Publicystyka - ngo.pl

Każde z tych narzędzi było sensowną decyzją w momencie zakupu. Razem tworzą coś, co branżowo nazywa się chaosem technologicznym. To coś kosztuje organizację znacznie więcej niż suma abonamentów.

Zmiana cyfrowa nie polega na dodaniu kolejnego narzędzia. Polega na tym, żeby technologia, którą już masz lub planujesz wdrożyć, działała jako spójny system, a nie jako zbiór niezależnych aplikacji, które nie rozmawiają ze sobą i wymagają ręcznego przepisywania danych między sobą.

W tym artykule pokazujemy, jak zrobić ten przegląd krok po kroku: od audytu tego, co już masz, przez mapę realnych potrzeb, aż po wybór narzędzi, które faktycznie ze sobą współpracują.

To nie jest kwestia złych decyzji. To naturalny efekt sposobu, w jaki organizacje rosną i reagują na bieżące potrzeby.

Narzędzie kupowane jest zazwyczaj w odpowiedzi na konkretny problem: „nie mamy jak zbierać zapisów”, „nie ogarniamy maili do darczyńców”, „grant wymaga raportowania w innym formacie”. Każda decyzja z osobna jest racjonalna. Problem pojawia się, kiedy tych decyzji nazbiera się kilkanaście, a każda żyje własnym życiem.

Do tego dochodzi kilka mechanizmów, które utrwalają chaos:

• Nikt nie ma pełnego obrazu tego, co jest w organizacji: każdy dział wie o swoich narzędziach, ale nikt nie widzi całości.
• Wiedza o narzędziach jest w głowach konkretnych osób: gdy ta osoba odchodzi, nikt nie wie, jak coś działa ani ile kosztuje.
• Darmowe wersje wciągają, a potem okazuje się, że prawdziwe funkcje są płatne… i tak nazbiera się kilka połowicznych subskrypcji.
• Nowe narzędzia są wdrażane bez decyzji o tym, co z nich wynika dla reszty systemu. Duplikują się funkcje, dane są w kilku miejscach naraz.

Etap niepomijalny, o którym przypominamy do bólu. Nie zaczynamy zmian od nowych zakupów, ale od inwentaryzacji. Bez pełnego obrazu tego, co już istnieje w organizacji, ryzykujesz dokupienie kolejnej warstwy chaosu zamiast jego uproszczenia.

Audyt stacku technologicznego (zestaw narzędzi) nie musi być skomplikowany. Wystarczy prosta tabela, która zbiera odpowiedzi na kilka podstawowych pytań dla każdego narzędzia, z którego korzysta organizacja.

Szablon do audytu, wypełnij dla każdego narzędzia w organizacji:

Wskazówki do audytu:

• Zbierz informacje od całego zespołu, nie tylko od „osoby od IT”. Wolontariusze i koordynatorzy często używają narzędzi, o których inni mogą nie wiedzieć.
• Uwzględnij narzędzia darmowe, bo one też zajmują czas i uwagę zespołu.
• Sprawdź, czy macie aktywne subskrypcje, z których nikt już nie korzysta.

To zdarza się częściej niż się wydaje.

Po audycie przychodzi czas na trudniejsze pytanie: czego organizacja naprawdę potrzebuje od technologii? Nie „jakich narzędzi nam brakuje”, ale „jakie procesy musimy wspierać i jakie dane muszą między nimi przepływać”?

Pomocne jest myślenie w kategoriach funkcji, a nie produktów. Większość organizacji pozarządowych potrzebuje wsparcia w kilku głównych obszarach:

Zapamiętaj! Jedna kategoria nie musi oznaczać jednego narzędzia. Ale jeden proces nie powinien wymagać więcej niż dwóch narzędzi, które nie są ze sobą połączone. Jeśli tak jest to sygnał do uproszczenia.

Największą wartością spójnego stacku technologicznego nie jest to, że każde narzędzie robi swoje. Wartość pojawia się wtedy, gdy dane przepływają między systemami bez ręcznej interwencji.

Załóżmy, że osoba zapisuje się na Twój program przez formularz online. Ta informacja powinna automatycznie trafić do bazy kontaktów, uruchomić powitalnego maila, dodać ją do grupy w systemie komunikacji. Dodatkowo, idealnie by było gdyby (po zakończeniu programu) zasiliła dane do raportu. Jeśli większość z tych kroków wymaga ręcznego kopiowania, coś w systemie nie działa.

Ćwiczenie: narysuj jeden przepływ danych w swojej organizacji

Wybierz jeden typowy proces w organizacji np. rejestrację uczestnika, onboarding wolontariusza albo przekazanie darowizny.

Odpowiedz na pytania:

1. Gdzie ta informacja trafia jako pierwsza?
2. Gdzie musi trafić dalej i w jakim czasie?
3. Ile kroków jest ręcznych?
4. Ile systemów jest zaangażowanych?

Jeśli odpowiedź na pytanie 3 brzmi „więcej niż dwa”, masz konkretny cel do automatyzacji w pierwszej kolejności.

Kiedy już wiesz, co masz i czego potrzebujesz, możesz podejść do decyzji zakupowej inaczej niż dotychczas. Kilka zasad, które pomagają uniknąć powrotu do chaosu:

Zacznij od ekosystemu, który już masz
Jeśli organizacja działa na Google Workspace, sprawdź najpierw, czy nie ma tam narzędzia, które rozwiązuje Twój problem. To samo dotyczy Microsoft 365. Narzędzia w ramach jednego ekosystemu integrują się znacznie łatwiej niż produkty różnych dostawców.

Zapytaj o integracje zanim zapytasz o cenę
Przed zakupem każdego nowego narzędzia sprawdź: czy łączy się z systemami, których już używasz? Przez natywną integrację czy przez pośrednika (np. Zapier, Make)? Im więcej ręcznych pomostów, tym wyższy ukryty koszt obsługi.

Sprawdź, czy istnieje wersja dla NGO
Wiele popularnych narzędzi oferuje bezpłatne lub o wiele tańsze plany dla organizacji pozarządowych, ale rzadko reklamuje to wprost. Warto sprawdzić katalog TechSoup przed zakupem standardowej subskrypcji albo zapytać bezpośrednio u producenta. Oszczędności potrafią być znaczące.

Pilotuj zanim wdrożysz
Przed wdrożeniem nowego narzędzia dla całego zespołu przetestuj je z jedną lub dwiema osobami przez 2-4 tygodnie. Koszt rezygnacji z niedziałającego rozwiązania rośnie wykładniczo wraz z liczbą użytkowników i ilością danych, które zdążyły tam trafić.

Ustal, kto jest właścicielem każdego narzędzia
Każde narzędzie w organizacji powinno mieć jedną osobę odpowiedzialną za jego działanie, aktualizację i koszty. Bez tego nikt nie wie, kto może podjąć decyzję o rezygnacji i płacicie za coś, z czego nikt już nie korzysta.

Rozwój cyfrowy NGO niestety nie ma daty końcowej. To ciągły proces dopasowywania technologii do rosnących potrzeb organizacji. Ale żeby ten proces działał, potrzebuje fundamentu. Właściwa kolejność wygląda tak:

• Najpierw procesy: zanim wdrożysz narzędzie, opisz proces, który ma wspierać. Narzędzie nałożone na nieuporządkowany proces tylko przyspiesza chaos.
• Potem ludzie, kto będzie używać narzędzia, jak zostanie przeszkolony, kto będzie właścicielem? Bez tego narzędzie umrze śmiercią naturalną po pierwszym miesiącu.
• Na końcu technologia, teraz możesz wybierać konkretne rozwiązanie, bo wiesz, co ma robić i dla kogo.

• Przeprowadź audyt stacku technologicznego: użyj szablonu z tego artykułu lub stwórz własny. Zajmie to jedno spotkanie zespołu.
• Policz, ile łącznie płacicie za narzędzia. Wynik zazwyczaj zaskakuje.
• Wybierz jeden proces w organizacji, który wymaga ręcznego przepisywania danych między systemami i traktuj go jako cel numer jeden do automatyzacji.
• Zanim kupisz cokolwiek nowego, sprawdź ofertę dla NGO (sprawdź w internecie, a jeśli brak informacji – pytaj bezpośrednio dostawców lub nas).
• Wyznacz właściciela każdego narzędzia w organizacji: jedną osobę, która wie, co to jest, po co jest i ile kosztuje.

Jeśli po tym artykule masz poczucie, że wiesz, co trzeba zrobić, ale nie wiesz jeszcze, jak to wszystko poukładać w spójny plan, to dobry moment, żeby sięgnąć po coś więcej niż listę kroków.

E-book „Plan adaptacji cyfrowej" to zestaw ćwiczeń, który przeprowadza organizację przez cały ten proces: od diagnozy potrzeb i wyboru priorytetów, przez planowanie wdrożeń, aż po monitorowanie efektów i pracę z zespołem w trakcie zmiany. Nie zakłada dużego budżetu ani działu IT. Zakłada natomiast, że transformacja cyfrowa ma sens tylko wtedy, gdy jest zakorzeniona w tym, jak naprawdę działa Twoja organizacja.