Publicystyka - ngo.pl

Podczas realizacji projektów społecznych zdarzają się nietrafione decyzje, trudności i zwyczajne błędy. Natomiast o sukcesach opowiadamy chętnie, porażki częściej zostawiamy dla siebie. Czasem je analizujemy i wyciągamy wnioski, czasem chcemy jak najszybciej o nich zapomnieć.

Pamięć o błędzie zostaje trochę jak blizna – przypomina, żeby drugi raz nie wpaść do tej samej dziury. Tyle że przy projektach społecznych nie zawsze mamy przestrzeń na uczenie się wyłącznie metodą prób i błędów. W grę wchodzą pieniądze, terminy, zobowiązania, zespół, a przede wszystkim ludzie, dla których dany projekt powstał.

Chciałabym napisać poradnik o tym, jak dobrze realizować projekty społeczne. Tylko skąd mam wiedzieć, że właśnie tak robi się to dobrze? Nie istnieje jedna instrukcja, która sprawdzi się w każdej organizacji, każdym zespole i przy każdym projekcie. Dlatego postanowiłam podejść do tematu od drugiej strony i zapytać: co zrobić, żeby projekt się nie udał?

Jeśli więc naprawdę chcesz zawalić swój projekt społeczny, poniżej znajdziesz kilka sprawdzonych sposobów.

Harmonogram jest, budżet się zgadza, umowa podpisana – do roboty.

Tyle że czas zaoszczędzony na początku może później kosztować znacznie więcej pieniędzy i nerwów. Mariusz Kapusta, ekspert w zakresie zarządzania projektami, w książce „Zarządzanie projektami krok po kroku” pokazuje prostą zależność: na początku mamy największy wpływ na projekt, a koszt wprowadzania zmian jest stosunkowo niewielki. Z czasem proporcje się odwracają – nasz wpływ maleje, a naprawianie wcześniejszych błędów staje się coraz droższe i trudniejsze.

Jeśli jednak chcesz popaść w pułapkę działania, nie zatrzymuj się i nie zadawaj podstawowych pytań: co chcemy osiągnąć? Dla kogo realizujemy projekt? Kto za co odpowiada? Jakich zasobów potrzebujemy? Co może pójść nie tak? Po czym poznamy, że osiągnęliśmy zakładany rezultat?

Żeby zwiększyć szanse na problemy już na starcie, najpierw wybierz ludzi, a dopiero później zastanów się, czego właściwie od nich potrzebujesz. Niech do zespołu trafią osoby, które zawsze pracują przy projektach albo po prostu są dostępne. Kompetencjami zajmiemy się później.

Jasny podział odpowiedzialności też nie jest konieczny. W końcu jakoś się dogadacie. Gdy odpowiedzialność należy do wszystkich, może się okazać, że ostatecznie nie należy do nikogo.

Jeśli chcesz zawalić projekt, załóż, że wiesz najlepiej. Nie słuchaj zespołu, nie korzystaj z wiedzy i kompetencji innych. A jeśli ktoś ma inne zdanie – tym gorzej dla niego.

Na początku pracy przy projektach społecznych sama popełniałam ten grzech. Realizowaliśmy projekt skierowany do osób z Ukrainy z doświadczeniem uchodźstwa. Czyli dla takich osób jak ja. Zdarzało mi się wtedy w myślach podważać nawet decyzje osoby koordynującej projekt.

Trudno było mi zaakceptować, że ktoś może wiedzieć lepiej, skoro sama należałam do grupy odbiorców. Tyle że moje doświadczenie było właśnie tym – moim doświadczeniem, a nie doświadczeniem wszystkich osób z tej grupy. Z czasem zrozumiałam też, że inne osoby w zespole widzą rzeczy, których ja nie widzę, i mają wiedzę oraz kompetencje, których ja nie mam. Zamiast korzystać z wiedzy zespołu, traciłam energię na wewnętrzny konflikt.

Masz świetny pomysł na projekt? Doskonale. Teraz pozostaje znaleźć problem, który uzasadni jego realizację.

Marta Dietrich, specjalistka ds. badań i rozwoju w Biurze Rzecznika Pomorskich NGO, która od lat pracuje doradczo z organizacjami społecznymi, zwraca uwagę, że wiele projektowych katastrof zaczyna się już na etapie diagnozy.

– Największym problemem jest diagnoza, która nie wynika z rzeczywistych potrzeb, ale jest budowana pod pomysł na projekt. Najpierw organizacja wie, co chce zrobić, a dopiero potem szuka argumentów, które mają uzasadnić ten pomysł. Efekt? Na przykład świetnie opisany projekt, do którego później trudno znaleźć uczestników, bo problem w rzeczywistości nie wygląda tak, jak został przedstawiony we wniosku – zaznacza Marta Dietrich.

Skoro udało się zdobyć finansowanie na wymarzony projekt, warto zrobić jak najwięcej. Jeszcze jedno szkolenie, dodatkowe wydarzenie, kolejna grupa uczestników i uczestniczek – przecież jakoś damy radę.

Tyle że więcej działań nie zawsze oznacza lepszy projekt. Andrzej Pietrucha, trener i koordynator w Fundacji Akademia Organizacji Obywatelskich, zwraca uwagę, że właśnie tutaj może zacząć się problem:

– Generalnie: niedoszacowane budżety, a szczególnie koszty pracy własnej, zbyt optymistyczne harmonogramy, za dużo działań, co skutkuje niską jakością – mówi Andrzej Pietrucha.

Podobny problem obserwuje Marta Dietrich. Z jej doświadczenia wynika, że organizacje potrafią przeszacować wskaźniki, a jednocześnie nie doszacować czasu, liczby osób, kompetencji i pracy potrzebnej do ich osiągnięcia. Jak zauważa, ambitne liczby zapisane we wniosku po otrzymaniu finansowania trzeba jeszcze „dowieźć”.

Anna Jadwiga Orzech, ekspertka ds. komunikacji społecznej, za jedno z najczęstszych wyzwań w realizacji projektów społecznych uważa popadanie w skrajności. Zwraca uwagę, że z jednej strony są organizacje działające zbyt elastycznie i ad hoc: dopasowują działania do kolejnych grantów i oczekiwań sponsorów, nie tworzą procedur i nie analizują tego, co już zrobiły. W efekcie nie widzą wzorców swoich działań (np. w promocji projektów) i za każdym razem zaczynają od zera.

Z drugiej strony są zespoły, które więcej czasu poświęcają strategii, wskaźnikom i pisaniu ewaluacji niż samemu działaniu, są też takie, które potrafią się obrazić na sponsora, który inaczej widzi wspólny projekt, zamiast usiąść i zrozumieć, że on też musi się z niego rozliczyć.

Anna Jadwiga Orzech dziś stara się planować, rozpisywać konkretne zadania i analizować najważniejsze dane, ale jednocześnie pamiętać, że pracujemy z drugim człowiekiem: „Nie wszystko da się przewidzieć i zrozumieć, można się tylko do tego przygotować”.

– Co bym zrobiła inaczej? Nie czekałabym, aż plan będzie idealny. Przygotowanie bez działania nic nie znaczy – najważniejsze to zacząć, testować w praktyce i poprawiać po drodze, zamiast dopieszczać strategię w nieskończoność – mówi Anna Jadwiga Orzech.

Możesz mieć świetny pomysł, dobrze napisany wniosek i finansowanie. A potem odkryć, że brakuje najważniejszego – ludzi, którzy rzeczywiście potrzebują tego, co zaplanowaliśmy.

Katarzyna Lipska, regionalna koordynatorka wsparcia w projekcie „Wspólnie do Niezależności” i doradczyni zawodowa, od dwudziestu lat tworzy i koordynuje projekty społeczne, uczy ich pisania i ocenia je w komisjach konkursowych. Zwraca uwagę na sytuacje, w których zakładamy, że uczestnicy i uczestniczki „jakoś się znajdą”. Czasem okazuje się, że zainteresowanych po prostu nie ma wystarczająco dużo, by osiągnąć założone wskaźniki.

Katarzyna przekonała się też na własnej skórze, jak łatwo przecenić możliwości projektu. W jednym z kilkuletnich projektów założyła, że obejmie działaniami sto procent uczniów szkoły średniej. Życie szybko zweryfikowało ten plan: ktoś nie zdał do kolejnej klasy, ktoś się wyprowadził i zmienił szkołę, jedna z uczennic nie wróciła do projektu.

– Ta sytuacja raz na zawsze nauczyła mnie, że całego świata jednym projektem nie da się objąć ani naprawić – mówi Katarzyna Lipska.

Plan został napisany, wskaźniki ustalone, działania zaplanowane. Teraz wystarczy realizować wszystko dokładnie tak, jak założyliśmy. Bez względu na to, co wydarzy się po drodze.

Tyle że projekty społeczne realizujemy dla ludzi, a ich potrzeby nie są stałe. Do tego współpracujemy z innymi organizacjami, partnerami czy wykonawcami. Ktoś może zrezygnować, nie dotrzymać terminu albo nie być w stanie zrealizować tego, na co się umówiliśmy. Najlepiej więc założyć, że wszystko pójdzie zgodnie z planem. Jeden wykonawca, jeden termin, jedna osoba, bez której nic się nie wydarzy – co może pójść nie tak?

Powyższe rady mogą być całkiem skutecznym przepisem na doprowadzenie projektu do porażki. Zrobienie wszystkiego na odwrót nie daje oczywiście gwarancji sukcesu. Nie ma jednej recepty na dobrze zrealizowany projekt.

– Dobry projekt nie powinien imponować liczbami. Powinien przede wszystkim dać się dobrze zrealizować – podsumowuje Marta Dietrich.

Popełnianie błędów jest naturalne i nie oznacza od razu dyskwalifikacji z działalności społecznej. Gdybyśmy częściej i odważniej mówili o tym, co nam się nie udało i czego nas to nauczyło, być może łatwiej byłoby innym uniknąć tych samych błędów.