Publicystyka - ngo.pl

Zanim zaczniecie budować system, warto zrozumieć, czym jest wiedza. Istnieją dwa główne typy wiedzy w organizacji. 

• Wiedza jawna to wszystko, co już jest zapisane i można łatwo udostępnić innym, to procedura jak rozliczać projekt, szablon umowy z wolontariuszem, raport z ubiegłorocznych działań, lista kontaktów do mediów, ale również dokumenty, prezentacje, instrukcje krok po kroku, budżety projektów, notatki ze spotkań. Tę wiedzę możecie skopiować, przesłać e-mailem, umieścić na dysku. Jest otwarta dla każdej osoby z zespołu, która ma do niej dostęp niezależnie od tego, czy jest w biurze o trzeciej po południu, czy pracuje zdalnie w niedzielny wieczór.
• Wiedza ukryta natomiast znajduje się w głowach pracowników, to ich doświadczenia, umiejętności zdobyte podczas szkoleń, projektów, wiedza z przeczytanych książek czy rozwijanych zainteresowań. Doświadczenie Ani, która wie, jak negocjować z trudnym partnerem, choć nigdy nie zapisała tego procesu krok po kroku. Umiejętność prowadzenia warsztatów online przez Bartka, który wie, kiedy zrobić przerwę, jak radzić sobie z ciszą, jak angażować pasywnych uczestników. Pamięć Karoliny o tym, dlaczego trzy lata temu zdecydowaliście się zmienić strategię i jakie błędy popełniliście wcześniej. To intuicja mówiąca „to zadziała” albo ‚tu coś nie gra”. To też zbiorowa mądrość „Spotkania planujemy na czwartki, bo wtedy jest największa frekwencja” albo „Z tym darczyńcą najlepiej komunikować się e-mailem, nie telefonicznie”.

Problem polega na tym, że wiedzę ukrytą trudno przekazać. Nie można jej skopiować na dysk. Znika, gdy osoba jest nieobecna lub odchodzi z organizacji. Nie jest dostępna dla nowych pracowników, chyba że ktoś poświęci czas, żeby ich nauczyć.

Każda organizacja ma ogromne zasoby obu rodzajów wiedzy. Jednak często wiedza jawna jest rozproszona i nieuporządkowana, a wiedza ukryta pozostaje zamknięta w głowach poszczególnych osób. I właśnie po to buduje się system zarządzania wiedzą, żeby uporządkować tę pierwszą i przekształcić jak najwięcej z tej drugiej w dostępną dla wszystkich.

System zarządzania wiedzą ma chronić Was przed utratą wiedzy, skracać czas szukania dokumentów, ułatwiać podejmowanie decyzji i sprawiać, że współpraca staje się płynniejsza, bo wszyscy mają dostęp do tych samych, aktualnych informacji. Jeśli od początku jasno nazwiecie problemy, które ma rozwiązać, dużo łatwiej będzie go później zaprojektować i wdrożyć.

Na początku zróbcie mapę tego, co już macie. W większości NGO wiedza jest rozproszona między e-mailami, czatami, dyskami prywatnymi i chmurą. Przyda się też prosta mapa kompetencji zespołu, czyli informacja kto, za co odpowiada i w czym jest ekspertką/ekspertem. Taka mapa działa jak skrót w sytuacjach awaryjnych, ale też przyspiesza onboarding, bo nowa osoba od razu widzi, do kogo iść po wiedzę. Gdy spiszecie zasoby i rodzaje dokumentów, łatwiej będzie ułożyć logiczne kategorie treści, które później staną się szkieletem całego systemu.

W procesie projektowania systemu zarządzania wiedzą przyda Wam się formatka: Analiza potrzeb i możliwości organizacji w zakresie zarządzania wiedzą

Dobra wiadomość jest taka, że nie musicie inwestować w drogie, skomplikowane systemy. Często wystarczy lepiej zorganizować narzędzia, których już używacie. Może to być dysk Google, Microsoft SharePoint, aplikacja do notatek typu Notion lub Obsidian.

