Publicystyka - ngo.pl

Najważniejsza zasada jest bardzo prosta: ORGANIZACJA POWINNA PRZECZYTAĆ UMOWĘ. To tam zapisane są wszystkie najważniejsze kwestie, związane z finansami i kosztorysem i ewentualnymi przesunięciami, promocją, sposobem dokonywania zmian, terminami.

Jak już wspomniano w umowie opisane są najważniejsze kwestie, także te związane z finansami. 

Podaje się w niej datę początkową i końcową realizacji zadania ( okres w którym realizuje się zadania i osiąga zaplanowane rezultaty)  oraz datę początkową i końcową ponoszenia wydatków z dotacji i wkładu własnego.  

Aktualna oferta stanowi załącznik do umowy w niej opisane są (w kosztorysie) wydatki, które organizacja może ponieść. Podaje się też oczywiście kwoty poszczególnych wydatków. Te pokrywane z dotacji nie mogą być wyższe niż 25% w stosunku do ich pierwotnej wartości, natomiast mogą być zmniejszone w dowolnej wysokości.

Ważną sprawą jest również „logika” wydatków – stosunkowo często urzędnicy nie chcą uznać za kwalifikowany wydatku, który nie ma logicznego uzasadnienia. Np. wydanie całej kwoty na materiały szkoleniowe ostatniego dnia rocznego cyklu szkoleń budzić może wątpliwości, pomimo że wydatek „mieści się” w okresie wskazanym w umowie.

Podpisujesz umowę dotacyjną? Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę >

Pieniądze, które organizacje dostają na realizacja projektów (zadań publicznych), wpływają na ich konta bankowe. Stowarzyszenia i fundacje mogą ponosić wydatki, robiąc przelewy lub płacąc gotówką, przy czym wydatki jednorazowe powyżej 7000 zł obowiązkowo muszą być płacone przelewem.  Jednak by organizacja mogła za coś zapłacić, musi mieć do tego podstawę – dokument finansowy (księgowy). Do dowodów księgowych według Urzędu m.st. Warszawy zalicza się:

• faktury VAT
• rachunki
• paragony, które mogą być uznane za fakturę
• rachunki do umów o dzieło i umów zleceń
• listy płac
• rozliczenia podróży służbowej (wraz z delegacją).

Wszystkie wymienione wyżej dokumenty są prawidłowe, jeśli zawierają informację jaki typ dowodu to jest (np. faktura VAT), pełne dane nabywcy i odbiorcy czyli stron operacji (dane te to: nazwa, adres, NIP), treść – czyli czego dotyczy dany dokument (np. materiały plastyczne), daty: zakupu i sporządzenia dokumentu, kwotę wyrażoną cyfrą i słownie oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wystawienie dokumentu.

Należy koniecznie pamiętać, że daty płatności i wystawienia dokumentów finansowych muszą mieścić się w datach określonych w umowie. Dotyczy to również płatności do  ZUS lub odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy do urzędów skarbowych – w przypadku umów z pojedynczymi osobami (o pracę, dzieło, zleceń). Jeśli stowarzyszeniu czy fundacji umowa kończy się przed ustawowym terminem tych opłat (w przypadku ZUS jest to 15 każdego miesiąca, w przypadku US jest to 20 – należy opłaty wnieść wcześniej – przed zakończeniem projektu i umowy).

Wymóg udokumentowania wydatków dotyczy także finansowego wkładu własnego. Po zakończeniu projektu, podczas rozliczania wszystkie rachunki i faktury będą musiały być wykazane w obowiązkowym zestawieniu faktur. Urzędnicy mają także prawo osobiście sprawdzić wszystkie dokumenty.

Zazwyczaj sprawdzane jest także potwierdzenie przepływu finansowego, tj. potwierdzenie przelewu, wyciągi bankowe i/lub raporty kasowe.

Wzór opisu dokumentów finansowych został ujednolicony i stanowi załącznik do umowy.

Osoba opisująca dokumenty finansowe powinna stosować się do ustawy o rachunkowości, a w niej zapisano, że dokumenty finansowe powinny być :

• rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują
• kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy od rachunkowości (opis wymagany przez Urząd m.st. Warszawy spełnia te wymogi).
• wolne od błędów rachunkowych.

W ustawie podkreśla się, że niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Ewentualne błędy powinny być poprawione (np. w rachunkach – wystawieniem poprawionego rachunku, tj. korekty), w opisach – przekreśleniem „z utrzymaniem czytelności skreślenia”. Nie można poprawiać pojedynczych cyfr lub liter. Podpisy powinny pozwolić zidentyfikować osobę, która się podpisała (można też uczytelnić podpis imienną pieczęcią).

Obowiązek prowadzenia księgowości wynika z ustawy o rachunkowości oraz ustawy o działności pożytku publicznego i o wolontariacie. Księgowość powinna być prowadzona w okresie sprawozdawczym, tj. na bieżąco. Dlatego na dokumentach finansowych powinny znaleźć się także adnotacje księgowe (dekretacje).

Zawierają one :

• numer dokumentu z ksiąg rachunkowych,
• zatwierdzenie dokumentu, ze wskazaniem merytorycznego celu operacji i numeru w planie kont, opatrzone podpisami zgodnie z obowiązującym w organizacji sposobem reprezentacji.

Ponadto dokumenty finansowe muszą być zaksięgowane w taki sposób, by możliwa była „identyfikacja poszczególnych operacji księgowych”.

Wszystkie dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez minimum 5 lat (wynika to m.in. z zapisu w umowie dotacyjnej). Należy jednak pamiętać, że różne akty prawne mogą wydłużać ten czas (dotyczy to np. dokumentacji pracowników).

Aktualizacja: Joanna Krasnodębska (Stowarzyszenie BORIS/SCWO)