Publicystyka - ngo.pl

Żyjemy i pracujemy w coraz bardziej nieprzewidywalnej rzeczywistości. Kryzys klimatyczny pogłębia nierówności społeczne i napędza migracje. Inflacja i zerwane łańcuchy dostaw splatają się z napięciami geopolitycznymi. Sztuczna inteligencja przynosi innowacje, ale też dezinformację i polaryzację.

Pandemia COVID-19 kilka lat temu pokazała, jak kryzys zdrowotny może w ciągu tygodni zamienić się w kryzys ekonomiczny, edukacyjny i psychologiczny jednocześnie. Do tego dochodzą kryzysy bliżej nas: powodzie na południu Polski, uchodźcy przekraczających wschodnią granicę. I to właśnie organizacje pozarządowe, często jako pierwsze, stają na linii frontu każdego z tych wydarzeń. Czy Wasza organizacja jest na to gotowa?

Zarządzanie kryzysowe to proces identyfikowania, oceniania i reagowania na niepożądane sytuacje, które mogą zagrażać stabilności i funkcjonowaniu organizacji. Obejmuje zarówno przygotowanie, jak i działania zapobiegawcze, zanim kryzys nastąpi, a także skuteczne reagowanie, gdy już się pojawi.

Organizacje społeczne działają często przy ograniczonych zasobach finansowych, z mocno zaangażowanymi, ale nieraz przepracowanymi zespołami, w środowiskach, gdzie jedno wydarzenie może podważyć zaufanie budowane latami. Brak finansowania, nagły odpływ wolontariuszy, kryzys wizerunkowy, awaria systemów informatycznych, cyberincydent, zmiana prawa – to tylko część scenariuszy, które mogą sparaliżować działalność organizacji.

Kryzysy w NGO dzielą się na dwie główne kategorie. Zewnętrzne to te, których organizacja nie wywołuje: 

• katastrofy naturalne, 
• konflikty zbrojne, 
• kryzysy humanitarne, 
• pandemia, 
• destabilizacja polityczna. 

Wewnętrzne to te, które rodzą się w samej organizacji lub jej bezpośrednim otoczeniu: 

• nagła utrata głównego donora lub grantodawcy, 
• restrukturyzacja, 
• odejście kluczowego pracownika, 
• kryzys komunikacyjny,
• wyciek danych, 
• oskarżenia pod adresem organizacji w mediach społecznościowych.

Oba rodzaje wymagają innych narzędzi, ale podobnego sposobu myślenia: przewiduj, przygotuj się, reaguj, ucz się.

Zarządzanie kryzysowe to cykl, który powinien stać się częścią rytmu każdej organizacji.

Pierwszy krok to identyfikacja i ocena ryzyka, rozpoznanie potencjalnych zagrożeń, które mogą wywołać kryzys w organizacji. Ocena ryzyka polega na analizie prawdopodobieństwa i wpływu danego zagrożenia na działalność organizacji. 

Drugim krokiem jest przygotowanie i zapobieganie. Obejmuje on stworzenie planu zarządzania kryzysowego, zdefiniowanie ról i odpowiedzialności, przećwiczenie procedur. Tu mieszczą się np. dywersyfikacja źródeł finansowania, polityki bezpieczeństwa IT, ubezpieczenia, szkolenia zespołu. To etap, który w praktyce najczęściej bywa pomijany, bo „na razie wszystko dobrze”.

Trzeci krok to reagowanie, a więc wdrożenie planu w momencie, gdy kryzys już nastąpił. Im lepiej przygotowana organizacja, tym mniej improwizacji i tym mniejsze straty.

Czwarty krok to odbudowa i nauka. Chodzi o przywrócenie normalnego funkcjonowania organizacji i wyciągnięcie wniosków, by następnym razem być lepiej przygotowanym. Ten etap bywa traktowany po macoszemu, a to właśnie tutaj leży klucz do budowania odporności.

Pierwszym, konkretnym krokiem jest przeprowadzenie analizy ryzyk. Zacznij od zebrania kilku osób z organizacji, burzy mózgów i kartki papieru. Zadaj pytania:

• Co dotychczas nas spotkało?
• Co może nam zagrozić?
• Jakie jest prawdopodobieństwo, że to nastąpi?
• Jaki byłby wpływ na organizację, gdyby to się stało?

Taka rozmowa jest sama w sobie wartością i pierwszym krokiem do stworzenia matrycy ryzyk. Matryca, z kolei, porządkuje zagrożenia według ich wagi i prawdopodobieństwa.

Na podstawie matrycy ryzyk tworzy się Plan Przygotowania Kryzysowego (PPK). W takim planie zamieszcza się m.in. kluczowe scenariusze kryzysowe, role i odpowiedzialności poszczególnych osób, procedury działania w kryzysie, listę kontaktów awaryjnych (tzw. drzewo komunikacji), informacje o zasobach finansowych dostępnych w trybie natychmiastowym oraz plan komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Plan nie musi być długi. Ważne, żeby istniał i żeby zespół o nim wiedział. W jego przygotowaniu może pomóc Wam poniższa formatka (tu do pobrania również w PDF-ie):

Kurs Zarządzanie kryzysowe w organizacji – od identyfikacji zagrożeń do skutecznej reakcji jest skierowany do pracowników i osób zarządzających NGO, którzy chcą skuteczniej przygotować swoją organizację na różne typy kryzysów – zarówno zewnętrzne (np. katastrofy naturalne, kryzysy humanitarne), jak i wewnętrzne (np. brak finansowania, restrukturyzacja, kryzys wizerunkowy).

Łączy teorię i praktyczne narzędzia, umożliwiając uczestnikom i uczestniczkom nie tylko zrozumienie procesów dotyczących cyklu kryzysu, identyfikacji ryzyk i przygotowania planów awaryjnych, ale także budowania odporności organizacji, rozwoju zespołu oraz skutecznej komunikacji i współpracy w sytuacjach kryzysowych.

Podczas bezpłatnego kursu nt. zarządzania kryzysowego w organizacji pozarządowej:

• Zrozumiesz, czym jest zarządzanie kryzysowe w organizacji i poznasz kolejne etapy reagowania na kryzys.
• Nauczysz się rozpoznawać zewnętrzne i wewnętrzne czynniki, które mogą prowadzić do sytuacji kryzysowej.
• Dowiesz się, jak analizować ryzyko, korzystać z macierzy ryzyka i dobierać odpowiednie strategie reagowania.
• Poznasz, jak tworzyć Plan Przygotowania Kryzysowego i wzmacniać gotowość organizacji do działania.

Jeśli zarządzanie kryzysowe jest dla Waszej organizacji nowym tematem, zacznij od kilku konkretnych kroków. Nie musisz robić wszystkiego naraz.

Porozmawiaj z zespołem o tym, jakie kryzysy was dotknęły i co was najbardziej niepokoi – to wystarczy, by zidentyfikować pierwsze ryzyka. Następnie wyznacz koordynatora kryzysowego i upewnij się, że wszyscy wiedzą, kim jest. Stwórz lub zaktualizuj drzewo komunikacji: numery telefonów, kanały awaryjne. Sprawdź, czy dokumenty są dostępne w chmurze i czy więcej niż jedna osoba ma do nich dostęp. Zadbaj o regularne kopie zapasowe danych. I zaplanuj datę, kiedy siadacie razem i robicie pierwszą wersję planu kryzysowego – nawet prostą, niedoskonałą.

Organizacje, które budują odporność, nie robią tego z powodu pesymizmu, ale dlatego, że zależy im na trwałości swojej misji. Bo osoby, które wspierają, zasługują na to, żeby organizacja była w stanie działać niezależnie od tego, co przyniesie jutrzejszy dzień.

A jutrzejszy dzień, jak dobrze wiemy, potrafi zaskoczyć.

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy!