Publicystyka - ngo.pl

Urlop w długi listopadowy weekend spędzałam w tym roku w domu.  

9 listopada, o godzinie dwudziestej trzeciej zadzwonił mój telefon. Kolega W. który miał kolejnego dnia otwierać budynek, uświadomił sobie, że nie ma kluczy. Zwykle budynek otwiera kadra przedszkola, które działa w tym samym budynku i klucz nie jest potrzebny. Jednak długi weekend zmienił rytm dnia.

Dogadaliśmy się, żeby W. rano podjechał do mnie po klucze. Kolega dzielnie przyjechał po szóstej. Okazało się jednak, że plastikowy chip od alarmu, ten mały trzycentymetrowy magnes bezpieczeństwa, jest u kogoś, komu kiedyś go pożyczyłam. Dzwonimy do P. naszego nieocenionego menadżera. Zrywamy go z łóżka o świcie, chociaż jest na urlopie i wyjechał na drugi koniec Polski. Uff, odebrał. Przypomniał nam hasło do wejścia bez chipa. Weszliśmy.

To jednak nie koniec przygody. Klucz do recepcji, w której witamy klientów nie wisiał na swoim miejscu. Kolejny zwrot akcji i telefon do koleżanki K. z przedszkola, która mieszka niedaleko. Obudziłam ją przed siódmą, też na urlopie. Bohatersko, w szlafroku przekazuje mi klucz. Wracam. Kolega otwiera drzwi. I punkt siódma firma społeczna jest otwarta.

Daliśmy radę!

Kiedy szłam z  kluczem w kieszeni, pomyślałam: to jest w pigułce praca w organizacjach społecznych. Elastyczność. Sprawczość. Gotowość do szukania rozwiązań w sytuacjach, które na papierze nie mają prawa zadziałać.

Czuję dumę, bo to było piękne. I czuję odpowiedzialność. Daliśmy radę, bo mamy w zespole zaangażowanych ludzi. Ale jest też koszt. Czyjś sen. Czyjś odpoczynek. Czyjeś „miałam mieć wolne”.

Widzę coraz wyraźniej, że jeśli nie dołożymy do elastyczności  warstwy systemowej, to nawet najlepsze intencje mogą wypalać dół w człowieku. Nie chodzi o to, żeby przestać improwizować. Chodzi o to, żeby improwizacja była wyborem, a nie domyślną metodą działania.

Elastyczność jest pięknym paliwem. Tylko musimy mieć, gdzie wlewać to paliwo. U nas pamięć organizacyjna już pracuje. Tylko jeszcze żyje w ludziach. Nie w systemie.

Na początku działania NGO pamięć organizacyjna żyje między ludźmi. Nie w systemach. Jest jak domowa szuflada. Każdy wie, co gdzie jest. Nie trzeba tego nawet nazywać.  Gdy organizacja rośnie - zmienia się skala, tempo, liczba powiązań. I wtedy pytanie „kto to pamięta” przestaje wystarczać. Ważniejsze okazuje się pytanie „gdzie ta wiedza mieszka”. Nie po to, żeby zabrać elastyczność. Tylko po to, żeby dać jej podłogę.

W naszym zespole są osoby, które bez wątpienia miałyby właściwy chip. Wiedziałyby, gdzie dokładnie jest klucz. Znałyby kod. Tu zadziałało nietypowe ułożenie godzin i kontekst długiego weekendu. I fakt, że ja i dyżurujący W. jesteśmy mocniejsi w elastyczności niż w organizacji codzienności. Dlatego w naszej organizacji na co dzień dbamy o strukturę, mapowanie i proceduralny porządek w szerszym zespole. Wykorzystujemy miks kompetencji kadry, który sprawia, że pamięć organizacji nie musi wisieć na jednym sposobie działania.

Nie chodzi o to, żeby wszyscy nagle stali się ludźmi „od checklisty”. Chodzi o to, żeby ci, którzy mają naturalny talent do porządkowania rzeczywistości, mieli przestrzeń i mandat, żeby tę wiedzę materializować tam, gdzie jest potrzebna. A ci, którzy mają talent do reagowania i bycia „na froncie”, mogli z tego korzystać. Sztuka polega na tym, żeby doceniać oba te zestawy kompetencji. I zauważać oraz szanować pracę ludzi, którzy "mają inaczej", aby nie była ona niewidzialna.

Jeśli chcemy, żeby ten wspólnotowy zasób naprawdę nas wzmacniał, a nie drenował ludzi, musimy zadbać o to, żeby nie odbywało się to kosztem ich wolnego czasu i prywatnych rytmów.

Systemowe rozwiązania to także element higieny pracy. Zespół badawczy Fundacji Klon/Jawor, analizujący sektor pozarządowy w Polsce, w raporcie „Kondycja NGO 2022”, pokazuje, że coraz więcej organizacji wskazuje przeciążenie mikrozadaniami jako realne źródło napięcia. I to jest ważny sygnał. Systemowość nie jest po to, żeby zabrać serce. Może być troską o ludzi.

Jeśli nie zbudujemy choćby minimalnej warstwy systemowej pamięci organizacyjnej, elastyczność zacznie wchodzić w prywatne rytmy. To nie jest dobre. Wtedy NGO działa, ale działa przeciw dobrostanowi. Systemowość jest po to, żeby nie trzeba było sięgać po czyjś odpoczynek, kiedy rozwiązanie mogłoby być dostępne bez telefonu do osoby, która w tym czasie ma wolne.