Wybierając narzędzie, kierujcie się kilkoma kryteriami. Musi być łatwe w użyciu, jeśli system będzie skomplikowany, nikt z niego nie będzie korzystał. Powinno umożliwiać kontrolę dostępu, jeśli przechowujecie informacje poufne. Dobrze, gdyby oferowało możliwość łatwego wyszukiwania treści oraz zdalnego dostępu, szczególnie jeśli wasz zespół pracuje hybrydowo. Przydatna jest także funkcja zbierania informacji zwrotnej od użytkowników, dzięki czemu będziecie mogli system ulepszać.

Najważniejsze jednak, aby wybrać rozwiązanie, które jest dopasowane do waszych potrzeb i możliwości. Nie kopiujcie bezmyślnie rozwiązań z dużych organizacji. Zacznijcie od czegoś prostego, co możecie z czasem rozwijać. Czasem wystarczy dobrze uporządkowana struktura katalogów na dysku w chmurze, żeby znacząco poprawić dostęp do wiedzy.

Klucz do sukcesu to logiczna, przejrzysta struktura katalogów. Traktujcie foldery jak szufladki, których zadaniem jest porządkowanie informacji. Struktura powinna odpowiadać sposobowi pracy waszej organizacji. Na przykład możecie stworzyć główne foldery:

• Dane organizacyjne,
• Projekty,
• Komunikacja i promocja,
• Onboarding,
• Wolontariat,
• Fundraising,
• Baza wiedzy. 

W folderze każdego projektu mogą się znaleźć podfoldery:

• zarządzanie projektem,
• dokumenty formalne,
• spotkania,
• materiały edukacyjne,
• promocja,
• ewaluacja,
• inspiracje.

W głównym folderze umieśćcie instrukcję, czyli punkt startowy, który opisuje, co gdzie można znaleźć. Każda nowa osoba, nawet niezaznajomiona ze strukturą, powinna móc szybko zorientować się, w którym miejscu szukać potrzebnych informacji.

System zarządzania wiedzą to nie projekt z początkiem i końcem. To żywy organizm, który wymaga regularnej opieki. Kluczowe jest budowanie w organizacji kultury ciągłego uczenia się i dzielenia się wiedzą. Pracownicy muszą czuć, że mają czas i przestrzeń na poszerzanie kompetencji, dzielenie się tym, czego się nauczyli, dokumentowanie swoich doświadczeń. To nie może być zadanie dodatkowe, wykonywane po godzinach, to część normalnej pracy.

Zapraszamy do kursu, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez cały proces i pomoże zmienić myślenie o wiedzy w organizacji. 

Podczas kursu: 

• dowiesz się, jak krok po kroku zbudować system zarządzania wiedzą w twojej organizacji;
• przekonasz się, jak może usprawnić waszą codzienną pracę i jak może pomóc wam się rozwijać;
• odkryjesz jak dobrze projektować materiały do systemu zarządzania wiedzą i budować kulturę uczenia się w organizacji.

System zarządzania wiedzą to nie luksus dostępny tylko dla dużych korporacji. To praktyczne narzędzie, które może znacząco ułatwić pracę każdej organizacji pozarządowej. Nie wymaga ogromnego budżetu ani skomplikowanych rozwiązań technicznych. Wymaga natomiast dobrego przygotowania, zaangażowania zespołu i konsekwentnego dbania o jakość i aktualność treści.

Zacznijcie od zrozumienia waszych potrzeb. Zmapujcie wiedzę, którą już macie. Wybierzcie proste, dopasowane do was narzędzie. Podzielcie pracę nad treściami w zespole. Budujcie kulturę uczenia się i dzielenia wiedzą. Regularnie ewaluujcie i ulepszajcie system. A przede wszystkim pamiętajcie, że celem nie jest perfekcyjny system, ale system użyteczny, z którego ludzie chętnie korzystają, bo naprawdę ułatwia im życie.

Dobrze zorganizowana wiedza to fundament skutecznej organizacji. To inwestycja, która zwraca się wielokrotnie w zaoszczędzonym czasie, lepszych decyzjach, sprawniejszej współpracy i większym wpływie waszych działań. Warto w nią zainwestować.

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy!