Publicystyka - ngo.pl

Wizja zwiększenia skali działań to dobry moment, by jako lider lub liderka zadać sobie kilka kluczowych pytań:

• Co jest naszą główną misją i jakich działań potrzebujemy, by ją realizować?
• Gdzie alokujemy najwięcej zasobów – finansowych, czasowych, ludzkich?
• Co możemy uprościć lub usprawnić, aby osiągać lepsze rezultaty mniejszym kosztem?

Dobre zarządzanie wymaga regularnej refleksji. W zależności od skali organizacji, warto co miesiąc, kwartał lub pół roku przeglądać całość działań i szukać przestrzeni do poprawy.

Co może pomóc Twojej organizacji usprawnić zarządzanie?

Określ cele i priorytety na 1–2 lata, a następnie przełóż je na konkretne działania i budżet roczny. To pozwoli Ci działać spójnie i przewidywać, a nie tylko reagować. Zbyt krótkoterminowe planowanie ogranicza rozwój – liderzy i liderki nie muszą znać przyszłości, ale powinni ją modelować, testować i korygować.

Budżet roczny powinien obejmować nie tylko koszty projektowe, ale też administracyjne, techniczne i środki rezerwowe. Dobrze, jeśli jego aktualizacją zajmuje się wyznaczona osoba z zespołu finansowego. Rekomendujemy przegląd budżetu i jego korektę raz na kwartał.

Jedno źródło finansowania to zbyt ryzykowna podstawa dla rozwijającej się organizacji. Warto szukać różnych form przychodu: grantów, darowizn, usług, działalności odpłatnej. Zastanów się:

• Czy mamy zasoby, które można wykorzystać w działalności odpłatnej (np. przestrzeń, eksperckie kompetencje)?
• Czy jesteśmy gotowi na zbieranie środków od darczyńców indywidualnych lub firm?
• Czy mamy przestrzeń, by rozwijać fundraising z pomocą zespołu lub specjalisty?

Organizacje o zróżnicowanych przychodach są bardziej odporne na zmiany i lepiej znoszą kryzysy. To ważny krok w stronę stabilności.

Czy Twój zespół jest przeciążony? Czy kolejne projekty nie cieszą, a przytłaczają? To często znak, że brakuje uporządkowanych procesów. Misja to nie wszystko – trzeba zadbać o zaplecze.

Czy wiesz, że dobrze zorganizowana organizacja wykonuje te same zadania nawet o 50% szybciej – z mniejszą liczbą błędów i frustracji. Od czego zacząć?

• Przeanalizuj powtarzalne działania i szukaj prostych usprawnień.
• Opisz kluczowe procedury – nawet w formie checklisty.
• Uporządkuj obieg dokumentów, procesy zakupowe, wystawianie umów i rozliczenia grantów.

Nie twórz dokumentacji „do szuflady”. Regularnie przypominaj zespołowi o ustaleniach, aktualizuj je i wdrażaj je w codzienność. Nie próbuj zmieniać wszystkiego na raz. Po analizie wyznacz najbardziej kluczowy obszar do uregulowania lub usprawnienia i to od niego zacznij. Pamiętaj, że każda zmiana to nakład czasu, aby ją dobrze przygotować, wprowadzić oraz stanąć za jej wdrożeniem w codzienne funkcjonowanie. Jako lider / liderka wprowadzaj te zmiany za którymi „stoisz” z pełnym przekonaniem.

Dobra księgowa to skarb, ale sama nie wystarczy. Finanse to sprawa całej organizacji. Potrzebne są:

• Szkolenia i instrukcje dla zespołu.
• Jasne opisy stanowisk i zakresy obowiązków.
• Regularna rozmowa o obciążeniu pracą i odpowiedzialnościach.
• Procedury wdrażania i żegnania członków zespołu (on-/off-boarding).

Pamiętaj – niejasne kompetencje to nie tylko chaos, ale też niepotrzebne napięcia. Klarowność zadań odciąża zespół i wzmacnia jego skuteczność.

Nie musisz wdrażać wszystkiego naraz. Zrób przegląd, wybierz jeden obszar do usprawnienia i zacznij od niego. Krok po kroku zbudujesz organizację, która nie tylko robi rzeczy ważne, ale robi je skutecznie i z mniejszym wysiłkiem.

Na stronie projektu Dobre Praktyki w Zarządzaniu Finansami NGO znajdziesz konkretne narzędzia, checklisty, instrukcje i materiały przygotowane przez ekspertki i praktyków z całej Polski. To nie teoria, ale sprawdzone rozwiązania, które naprawdę działają.

Tekst powstał w ramach projektu „3 sektor Mierzy Wysoko”. Projekt sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Funduszu Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021-2030. Komitet do spraw Pożytku Publicznego.