Publicystyka - ngo.pl

Podstawowa zasada, zapisana w art. 50 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, mówi, że wartość świadczenia wolontariusza lub wolontariuszki nie stanowi darowizny w rozumieniu Kodeksu cywilnego oraz przepisów podatkowych.

W praktyce oznacza to, że świadczeń wolontariuszy lub wolontariuszek nie wycenia się w księgach rachunkowych. Nie stanowią one przychodu organizacji społecznej i nie mogą być zaliczane do jej kosztów bezpośrednich w oficjalnej sprawozdawczości finansowej czy podatkowej.

Działa to również w drugą stronę – sam wolontariusz lub wolontariuszka nie ma możliwości „przeliczenia" wykonanej przez siebie pracy na pieniądze i potraktowania jej jako darowizny, którą mógłby odliczyć od dochodu w rocznym zeznaniu PIT. Nawet jeśli architekt, prawnik czy programista wykona na rzecz organizacji specjalistyczny projekt o wartości rynkowej kilkudziesięciu tysięcy złotych, jego praca pozostaje nieodpłatnym świadczeniem, a nie podatkową darowizną.

Brak możliwości wpisania pracy wolontariusza do oficjalnej księgowości organizacji nie oznacza jednak, że jego trud musi pozostać „niewidzialny" we wnioskach grantowych. Wręcz przeciwnie! Wiele instytucji i sponsorów przyznających dotacje pozwala (a często wręcz wymaga), aby wartość pracy wykonanej przez wolontariuszy wykazać jako niefinansowy wkład własny w budżecie projektu.

Jak to zrobić prawidłowo? Zasady wyceny pracy wolontariackiej na potrzeby projektu i sprawozdawczości grantowej zawsze w pierwszej kolejności ustala donator (najczęściej są one szczegółowo opisane w regulaminie konkursu lub w umowie o dofinansowanie). Ponieważ w prawie nie ma jednolicie narzuconych stawek, organizacja społeczna przy określaniu wartości godzinowej pracy wolontariusza lub wolontariuszki może skorzystać z dwóch sprawdzonych metod:

• rynkowa stawka wewnętrzna - przyjęcie stawki godzinowej pracownika wykonującego w naszej organizacji lub na rynku podobne zadania i zastosowanie jej do przeliczenia godzin przepracowanych przez wolontariusza.
• wskaźniki GUS - powołanie się na oficjalne dane Głównego Urzędu Statystycznego dotyczące średnich stawek godzinowych w gospodarce narodowej i odniesienie ich do czasu pracy społecznika.

Dzięki temu specjalistyczna usługa przygotowana bezpłatnie – np. projekt architektoniczny nowej siedziby czy darmowe porady prawne – może wykazać realną, wielotysięczną wartość niefinansowego wkładu własnego stowarzyszenia lub fundacji w realizowane przedsięwzięcie.

M.st. Warszawa w ogłoszeniach konkursowych nie przewiduje możliwości finansowania pracy wolontariuszy z przyznanej dotacji ani wpisywania wyceny ich pracy w kosztorys finansowy.

Środki z dotacji miejskiej mogą zostać przeznaczone wyłącznie na ściśle określone w ogłoszeniu koszty merytoryczne (np. gdy chodzi o organizację imprezy sportowej mogą to być: wynajem sprzętu, obsługa sędziowska, medyczna, nagrody czy ubezpieczenie OC imprezy) oraz koszty obsługi administracyjnej i promocji. Praca wolontariusza jest świadczeniem nieodpłatnym.

Aby poprawnie ująć zaangażowanie społeczników w formularzu ofertowym należy w opisie działań i zasobów (część merytoryczna) wskazać dokładną liczbę wolontariuszy i wolontariuszek oraz zakres powierzonych im zadań (np. obsługa biura zawodów, kierowanie ruchem na trasie biegu, wydawanie wody i medali). To właśnie na podstawie tych informacji komisja konkursowa ocenia poziom zaangażowania wolontariuszy i wolontariuszek w Wasz projekt.

Nie wpisujemy „wirtualnych" wynagrodzeń wolontariuszy w tabelę kosztów dotacji. Praca wolontariuszy i wolontariuszek nie generuje przepływu finansowego w ramach dotacji.

Głównym miejscem, w którym prezentujemy zaangażowanie wolontariuszy i wolontariuszek jest część merytoryczna sprawozdania (opisowa oraz część poświęcona osiągniętym rezultatom). 

W opisie wykonanych działań warto odnieść się bezpośrednio do złożonej oferty i podpisane na jej podstawie umowy, i przedstawić:

• liczbę wolontariuszy – Ilu faktycznie włączyło się w realizację zadania.
• zakres wykonanych prac – do jakich konkretnych zadań zostali zaangażowani (np. rejestracja uczestników wydarzenia, opieka nad kadrą, pomoc techniczna, prowadzenie warsztatów).
• liczbę przepracowanych godzin – łączny czas, jaki wolontariusze poświęcili na rzecz projektu.

Jeśli w umowie o dofinansowanie wskazano konkretne wskaźniki lub rezultaty dotyczące wolontariatu (np. „zrekrutowanie 10 wolontariuszy”), w sprawozdaniu należy podać dokładne wartości i potwierdzić ich osiągnięcie.

Żadne sprawozdanie nie obroni się podczas ewentualnej kontroli bez odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej wykonanie pracy. Nawet jeśli grantodawca nie wymaga załączania dokumentów do samego formularza sprawozdania, organizacja społeczna musi posiadać je w swojej siedzibie. 

Najważniejsze dokumenty to: 

• porozumienia o współpracy z wolontariuszami –pisemne, jeśli współpraca trwała dłużej niż 30 dni,
• karty / ewidencje czasu pracy wolontariusza – z wyszczególnionymi datami, liczbą godzin i czytelnym podpisem wolontariusza oraz koordynatora,
• potwierdzenia ubezpieczenia NNW – w przypadku świadczeń trwających do 30 dni;
• protokoły odbioru prac lub zaświadczenia – np. przy specjalistycznych pracach ekspertów-wolontariuszy.