze merytorycznym możemy jeszcze usprawnić  przyszłe konkursy.

Teraz mamy czas na weryfikację zapisów procedury, już w trakcie realizacji zadań przez organizacje, a na przełomie listopada i grudnia możemy ją zweryfikować w oparciu o nasze doświadczenie z tego roku. Chcemy, żeby procedura była dokumentem „żywym”, porządkującym wzajemną współpracę.

Czy poleciliby Państwo stworzenie własnych procedur innym JST lub ich jednostkom organizacyjnym?

–  Oczywiście!

Rozmowę przeprowadziła Anna Paulina Matczuk – doradczyni Centrum PISOP.

Wywiad jest częścią projektu pn. Bank Rozwiązań (BaR).

Projekt Bank Rozwiązań (BaR) jest realizowany przez Stowarzyszenie Centrum PISOP w ramach Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich na lata 2018-2030. Głównym celem projektu jest stworzenie narzędzi, które usprawnią funkcjonowanie sektora pozarządowego, w tym we współpracy z jednostkami samorządowymi i przedsiębiorstwami.