Publicystyka - ngo.pl

Wprowadzone w marcu 2019 roku nowe zasady formułowania i rozliczania rezultatów w ofertach składanych w konkursach na realizację zadań publicznych nałożyły się na ograniczenia i zmiany związane z pandemią COVID 19.

Mówił o tym m.in. Łukasz Waszak z Sieci SPLOT. W wywiadzie dla ngo pl podkreślał, że „samorządy i organizacje pozarządowe wybrnęły z sytuacji pandemicznej i roku 2020 obronną ręką wtedy, gdy następował pomiędzy nimi kontakt, kiedy był dialog”.

CZYTAJ: Łukasz Waszak: Pandemia jest faktem. Zlecanie zadań powinno go uwzględniać >

Potwierdzają to przykłady współpracy organizacji i poszczególnych Biur i Dzielnic m.st. Warszawy. Bo to na nich w dużej mierze spoczęła odpowiedzialność za sprawne i w miarę bezszkodowe przeprowadzenie organziacji przez zadania realizowane w 2020 r.

Ewa Kolankiewicz, Pełnomocniczka Prezydenta m.st. Warszawy wielokrotnie przypominała, także na naszych łamach, że: „Każda umowa dotacyjna ma indywidualny charakter, gdyż dotyczy zlecania realizacji konkretnego zadania publicznego. Z uwagi na ten indywidualny charakter zlecanych zadań oraz konieczność uwzględnienia całokształtu danego konkursu nie jest możliwe przygotowanie generalnej wykładni Miasta w kontekście rozliczeń dotacji z jedynym, właściwym trybem postępowania w odniesieniu do poszczególnych dotacji celowych.

Oznacza to, że kompetencję do rozliczania konkretnych umów dotacyjnych posiadają poszczególni dyrektorzy biur Urzędu m.st. Warszawy oraz burmistrzowie dzielnic m.st. Warszawy”.

CZYTAJ: Jak będzie rozliczana dotacja, jeśli organizacja nie osiągnęła zakładanych wskaźników rezultatów? Sprawdź – Pełnomocniczka wyjaśnia >

Zapytaliśmy więc wybrane Biura i Dzielnice o ich doświadczenia i wypracowane dobre praktyki.

W wielu z nich prace nad określeniem pożądanych przez Biuro rezultatów odbywało się we współpracy z organizacjami – podczas spotkań z Komisjami Dialogu Społecznego.

"Wspólnie z BKDS-em działającym przy naszym biurze pracowaliśmy nad rezultatami, aby organizacjom aplikującym o dotacje łatwiej było określić, co i ile chcą osiągnąć w swoich projektach – opowiadał m.in. Michał Kosior z Biura Edukacji.

CZYTAJ: Michał Kosior: W edukacji rezultaty nie zawsze są policzalne i łatwe do ujęcia w ogłoszeniu konkursowym >

Precyzyjne opisanie oczekiwanych rezultatów sprawdziło się również w Biurze Sportu. Mówili o tym Emilia Wnuk i Marcin Nowocień:

"Już na etapie prac nad ogłoszeniami konkursowymi dość precyzyjnie opisaliśmy rezultaty, których się spodziewamy. To, że podaliśmy również wskaźniki osiągnięcia rezultatów na poziomie 70-90% w zależności od konkursu, niewątpliwie ułatwiło wielu organizacjom realizację zadań i finalnie rozliczenie się z osiągniętych rezultatów".

CZYTAJ: Biuro Sportu i Rekreacji: Już na etapie prac nad ogłoszeniami konkursowymi dość precyzyjnie opisaliśmy rezultaty, których się spodziewamy >

Jeśli nie było takich podpowiedzi,  organizacje miały problemy z określeniem rezultatów realizowanego zadania w taki sposób, aby rozliczenie się z niego było realne. Tutaj również współpraca między organizacjami i urzędnikami przynosiła dobre rozwiązania. Mówił o tym m.in. Marcin Czempiński z Urzędu Dzielnicy Ursynów:

„Organizacje, realizujące projekty na nasze zlecenie miały głównie problemy z poprawnym określeniem rezultatu, odróżnieniem go od celu zadania i właściwym wyznaczeniem poziomu realizacji rezultatu. Jak misję czy cel projektu przełożyć na policzalne efekty? Jak np. zmierzyć wpływ projektu na zmniejszenie poziomu uzależnienia mieszkańców dzielnicy? Udało się jednak, wspólnymi siłami, analizując składane oferty i sprawozdania, doprowadzić do tego, że organizacje już wiedzą, jak te rezultaty zapisać, aby dało się je rozliczyć. Posługujemy się 'produktami': liczbą oddziaływań, wydarzeń, interwencji, odbiorców, publikacji. Takie wskaźniki są stosunkowo łatwo mierzalne”.

