Publicystyka - ngo.pl

Piknik sąsiedzki, festyn osiedlowy, plenerowy pokaz filmów – wydaje się, że wystarczy dobry pomysł, kilka zaangażowanych osób i już mamy miłe popołudnie lub wieczór. Warto jednak pamiętać, że przy planowaniu takiego wydarzenia trzeba zadbać o kilka formalności, aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, np. gdyby tym, co robimy zainteresowały się służby miejskie.

Piknik dla mieszkańców kilku bloków czy osiedla to wydarzenie sąsiedzkie, które nie ma charakteru imprezy masowej i zazwyczaj organizowane jest przez nieformalną grupę mieszkańców. Przygotowywane jest spontanicznie, bez narzuconego budżetu (a często nie posiadając żadnego budżetu), program wydarzenia ustalają sami sąsiedzi. Służy integracji sąsiedzkiej i odpowiada na potrzeby osób zaangażowanych w jego realizację. Jego sukces opiera się na dobrej współpracy mieszkańców, instytucji oraz innych uczestników życia lokalnego. Nie jest to wydarzenie komercyjne.

Wydarzenia takie nie są osobno opisane w obowiązujących regulacjach prawnych, dlatego przy ich organizacji trzeba brać pod uwagę przepisy dotyczące organizacji wydarzeń w przestrzeni publicznej.

Wydarzenia sąsiedzkie odbywają się zazwyczaj w przestrzeni bliskiej miejsca zamieszkania, np. na podwórku, na ulicy czy na okolicznym skwerze. Dlatego organizatorzy często zadają sobie pytanie: "Czy muszę informować urząd o tym, że chcę się spotkać z kilkoma osobami przed domem?". 

Żaden urząd nie musi wyrażać zgody na zwykłe spotkanie mieszkańców, ale jeżeli na wybranym przez nas terenie chcemy spędzić kilka godzin, wystawić stoły, namioty, grilla, puszczać muzykę, wówczas dobrze jest poinformować nie tylko sąsiadów z bloku, który graniczy bezpośrednio z miejscem wydarzenia, ale przede wszystkim – właściciela terenu.

Pozwolenie na piśmie zabezpiecza Was przed ewentualnym mandatem za nielegalne organizowanie imprezy na cudzym terenie. Policja i Straż Miejska, wezwane przez któregoś z sąsiadów, nie biorącego udziału w Waszej imprezie, będą musiały sprawdzić, czy właściciel lub administrator terenu wyraził zgodę na imprezę.

Pozwolenie uchroni Was przed nieprzyjemnościami, a jednocześnie dzięki niemu urząd dzielnicy stanie się Waszym partnerem i może to być początek dobrej współpracy na rzecz rozwoju Waszego sąsiedztwa.

Ta informacja powinna znajdować się na klatce schodowej albo np. na osiedlowej tablicy ogłoszeń. Warto jednak pamiętać, że czasem kto inny jest administratorem budynku, a kto inny podwórka. Jeżeli takiej informacji nigdzie nie ma, możecie sprawdzić sami, wykorzystując mapy na stronie: https://mapa.um.warszawa.pl/

W celu ustalenia właściciela danej działki, należy skorzystać z mapy własności. Trzeba pamiętać, aby przy wyszukiwaniu sprawdzić, czy działka nie jest przekazana w wieczyste użytkowanie (czyli zaznaczyć dodatkowy filtr w opcjach), ponieważ w tym przypadku prośby o zgodę lub użyczenie powinny być kierowane do ich wieczystych użytkowników.

W przypadku, gdy podwórkiem administruje wspólnota mieszkaniowa lub spółdzielnia, prośbę o wyrażenie zgody na organizację wydarzenia kierujecie bezpośrednio do zarządu wspólnoty lub spółdzielni.,

Miejskie podwórka są zazwyczaj administrowane przez Zakłady Gospodarowania Nieruchomościami (ZGN).

Zarządca terenu gospodaruje powierzonymi mu nieruchomościami, czyli m.in. zajmuje się ich dzierżawą i użyczaniem. Chcąc zorganizować wydarzenie na podwórku należącym do Miasta, powinniście złożyć pismo z prośbą o wyrażenie zgody na waszą imprezę. Warto także zapytać, czyja zgoda i w jakiej formie będzie potrzebna w danym przypadku – w zależności od charakteru wydarzenia i jego lokalizacji może być to pismo burmistrza, czasem umowa użyczenia, a może porozumienie o wspólnej realizacji wydarzenia (jeśli zdecydujecie się na taką formę współpracy z urzędem dzielnicy).

Przy składaniu tego typu pisma pamiętajcie o podkreśleniu, że wydarzenie ma charakter lokalny i niekomercyjny. Im dokładniej uda się wytłumaczyć cel waszego wydarzenia, tym bardziej ułatwicie przyjmującemu wniosek urzędnikowi zrozumienie, jaki charakter ma ta impreza.

W niektórych przypadkach może być niezbędne dostarczenie aktualnej mapy zasadniczej podwórka z naniesionym planem sytuacyjnym, czyli np. obszarem, na którym chcecie zorganizować waszą imprezę. Można ją odpłatnie (wysokość opłaty, uiszczanej z góry, uzależniona jest m.in. od formatu mapy) uzyskać w Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Biura Geodezji i Katastru Urzędu m.st. Warszawy (Al. Jerozolimskie 28).

