Publicystyka - ngo.pl

Excel to popularny arkusz kalkulacyjny, który umożliwia analizę, prezentację i wizualizację danych na wiele sposobów. Program oferuje szeroki wybór typów wykresów, takich jak wykresy słupkowe, liniowe, kołowe i punktowe. Podczas tworzenia wykresu w programie Microsoft Excel można skorzystać z funkcji polecane wykresy, która automatycznie sugeruje najlepszy typ wizualizacji na podstawie zaznaczonych danych.

Pamiętaj jednak, że sama techniczna znajomość funkcji programu to dopiero połowa sukcesu. Aby wizualizacja naprawdę działała, potrzebujesz zrozumienia kontekstu i celu prezentacji – bez tej refleksji nawet najbardziej zaawansowane narzędzie stworzy jedynie pusty obrazek, a nie przekonujący argument dla zarządu.

W załączonym nagraniu zobaczysz (na przykładzie), jak zmienić przeciętny wykres w estetyczną i profesjonalną wizualizację danych, która jasno wskazuje Twój główny przekaz:

Wcielimy się w rolę pracownika fikcyjnej fundacji przygotowującego prezentację dla zarządu. Na spotkaniu będziemy chcieli pokazać dane o historycznych źródłach finansowania organizacji i otworzyć dyskusję o priorytetach na kolejne lata.

Oczywiście – możemy pokazać zarządowi surową tabelkę lub domyślny wykres z Excela. Jednak, gdy okazja jest ważna, a stawka wysoka, sugeruję poświęcić kilkanaście minut na „doszlifowanie” naszej wizualizacji.

Etap szlifowania to przede wszystkim myślenie: co, w jaki sposób i po co chcę pokazać? To również dążenie do tego, aby wykres był maksymalnie czytelny – dbałość o estetykę świadczy o naszej staranności i profesjonalizmie.

Proces „poprawiania” typowego wykresu z Excela pokazuję w 20-minutowym nagraniu: Jak stworzyć czytelny wykres w Excelu.

Spis treści (wybierz interesujący Cię moment)

• 00:00:12 Wstęp: Jak stworzyć profesjonalny, czytelny i ładny wykres w Excelu?
• 00:00:58 Kontekst: Dane fundacji do wykresu i prezentacja dla Zarządu 
• 00:01:41 Wykres czy tabela? Dlaczego warto wizualizować dane
• 00:02:08 Wybór typu wykresu: Skumulowany kolumnowy
• 00:03:37 Analiza błędów domyślnego wykresu z Excela
• 00:04:02 KROK 1: Zmiana tytułu na wniosek (co widać na wykresie?)
• 00:06:42 KROK 2: Łączenie tekstu z danymi za pomocą koloru
• 00:08:53 KROK 3: Optymalizacja i formatowanie legendy i jej położenia
• 00:11:26 KROK 4: Uproszczenie osi Y i formatowanie waluty na wykresie
• 00:12:38 KROK 5: Zwiększenie czytelności etykiet osi wykresu
• 00:13:15 KROK 6: Dostosowanie szerokości słupków i odstępów
• 00:14:01 KROK 7: Skupienie uwagi poprzez grupowanie kategorii wykresu w "Inne"
• 00:15:36 KROK 8: Tworzenie legendy bezpośredniej w polach tekstowych w Excel
• 00:17:34 KROK 9: Dodawanie źródła danych
• 00:18:06 KROK 10: Przenoszenie wykresu do PowerPointa i edycja tekstu
• 00:19:37 KROK 11: Podsumowanie zmian i zapisywanie szablonu w Excel
• 00:20:17 Zakończenie i pytania do widzów

Tak – w szczególności jako osobisty „konsultant”.

Jeśli na Twoim wykresie nie ma wrażliwych danych, wgraj wizualizację do ChatGPT/Claude/Gemini (lub innego modelu) i spytaj, w jaki sposób możesz ulepszyć wykres i sprawić, aby był czytelniejszy.

Co zrobić, aby wskazówki były jak najlepsze?

• Im szerzej opiszesz cel, kontekst i profil odbiorcy, tym lepsze podpowiedzi dostaniesz.
• Jeśli nie jesteś biegła/y w pracy w arkuszu, poproś o informację, gdzie kliknąć, aby zmienić dane ustawienie (np. jak zmienić minimum osi Y czy przestawić kolejność kategorii w legendzie).

Często korzystam z tego sposobu i podpowiedzi są w większości trafne i pomocne.

Sprawdź sam(a), jak to zadziała – wgraj do ulubionego modelu poniższą grafikę i własnymi słowami poproś o sugestie, w jaki sposób można ją ulepszyć. Zrób to najlepiej już teraz (bo wiesz, jak to jest z odkładaniem na później 🙂).

Jestem ciekawa, czy wskazówki, które otrzymasz, pokrywają się z tym, co pokazałam w nagraniu.

AI może Ci pomóc w sposób opisany powyżej, ale (raczej) nie przygotuje za Ciebie gotowego wykresu na ważne spotkanie. Moje doświadczenia w tym obszarze są, na razie, rozczarowujące – „naprawianie” tego, co zaproponowało AI, zajmuje mi często więcej czasu niż stworzenie wizualizacji od zera.

Co innego, gdy wykres robisz tylko dla siebie, by dostać szybki wgląd do danych. Wtedy kwestie takie jaki dobór właściwego typu wykresu, estetyka czy precyzyjny tytuł schodzą na dalszy plan. Trzeba się jedynie – lub aż – upewnić, że analiza i obliczenia są poprawne (a z tym bywa różnie).

Nie ma sprawy – modyfikacje, o których mówię, to uniwersalne wskazówki, które wdrożysz również w Google Sheets. Jeśli chcesz mieć większą elastyczność w pracy z tytułami i komentarzami (np. kolorowanie wybranego fragmentu tekstu), proponuję wkleić wykres do Google Slides, w którym praca z polami tekstowymi jest dużo wygodniejsza.

Jeśli wolisz format tekstowy niż wideo, przejdź do mojego artykułu „Jak prezentować dane w organizacji społecznej? 11 praktycznych wskazówek”, w którym opisuję krok po kroku metamorfozę oryginalnego wykresu. Zwróć jednak uwagę na to, że jedynie na nagraniu pokazuję, co, jak i gdzie kliknąć, by uzyskać taki efekt.

Inne teksty, które Cię zainteresują:

• Jak prezentować dane w organizacji społecznej? 11 praktycznych wskazówek
• Dlaczego dane są ważne dla organizacji społecznej?
• Analizujesz dane organizacji? Uważaj na te 3 pułapki
• Jak wizualizacja danych wspiera komunikację Fundacji Gajusz?
• Bezpłatne narzędzia do tworzenia wykresów i map w NGO
• Stwórz mapę dla Twojej organizacji – bez grafika i dewelopera. Datawrapper!

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na  blog Sektor 3.0 i zapisz się do naszego newslettera, żeby nie przegapić kolejnych artykułów. Zapraszamy!