Publicystyka - ngo.pl

Organizacje, którym zostaje przyznana dotacja, muszą przed podpisaniem umowy dostarczyć do urzędu zaktualizowany harmonogram działań (i kosztorys). To właśnie ten harmonogram będzie podstawą do przygotowania sprawozdania z wykonania zadania publicznego – w sprawozdaniu należy wprost, odnosząc się do harmonogramu, podać terminy – kiedy odbyły się poszczególne etapy projektu. 

Dlatego też kluczowe jest, by realizować poszczególne działania w zaplanowanym terminie. Jeśli zaś będą jakieś zmiany, należy je niezwłocznie zgłaszać do urzędu, a niekiedy nawet aneksować umowę dotacyjną (jeśli zobowiązują do tego zapisy w tej umowie). W umowie dotacyjnej trzeba też sprawdzić, czy urząd nie zastrzegł sobie, że zmiany powinny być zgłaszane z wyprzedzeniem.

Podstawowym źródłem weryfikacji tego, kiedy odbywały się działania projektu, w przypadku działań otwartych dla wszystkich mieszkańców Warszawy lub którejś z dzielnic, jest informacja na stronie internetowej organizacji. 

Organizacje, które nie mają swojej własnej strony mogą podeprzeć się plakatami, ulotkami lub innymi materiałami promocyjnymi zawierającymi datę wydarzeń. Większe imprezy są odnotowywane w mediach – warto zbierać wycinki prasowe, zrzuty ekranów z informacjami opublikowanymi w serwisach internetowych. Koniecznie trzeba zajrzeć do umowy i sprawdzić, czy urząd nie wymaga tego, aby informacje o działaniach projektowych były gdzieś publikowane, np. na stronie https://kultura.um.warszawa.pl/.

W przypadku działań zamkniętych, adresowanych do określonych odbiorców, dokumentacja może być bardzo różna i zależy od charakteru projektu.

Dokumentacja taka musi być przechowywana w siedzibie organizacji, może być udostępniana w trakcie kontroli, ale nie jest wymagana jako załącznik składany do sprawozdania.

Dokumentując działania, wykazuje się również liczbę odbiorców (uczestników) projektu. Jeśli działania są adresowane do określonej grupy odbiorców lub jeśli polegają na pracy określonej grupy, bardzo łatwo jest policzyć osoby, które wzięły w nich udział. Nie wolno jednak zapominać o listach obecności i – jeśli projekt tego wymaga – kilkuzdaniowych notkach. Później wystarczy przejrzeć listy obecności lub notatki osób prowadzących poszczególne działania.

Sprawa komplikuje się w przypadku projektów, gdzie nie prowadzi się zapisów i list uczestników ani nie sprzedaje się biletów (których liczbę łatwo policzyć). Realizatorzy projektów różnie sobie z tym radzą:

• bezpłatne wejściówki na spektakle, wystawy itp. – stowarzyszenia, fundacje każdemu wchodzącemu dają wejściówkę. Wejściówki są ponumerowane – dzięki czemu łatwo można sprawdzić, ile osób przewinęło się przez dane wydarzenie;
• programy, gadżety itp. dla wszystkich uczestników – produkuje się określoną ich liczbę – na podstawie tego, ile ich rozdano, można oszacować liczbę osób;
• szacowanie na podstawie liczby miejsc – ten sposób zazwyczaj używany jest przez organizacje prowadzące działania w zamkniętej przestrzeni (tam, gdzie można policzyć, ile miejsc jest i ile było zajętych);
• w przestrzeniach otwartych i na imprezach masowych: szacuje się liczbę osób na metr kwadratowy.

Starając się o dotacje i wypełniając formularz wniosku, projektodawcy wypełniają pole „zakładane rezultaty projektu”. Powinni odnieść się do tego, czy rezultaty będą trwałe oraz w jakim stopniu realizacja zadania (projektu) odpowie na potrzeby, które organizacja opisywała we wniosku.

Dokumentacja zdarzeń i weryfikacja liczby odbiorców, o której piszemy wyżej, łączą się z rezultatami ilościowymi (można je policzyć). Do tej samej grupy zalicza się również  dokumentacja produktów, np. materiałów szkoleniowych i edukacyjnych, programów szkoleń, publikacji, wejść na strony internetowe.

Trudniejsze do udokumentowania są rezultaty dotyczące  zmian, które zaszły wskutek realizacji projektu w ludziach, otoczeniu. Jeśli organizacja wpisała do wniosku osiągnięcie tego typu zmian , powinna także zaplanować, w jaki sposób będzie je mierzyć, a podczas realizacji projektu przeprowadzać te pomiary i je dokumentować. Najpopularniejszą formą mierzenia są tego typu zmian są ankiety (np. ankiety uczestników szkoleń), testy wiedzy lub zewnętrzne ewaluacje. Do sprawozdania z realizacji projektu wpisywane są wnioski, lecz ankiety i raporty ewaluacyjne, stanowiące dokumentację projektu, powinny być przechowywane.

Organizacje powinny przechowywać powstałe w ramach projektu przedmioty czy materiały (np. publikacje, materiały promocyjne: po jednej ulotce czy plakacie, itp.), na które otrzymały dofinansowanie. Kontrola może być przeprowadzona w ciągu 5 lat po zakończeniu projektu.

Wiele organizacji do celów archiwalnych prowadzi dokumentację zdjęciową czy filmową. I jest to najwdzięczniejszy i najłatwiejszy sposób dokumentowania działań. Nie jest to obowiązkowe (o ile nie zostało to wpisane do umowy), ale bywa bardzo przydatne, jeśli np. chcemy pokazać, że wydarzenie, na którym trudno policzyć uczestników, takie jak festyn w parku, odwiedziło wiele osób.

Wielu urzędników bardzo przychylnie patrzy na starannie wykonaną dokumentację, która świadczy o sukcesie projektu i o tym, że pieniądze publiczne zostały dobrze wydane przez organizację. Dlatego warto włożyć wysiłek w jej zrobienie nie tylko z obawy przed kontrolą, lecz dlatego, by była dobrą wizytówką organizacji.

Dokumentacja działań projektowych w zakresie dostępności stanowi integralną część dokumentowania działań merytorycznych. Wszędzie tam, gdzie jest to adekwatne, należy dodać informację i/lub wskazać dowody świadczące o spełnianiu zobowiązań organizacji w tym zakresie (np. umowy z tłumaczami języka migowego, na wynajem miejsc dostępnych architektonicznie, opis procedury gwarantowania dostępności komunikacyjno-informacyjnej).

Aktualizacja: Beata Juraszek-Kopacz (FRSO/SCWO)