Publicystyka - ngo.pl

• Budżet powinien zawierać wszystkie potencjalne koszty związane z planowanymi zmianami. Najpopularniejszym błędem jest branie pod uwagę jedynie cen sprzętu i oprogramowania – podczas gdy dobrą praktyką jest założenie, że około 70% kosztów związanych z technologiami przeznaczyć należy na wsparcie techniczne i szkolenia zespołu, a jedynie 30% na zakup wszystkiego, co potrzebne.
   
• Trzeba upewnić się, że w budżecie zawarte zostały zadania przydzielone pracownikom i czas na nie przeznaczony.
   
• Budżet powinien obejmować cykl kilku lat. Technologie mają określony cykl życia, zaplanowanie związanych z tym wydatków pozwoli uniknąć przykrych niespodzianek – również finansowych.

W wersji „minimum” powinny znaleźć się w nim:

Z większością rzeczy, za które płaci się z góry, związane są jakieś dodatkowe koszty. Tak samo jest z technologią. Podczas planowania wydatków z nią związanych, należy rozważyć całkowity koszt posiadania zasobów – czyli total cost of ownership (TCO).

Cena komputera widoczna w katalogu sprzedawcy nie reprezentuje więc wszystkich wydatków, jakie trzeba będzie ponieść, decydując się na jego zakup. Pośrednie koszty związane są też z instalacjami, utrzymaniem go w dobrej kondycji, przeszkoleniem pracowników, wsparciem technicznym, ewentualnymi naprawami itp.

Co więc wchodzi w skład TCO?

• Praca zespołu. Jak dużo czasu ludzie organizacji spędzą na obsłudze i konserwacji wprowadzonych rozwiązań?
   
• Dodatkowe opłaty. Czy dystrybutor sprzętu lub oprogramowania wymaga jakichś dodatkowych opłat za użytkowanie, licencje itp.?
   
• Szkolenia użytkowników. Zawsze, kiedy zmienia się narzędzie wykonywania pracy, trzeba poświęcić trochę czasu na zaznajomienie z nim jego użytkowników.
   
• Koszty połączenia z internetem. Czy będzie potrzebne szybsze i droższe łącze, niż dotychczas?
   
• Koszty infrastrukturalne. Czyli utrzymanie odpowiedniej dla zakupionego sprzętu temperatury i wilgotności, koszt energii elektrycznej itd.
   
• Koszty związane ze sprzętem. Czy wprowadzane rozwiązanie lub oprogramowanie potrzebuje dodatkowego sprzętu?
   
• Wymiana technologii. Jak długo potrwa wymiana sprzętu i oprogramowania? Jakie są związane z nią koszty?
   
• Dodatkowe zasoby. To wszystkie inne rzeczy, potrzebne do pracy urządzeń, jak na przykład papier, tusz i toner dla drukarki.

Bardziej przyjemną kategorią dotyczącą finansów jest return of investment (ROI), czyli zwrot inwestycji. Wprowadzenie nowych rozwiązań technologicznych spowoduje, że praca zespołu będzie bardziej efektywna. Warto pomyśleć, na czym organizacja zyska, decydując się na zainwestowanie czasu i pieniędzy w nowe technologie. Oto, co można wziąć przy tym pod uwagę:

• Lepsza praca na rzecz innych. Ciężko zmierzyć wpływ, jaki nowa technologia będzie miała na usługi świadczone przez organizację. Mimo tego, to niewątpliwie najważniejsza zmiana.
   
• Produktywność. Jest duża szansa, że zespół organizacji będzie w stanie szybciej i lepiej wykonywać powierzone mu zadania. To dlatego, że można będzie uniknąć wielu niepotrzebnych działań – łatwo będzie je zautomatyzować. Dzięki temu pracownicy będą mogli skupić się na kreatywnych i wymagających zaangażowania działaniach. Poza tym, często przestarzały sprzęt spowalnia pracę – zaktualizowanie oprogramowania czy wymiana urządzeń może znacznie przyspieszyć jego pracę.
   
• Wsparcie techniczne. Zazwyczaj nowsze rozwiązania są bardziej niezawodne i przyjazne użytkownikowi. Dzięki temu pracownicy będą spędzać mniej czasu na rozwiązywaniu problemów technicznych – bo będzie ich po prostu znacznie mniej.
   
• Szkolenia użytkowników. Łatwiejsze w obsłudze oprogramowanie zmniejsza czas, jaki trzeba poświęcić na szkolenie nowych pracowników – szybciej można opanować pracę z jego pomocą.

To wszystko niekoniecznie wiąże się ze zwrotem zainwestowanych w nowy sprzęt pieniędzy z perspektywy budżetowej. Jednak warto pamiętać, że nowe rozwiązania technologiczne poza tym, że pożerają nieco funduszy, znacznie usprawniają pracę i dodają sporo wartości do codziennych działań organizacji.