Publicystyka - ngo.pl

Dlaczego warto? 
Może się wydawać, że tworzenie matrycy interesariuszy to kolejny papier do szuflady, a przecież w projektach społecznych i tak zawsze brakuje czasu. Ale właśnie dlatego warto ją zrobić. Matryca sprawia, że nikt nie zostaje pominięty, ani seniorzy na festynie, ani rada dzielnicy przy konsultacjach. Ułatwia też życie organizacji: projekt można łatwiej przekazać nowemu pracownikowi, bo od razu widzi, kto jest kim i jakie relacje już istnieją. To też bezcenne narzędzie do rozmów z partnerami czy grantodawcami, pokazuje bowiem, że mamy świadomość otoczenia i ryzyk. W codziennym pośpiechu takie planowanie bywa odkładane, ale doświadczenie wielu organizacji pokazuje, że to inwestycja, która oszczędza tygodnie stresu i gaszenia pożarów.

Jak to działa?
Matryca interesariuszy to prosty schemat 2x2. Każdy interesariusz/ka oceniana jest pod kątem wpływu (jak bardzo może wpłynąć na projekt) oraz zainteresowania – jak bardzo zależy mu/jej na projekcie. Prosto mówiąc: to mapa, która pokazuje, kto jest kim w naszej społecznej układance.

Matryca 2x2 w skrócie:

• Niskie zainteresowanie i wysoki wpływ: informujemy i utrzymujemy relacje
• Wysokie zaangażowanie i wysoki wpływ: aktywnie angażujemy
• Wysokie zaangażowanie i niski wpływ: informujemy i włączamy
• Niskie zaangażowanie i niski wpływ: monitorujemy.

Krótko: Zidentyfikuj → Oceń → Zaangażuj → Monitoruj

Dzięki temu schematowi i dokumentowi matrycy łatwiej uniknąć pominięcia ważnych osób i grup oraz planować działania w sposób przemyślany.

Tylko ten kto nie działa nie popełnia błędów, nie da rady całkowicie ich uniknąć. Zwłaszcza gdy działamy w pośpiechu, opieramy się tylko na własnych założeniach albo nie znamy dobrze lokalnego kontekstu. Poniżej znajdziesz kilka przykładów z życia organizacji społecznych, które pokazują, jak brak przemyślenia relacji z interesariuszami może obrócić świetny pomysł w wizerunkową (i praktyczną) porażkę. Matryca interesariuszy jest jednak narzędziem, które może wesprzeć nas w skutecznym działaniu. Żeby nie było zbyt sucho, zobaczmy, jak to wygląda w praktyce.

Festyn ekologiczny
Organizatorzy z organizacji pozarządowej,planując wakacyjny festyn na zielonym skwerku przy wiejskiej świetlicy, skupili się na dzieciach i młodzieży. Nie wzięli pod uwagę, że osoby uczestniczące klubie seniora w tym czasie będą spędzać czas na skwerku. Dla seniorów i seniorek nie było oferty ani strefy odpoczynku. Gorący dzień przysporzył dodatkowych trudności, bo starsze osoby źle reagowały na słońce.
📌 Lekcja: grupy o pozornie niskim wpływie, ale potencjalnie wysokim zainteresowaniu muszą być wzięte pod uwagę.

Spotkanie rewitalizacyjne 
Nowa animatorka stowarzyszenia inicjatyw lokalnych przygotowując listę uczestników spotkania dot. rewitalizacji parku, skupiła się samorządzie i biznesie. Nie znając kontekstu lokalnego, nie zaprosiła rady dzielnicy, która jest najbliżej mieszkańców/nek i ma dużą wiedzę o potrzebach lokalnych. W efekcie pojawił się kryzys wizerunkowy i spadek zaufania.
📌 Lekcja: wysokie wpływy = obowiązkowe aktywne zaangażowanie.

Placówka dla mam
Fundacja założyła placówkę dla mam w kryzysie w małej miejscowości. Brak rozeznania interesariuszy lokalnych doprowadził do komplikacji. Na tej samej ulicy działał dom dziecka. Druga placówka pomocowa w sąsiedztwie spotkała się z oporem mieszkańców i zarzutami gettoizacji sąsiedztwa. Poza za tym rodziny korzystające z usług krzyżowały się w trakcie wsparcia, co było niekorzystne dla dzieci.
📌 Lekcja: zanim zaczniesz, sprawdź, jacy interesariusze/ki już działają w sąsiedztwie.

Wpadki się zdarzają i to każdemu. Ważne nie jest to, czy uda ci się ich całkiem uniknąć, ale jak zareagujesz, gdy coś pójdzie nie tak. Dobrze poprowadzona reakcja potrafi nawet wzmocnić twoją organizację. Pokazuje bowiem, że jesteście otwarci, odpowiedzialni i gotowi do współpracy. Wtopa może więc stać się punktem zwrotnym: od straty zaufania do budowania silniejszych relacji.

1. Przyznaj się do błędu
2. Wyjaśnij sytuację interesariuszom
3. Zaangażuj zainteresowane strony w naprawę
4. Zaktualizuj matrycę
5. Ucz się na błędach

Każda wtopa to także okazja do refleksji, kto został pominięty, kto miał większy wpływ, niż się wydawało, a kogo źle oceniliśmy. I tu właśnie widać, że sama matryca to za mało, bo równie ważne jest zrozumienie, jaką rolę odgrywają interesariusze wobec naszego projektu.

Matryca daje nam mapę. Widzimy, kto jest bliżej centrum, a kto na marginesie. Ale mapa to jeszcze nie cała podróż. Bo oprócz tego, gdzie ktoś się znajduje, ważne jest też jaką rolę pełni wobec naszego projektu. I właśnie tu wchodzimy na kolejny poziom – od matrycy do ról. To właśnie role pomagają zrozumieć, czy ktoś będzie naszym sojusznikiem, przeciwnikiem, obserwatorem czy kluczowym decydentem.

DEFINICJA: rola interesariusza/ki - sposób, w jaki interesariusz/ka zachowuje się wobec projektu (np. sojusznik, przeciwnik, beneficjent).

Najczęstsze role interesariuszy/ek
Skoro już wiemy, czym jest rola interesariusza/ki, czas przyjrzeć się, jakie typy ról najczęściej spotykamy w praktyce.

1. Sojusznik 🛡️ – wspiera projekt, pomaga, promuje.
2. Opozycja⚠️ – przeciwnik lub sceptyk.
3. Neutralny/Obserwator 👀 – nie angażuje się.
4. Kluczowy decydent 🏛️ – może zablokować lub uruchomić projekt.
5. Zainteresowany/Beneficjent ❤️ – korzysta z działań, jego/jej opinia ma znaczenie.
6. Pośrednik/Współpracownik 🤝 – ułatwia dotarcie do innych grup.

Jak role układają się w matrycy?
Tu kropka nad „i”: matryca i role uzupełniają się oraz tworzą praktyczne narzędzie do planowania. Sama matryca pokazuje, kto jest ważny i jak bardzo, ale dopiero połączenie jej z rolami daje pełen obraz. Dzięki temu nie tylko wiemy, gdzie kogo umieścić, ale też jak się zachowa i jak najlepiej z nim/nią pracować.

• Niskie zainteresowanie i wysoki wpływ: Neutralny/Obserwator 👀– np. media. Warto informować i utrzymywać kontakt.
• Wysokie zainteresowanie i wysoki wpływ: Kluczowy decydent🏛️/Sojusznik🛡 – np. rada dzielnicy, urząd. Trzeba ich angażować
• Wysokie zainteresowanie i niski wpływ: Beneficjent❤️/Pośrednik🤝– np. mieszkańcy, klub seniora. Warto informować, pytać o zdanie, włączać do działań.
• Niskie zainteresowanie i niski wpływ: Obserwator👀/Opór⚠️– np. pojedynczy krytyczny mieszkaniec. Warto monitorować relację i reagować na interakcje.

Podsumowując, kiedy już wiemy, kto jest gdzie w matrycy i jaką rolę odgrywa, możemy realnie przewidywać zachowania interesariuszy i planować działania. A to oznacza mniej wtop i więcej historii zakończonych sukcesem, albo przynajmniej takich, z których da się wyciągnąć dobrą lekcję.

Przykład zastosowania

Aby pokazać, że to działa, wróćmy do naszego festynu ekologicznego. Organizacja planowała kolejny festyn ekologiczny i tym razem przygotowała wcześniej matrycę interesariuszy. Rada dzielnicy i lokalne NGO zostały włączone jako decydenci i sojusznicy, mieszkańcy i klub seniora, jako beneficjenci, media pełniły rolę obserwatorów, a szkoły monitorowano w tle. Dzięki temu każdy czuł się uwzględniony i wydarzenie przebiegło sprawnie, bez kryzysów i poczucia, że ktoś został pominięty.

To normalne, że rozpoczynając działania w nowym miejscu, np. w dzielnicy czy na wsi, nie znasz jeszcze ludzi, układów i lokalnych historii. Dlatego zanim narysujesz swoją matrycę interesariuszy/ek, zrób szybki „rekonesans społeczny”. Możesz to zrobić kilkoma prostymi metodami: porozmawiaj z mieszkańcami „na ulicy”, zajrzyj do lokalnych grup na Facebooku, sprawdź ogłoszenia w domu kultury czy gminie. 