CZYTAJ: Marcin Czempiński: Pandemia utrudniła przejście przez zmianę w procedurze konkursowej >

Dobre określenie rezultatów i ich wskaźników ułatwia rozliczenie się z realizacji całego zadania. Praktyczne wskazówki, jak sobie z tym poradzić znajdziecie w tekstach Beaty Juraszek-Kopacz:

CZYTAJ: Czym jest rezultat w projekcie? >

CZYTAJ: Jak określić wskaźniki do rezultatu w projekcie? >

Kontakt organizacji realizującej zadanie na zlecenie samorządu jest ważny zawsze, jednak w minionym roku było to szczególnie istotne. Chociażby dlatego, że wiele umów wymagało aneksowania. I to nie jeden raz. Większość stołecznych organizacji zdawała sobie z tego sprawę.  Mówiła o tym m.in. Magdalena Kwiatkowska w Biura Kultury:

"Dużo umów było aneksowanych. Organizacje starały się dostosować do panujących realiów. Jeśli było to możliwe przenosiły działania do sieci. Często jedna umowa podlegała aneksowaniu więcej niż jeden raz. Staraliśmy się być elastyczni, tak żeby organizacje mogły zrealizować zaplanowane działania. Wszystkim nam zależało na tym, aby mieszkańcy Warszawy mogli w dalszym ciągu korzystać z oferty kulturalnej. (….) Nie zdarzyło się, żeby organizacje realizowały zadania zupełnie inaczej i nie zgłosiły tego wcześniej. Byliśmy w stałym kontakcie. Staraliśmy się przypominać o konieczności aneksowania umów w przypadku, kiedy zachodziła taka potrzeba. Przedstawiciele organizacji również sami kontaktowali się z nami, wspólnie szukaliśmy rozwiązań w tym trudnym czasie".

CZYTAJ: Magdalena Kwiatkowska: Kluczowe jest podanie realnych i miarodajnych wskaźników >

Kontakt z Biurem i Dzielnicą konieczny jest, gdy chcemy lub musimy wprowadzić zmiany do projektu. Przypominała o tym m.in. Joanna Krasnodębska, doradczyni Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, odpowiadając na pytania organizacji.

CZYTAJ: Zmiana wskaźników rezultatów możliwa tylko za zgodą urzędu >

CZYTAJ: Oferta organizacji powinna być odpowiedzią na ogłoszenie o konkursie >

Przemyślane projekty, dobrze określone rezultaty, wskaźniki i sposób ich monitorowania to jednak nadal nie wszystko. Wbrew ogólnemu przekonaniu wprowadzony system nie zwalnia organizacji z dbałości o poprawną dokumentację finansową realizowanego zadania.

Szczególną uwagę zwróciła na to Ewa Kolankiewicz, Pełnomocniczka Prezydenta ds. współpracy z organizacjami podczas kwietniowego Forum Komisji Dialogu Społecznego:

„Pech tego rozporządzeni, które wprowadziło nowe wzory ogłoszenia, oferty, umowy i sprawozdania polega na tym, że nie wprowadzono jednocześnie zmian do ustawy o finansach publicznych. Ta ustawa nadal nas obowiązuje. Takie rozwiązanie jest pułapką dla organizacji (…). Zmiany w sprawozdaniach były możliwe, ponieważ organizacje nie miały jeszcze zamkniętego roku finansowego. Teraz nie widzimy tych tabel przy składaniu sprawozdań z realizacji zadań publicznych. Prawdopodobieństwo, że kontrola dotrze do organizacji przed marcem jest bardzo niewielka. Jeśli ktoś coś źle rozliczył, będzie miał kłopoty. Nie znamy jeszcze skali problemów, które mogą mieć organizacje. Liczba zwrotów dotacji może być większa niż do tej pory. Staranność i skrupulatność po stronie organizacji musi być jeszcze większa”.

W jednej z warszawskich dzielnic – na Ursynowie – znaleziono rozwiązanie tych potencjalnych problemów.

„Na Ursynowie, w Wydziale Spraw Społecznych mogliśmy poprosić o obejrzenie faktur przed złożeniem sprawozdania. Dzięki temu śpimy spokojnie” – mówiła Hanna Kosicka z tamtejszego DKDS, podczas tego samego Forum Komisji Dialogu Społecznego.

CZYTAJ: FKDS o rezultatach w realizacji zadań publicznych: Pokora, prostota, ekonomia

Doświadczenia roku covidowego wpłynęły także na to, w jaki sposób były formułowane ogłoszenia konkursowe na 2021 r. Mówiła o tym m.in. Magdalena Kwiatkowska z Biura Kultury: "We wszystkich konkursach ogłoszonych na 2021 r. poprosiliśmy organizacje, aby w ofertach przedstawiły możliwość realizacji działań także w alternatywnej formie, na wypadek dalszych ograniczeń działalności w kulturze. Taki model wypracowaliśmy podczas konsultacji ogłoszeń konkursowych ze stroną społeczną. Jednak nie było ogólnych wytycznych, aby inaczej podchodzić do realizacji zadań. W dalszym ciągu obowiązują również tarcze pomocowe i organizacje mogą korzystać z tych rozwiązań w zakresie realizacji zadań publicznych".