Elastyczność jest jak siła załogi na morzu. Najbardziej potrzebna tam, gdzie trzeba reagować na zmianę pogody, fale i niespodziewane zwroty. W relacjach, w sztormach, w tym co żywe i nieprzewidywalne. Nie przy szukaniu kluczy i dostępów.

Z tej jednej sytuacji z rana wyciągam trzy rzeczy, które nie są tylko o kluczach.

1. Po pierwsze: to nie jest pytanie „kto zawinił”, tylko „gdzie jest wiedza”.
2. Po drugie – system nie odbiera elastyczności. System daje jej oparcie.
3. Po trzecie – pamięć organizacyjna nie powstaje wtedy, kiedy napiszemy procedurę. Zaczyna się od tego, co dzieje się dziś.

Jeśli potraktujemy to serio, to każde kolejne święto, dyżur czy zaskoczenie będzie mniej obciążało konkretne osoby, a bardziej pracowało na rzecz organizacji jako organizacji.

Pamięć organizacyjna najłatwiej zaczyna się od jednego małego ruchu. Przeniesienia konkretnej informacji z czyjejś głowy, do jednego wspólnego miejsca. Nie od regulaminów i nie od wielkich dokumentów. Od jednego faktu, który dziś jest „czyjś” i od jutra jest „nasz”.

To może być folder. Jedna notatka. Kartka A4 przy szafce z kluczami. Jedno miejsce w Google Drive. Ważne, żeby miejsce było jedno i wspólne.

To jest moment, w którym pamięć organizacyjna zaczyna się materializować. Nie jako plik z procedurą, tylko jako wspólna orientacja - wspólna mapa. Gdy ta jedna mała rzecz jest już „nasza”, możemy skorygować kurs o kolejny mały stopień. I tu przydaje się metoda, która pozwala zmieniać kierunek krokami, a nie przekręcać cały ster naraz. W następnym fragmencie pokażę narzędzie, które właśnie do tego służy.

Kiedy pierwszy temat jest już wspólny i zaczyna dobrze działać, naturalnie pojawia się kolejne pytanie - jak powtarzać to dalej tak, żeby tempo nie siadło po jednym ruchu?

Tu przydaje się PDCA, czyli narzędzie, które pozwala budować stabilność małymi zmianami wdrażanymi w rytmie, a nie w zrywach. To cykl małych zmian wypracowany przez Williama Deminga, który łączy planowanie mikroulepszeń z ich szybkim testowaniem w działaniu. W biznesie używa się go do poprawy jakości procesów. W NGO może służyć do poprawy jakości codzienności, bez rozgrzebywania wszystkiego naraz. 

Możemy potraktować nasz niełatwy poranek jako materiał do mikro-PDCA.

To nie jest teoria. To sposób, żeby po jednej realnej wtopie, zrobić jedną realną korektę, zamiast „naprawiać cały świat naraz”.

Kiedy myślę o tym poranku, mam jedną refleksję. Nie chodzi o rewolucję, tylko o małe poprawki, które da się powtarzać. I o to, żeby zadanie nie wisiało na jednej osobie. Tak pracuje się po prostu skuteczniej. I uczciwiej. Odciążamy bowiem osoby, które mają naturalny talent do porządku i struktury. Bo wtedy nie stają się „strażnikami procesu” z automatu. Odpowiedzialność rozkłada się na zespół. Możemy przekazywać zadania dalej. A nie oczekiwać, że jedna osoba zawsze „będzie wiedzieć”. Bo statek płynie bezpieczniej wtedy, kiedy ciężar nie jest skupiony na jednym człowieku przy sterze. Rozsądniej jest rozłożyć go na załogę.

Dobra pamięć organizacyjna daje bardzo przyziemny efekt: mniej telefonów o szóstej rano i mniej rzeczy, które trzeba pamiętać z głowy. Małe porządki odciążają ludzi i stabilizują codzienność.

Pamięć zakorzeniona w systemie, a nie w ludziach sprawi, że ten poranek będzie wyglądał inaczej. Mamy stałą przypominajkę, że w długi weekend, osoba otwierająca musi fizycznie dostać klucz dzień wcześniej. W. sprawdza w jednym miejscu, gdzie leży klucz i jak wejść bez chipa. Bez stresu. Nie trzeba budzić nikogo. Nie trzeba dzwonić. W. po prostu idzie, bierze klucz, otwiera budynek i zaczyna dzień.

To jest mała zmiana w zachowaniu, a duża różnica w ciężarze, jaki niesie załoga. I to naprawdę wystarczy, żeby przy kolejnym „sztormie” w długi weekend popłynąć ciszej, bez niepotrzebnych alarmów przed świtem.

Przy okazji tego artykułu chcę też powiedzieć dziękuję. Moim najbliższym przyjaciołom i współpracownikom/czkom z Domu Sąsiedzkiego „Gościnna Przystań” za to, że wzbogacają swoimi talentami mój każdy dzień w pracy. Nataszy i Magdzie za stabilność i porządek naszego okrętu. Oldze i Mateuszowi za umiejętność działania w szybkim nurcie i w  gwałtownym sztormie. A Przemkowi za to, że z odwagą stoi za sterem.