Dużo dają też rozmowy z sołtysem/ką, radą dzielnicy, dyrektorem/ką szkoły czy księdzem. To osoby, które zwykle mają dobre rozeznanie w okolicy. Warto także zrobić miniankietę podczas spotkania lub wydarzenia, choćby na kolorowych karteczkach z pytaniem: „Co jest dla ciebie najważniejsze w tej okolicy?”. Takie proste kroki pomogą ci zrozumieć, kto jest kluczowy, kto się interesuje, a kto może stwarzać wyzwania, i w efekcie ułatwią stworzenie twojej pierwszej matrycy.

Tworząc matrycę interesariuszy, warto pamiętać, że to narzędzie ma też swoją delikatną stronę. Wpisujemy tam nie tylko nazwy instytucji, ale też oceny typu: „ma duży wpływ, ale niski entuzjazm” czy „przeciwnik projektu”. To są informacje, które nie powinny trafić na zewnątrz, bo mogą zaszkodzić relacjom i wywołać konflikty. Dlatego matryca powinna być traktowana jak dokument wewnętrzny: dostępny tylko dla zespołu, który prowadzi projekt. 

Warto ustalić, kto ma do niej dostęp i gdzie jest przechowywana. Dobrą praktyką jest też robienie wersji „publicznej”, uproszczonej, z samymi grupami (np. mieszkańcy, rada dzielnicy, seniorzy), bez szczegółowych ocen. Dzięki temu zespół ma pełny obraz, a jednocześnie minimalizujemy ryzyko nieprzyjemnych sytuacji czy utraty zaufania.

Matryca interesariuszy/ek. Zasady bezpieczeństwa

1. Dostęp tylko dla zespołu – ustal, kto może ją oglądać i edytować.
2. Bez wrażliwych szczegółów w publicznych wersjach – na zewnątrz pokazuj tylko ogólne grupy (np. „mieszkańcy”, „partnerzy”).
3. Przechowywanie w bezpiecznym miejscu – najlepiej w wewnętrznym folderze organizacji, a nie na otwartych dyskach w chmurze.
4. Aktualizacja z rozwagą – dopisuj nowe osoby i oceny ostrożnie, pamiętając, że to subiektywne narzędzie robocze, a nie oficjalny dokument.

Sama teoria to za mało, kluczem jest przełożenie jej na codzienną praktykę. I tu z pomocą przychodzą gotowe materiały, które mogą ułatwić start. Nie trzeba zaczynać od zera. Oto kilka narzędzi.

1. mapa interesariuszy – szablon PDF (Very Human Services): prosty, gotowy do wydruku szablon matrycy interesariuszy w formacie A2. Pobierz PDF
2. matryca interesariuszy – poradnik z przykładami (Masz Głos): praktyczny przewodnik z przykładami, jak stworzyć matrycę i jak wykorzystać ją w planowaniu działań. Przeczytaj artykuł
3. mapa interesariuszy – krok po kroku (IDEACTO): artykuł omawiający proces tworzenia mapy interesariuszy oraz jej zastosowanie w projektach. Zobacz artykuł

Dzięki nim nie musisz wymyślać wszystkiego od nowa. Możesz szybko sprawdzić, co działa i dostosować do swoich realiów.

Na koniec warto zebrać całą wiedzę w krótką, łatwą do zapamiętania listę, którą zawsze możesz mieć pod ręką, kiedy planujesz nowe działania.

5 ważnych kroków

1. Zidentyfikuj interesariuszy.
2. Oceń potencjalny wpływ i zainteresowanie.
3. Określ rolę (sojusznik, opór, decydent, beneficjent, obserwator, pośrednik).
4. Planuj i wdrażaj działania: angażuj, informuj, monitoruj.
5. Reaguj na wtopę: przyznaj się, napraw, wyciągnij wnioski.

Matryca interesariuszy i role to praktyczne narzędzie, które pozwala uniknąć wielu kłopotów. Dzięki niej widać, kto ma wpływ na projekt i kto jest nim zainteresowany. Dodając do tego spojrzenie na role interesariuszy/ek: sojuszników, decydentów, beneficjentów, ale też przeciwników/czek - zyskujemy pełny obraz ludzi wokół naszych działań. A to właśnie oni, a nie sam projekt na papierze, decydują o sukcesie albo porażce.

Chciałabym serdecznie podziękować dr Carolyne Akinyi Opinde, założycielce The NGO Whisperer® Centre for Social Impact, oraz całemu zespołowi, za stworzenie inspirującej przestrzeni dla liderów i liderek NGO z całego świata w ramach The NGO Whisperer® Global Fellowship Programme. Szczególne podziękowania kieruję do Florence Chikowore, prowadzącej cykl master class, dzięki któremu mogłam pogłębić swoją wiedzę na temat matrycy interesariuszy i ról w projektach społecznych.

Mam zaszczyt być pierwszą uczestniczką z Polski w historii tego programu. Wiedzą mogę teraz dzielić się z Wami. Dziękuję za inspirację, profesjonalizm i motywację do dalszego rozwoju.