Najpierw jednak trzeba sprawdzić numer obrębu i działki, co można zrobić wykorzystując mapę na stronie: https://mapa.um.warszawa.pl/

Należy też wziąć pod uwagę, że uzyskanie kopii mapy zasadniczej może zająć nawet 2 tygodnie (10 dni roboczych) od dnia złożenia wniosku o jej wydanie.

W przypadku wydarzenia sąsiedzkiego użyczenie terenu może być policzone po kosztach utrzymania, jeżeli organizatorzy po sobie posprzątają, co w praktyce oznacza zwolnienie z opłat.

Najważniejszy jest czas, a dokładniej zaplanowanie poszczególnych etapów imprezy z odpowiednim wyprzedzeniem.

Planując wydarzenie na własnym podwórku, nie zostawiajcie formalności na ostatnią chwilę. Miesiąc przed planowanym wydarzeniem wystarczy, aby przygotować umowę i wydać pozwolenie. Jeżeli wnioski są składane w ostatniej chwili, mogą nie zostać rozpatrzone na czas.

Jeśli w organizację wydarzenia dla mieszkańców uda się zaangażować lokalnych partnerów: przedsiębiorców, organizacje, instytucje, artystów i aktywistów, wówczas nasz mały piknik może stać się już festynem lub świętem ulicy, a to nierzadko oznacza, że nie wystarczy nam już podwórko między blokami. Wówczas prawdopodobnie konieczne będzie zajęcie pasa drogi.

W zależności od tego, kto jest jego właścicielem takiego terenu i jaki jego fragment chcecie zająć (trzeba tu pamiętać, że przylegające do drogi chodniki i trawniki też stanowią część pasa drogowego), należy zgłosić imprezę do odpowiedniego urzędu.

Zajęcia pasa drogi powiatowej, wojewódzkiej i krajowej lub przynależnych do niego chodników, ścieżek rowerowych, miejsc parkingowych na planowane wydarzenie – zgłaszamy do Zarządu Dróg Miejskich.

Zajęcie pasa drogi gminnej – do Wydziału Infrastruktury dla danej dzielnicy.

Zajęcie trawnika w pasie drogi gminnej – o uzyskanie zgody na wydarzenie, które będzie obejmowało także trawniki musimy dodatkowo wystąpić do Wydziału Ochrony Środowiska dla danej dzielnicy.

Do kogo należy wybrana przez nas droga (chodnik, jezdnia, trawnik) możemy sprawdzić na mapie na stronie: https://mapa.um.warszawa.pl/ lub bezpośrednio w dzielnicy, np. w Wydziale Obsługi Mieszkańców.

Aby uzyskać zgodę zarządcy drogi, musimy złożyć projekt organizacji ruchu.

Zgoda na zajęcie pasa drogowego wydawana jest w formie decyzji administracyjnej, co wiąże się z większą liczbą formalności (trzeba np. przygotować wspomniany wyżej projekt organizacji ruchu) niż użyczenie terenu podwórka. Może też być bardzo kosztowne, jeśli impreza wiąże się z czasowym wyłączeniem z ruchu ważnej ulicy.

Aby dobrze się przygotować i ograniczyć do minimum wszystkie czynności formalne warto:

1. nawiązać kontakt z odpowiednim urzędem odpowiednio wcześniej, np. 3 lub 2 miesiące przed wydarzeniem. Każdy pomysł jest unikatowy i niesie różne potrzeby, w tym dotyczące uzgodnień i dokumentów. Żeby wiedzieć, co należy przygotować przy danym projekcie, należy skontaktować się bezpośrednio z zarządcą drogi;

2. dokładnie opisać sąsiedzki charakter wydarzenia, m.in. jaki jest cel imprezy, kto ją organizuje, na jakim etapie przygotowań jest dane wydarzenie i jaki jest jego zasięg. Warto wytłumaczyć, co w przypadku naszego wydarzenia oznacza „lokalne” i „sąsiedzkie”;

3. zminimalizować potrzeby dotyczące wykorzystania ulicy – może nie trzeba będzie jej w pełni zamykać, może uda się zostawić więcej miejsca dla pieszych na wąskim chodniku. Będzie łatwiej uzyskać pozwolenie, jeżeli wydarzenie nie będzie mocno ingerować w rytm życia ulicy.

Jeśli swój piknik sąsiedzki lub potańcówkę chcecie zorganizować w pobliskim parku lub na skwerze – pamiętajcie, że aby uzyskać zgodę na skorzystanie z tego typu terenu trzeba zwrócić się do Wydziału Ochrony Środowiska w Waszej dzielnicy, delegatury BGN, Zarząd Terenów Publicznych lub Zarządu Zieleni m.st Warszawy.

Aby uzyskać informację na temat interesującego Was terenu zielonego i jego administratora, najlepiej skontaktować się z Wydziałem Ochrony Środowiska w Waszej dzielnicy.

Każdy z parków posiada swoją wewnętrzną procedurę udostępniania przestrzeni, z którą można zapoznać się kontaktując się z administratorem.

Szczegółowe informacje na temat organizacji imprez w:

• w śródmiejskich parkach zarządzanych przez ZTP – tutaj: http://www.ztp.waw.pl/strona-58-imprezy_i_wystawy_teren_zlokalizowany.htm