Publicystyka - ngo.pl

Kiedy szukacie wolontariuszy, zwykle myślicie o pomocy przy wydarzeniach, w biurze albo w kontakcie z odbiorcami. Warto do tej listy dopisać jeszcze jeden profil: osobę, która zna się na technologii. Nie macie informatyka na etacie i pewnie długo mieć nie będziecie, ale to nie znaczy, że musicie zostawać z każdym technicznym zadaniem sami.

Takich wolontariuszy trudniej znaleźć niż osób do pomocy przy stoisku. Ale się znajdują. To bywają specjaliści IT, którzy chcą zrobić coś pożytecznego poza pracą, ludzie z waszej sieci kontaktów, znajomi zarządu albo osoby z lokalnych firm. Coraz częściej działa też wolontariat kompetencyjny w firmach. Kiedy już rekrutujecie, dopiszcie wprost, że szukacie także pomocy technicznej. Sama jasna prośba potrafi taką osobę przyciągnąć.

I tu pojawia się drugie pytanie, o którym mało kto mówi. Kiedy taka osoba już się zgłosi, jak z nią pracować, żeby pomogła, a nie narobiła szkody? O tym przeczytasz w tym artykule.

Wbrew pozorom najczęstszy problem to nie zły wolontariusz. To brak zasad. Osoba, która chce pomóc i zna się na komputerach, potrafi w dobrej wierze usunąć folder, bo wyglądał na duplikat albo pozmieniać ustawienia, których potem nikt nie umie cofnąć. Szkoda jest przypadkowa, ale realna.

Drugi problem to hasła. Kiedy oddajecie wolontariuszowi login administratora, oddajecie klucze do całej organizacji osobie, która możliwe, że pomaga jednorazowo. Tracicie też ślad tego, kto co zmienił, bo wszystko dzieje się na jednym koncie.

Oba te problemy rozwiązują się nie dzięki temu, że znajdziecie idealnego wolontariusza, tylko dzięki temu, że wcześniej ustalicie kilka prostych reguł. To jest cała różnica między „boję się wpuścić kogokolwiek" a „mogę spokojnie przyjąć pomoc".

Zanim zaczniecie, wyznaczcie jedną osobę z organizacji, która prowadzi współpracę i podejmuje decyzje. Potem ustalcie z wolontariuszem cztery zasady. To dosłownie kilka zdań, które wysyłacie przed pierwszym spotkaniem.

Częsta obawa brzmi: skoro nie daję hasła, to czy muszę siedzieć obok przez całą pracę? Nie. Wystarczy, że na początku sesji to wy wpisujecie hasło i wpuszczacie wolontariusza do systemu. Dalej pracuje samodzielnie, nie widząc waszych haseł.

Dostęp da się przygotować na dwa proste sposoby. Możecie założyć wolontariuszowi osobne konto z ograniczonymi uprawnieniami, tylko do tego, czego potrzebuje. Albo pracować we wspólnej sesji, którą wy otwieracie swoim hasłem, a wolontariusz działa już w środku. W obu przypadkach klucze zostają u was.

Dobre zadanie dla wolontariusza jest ograniczone w czasie i nie wymaga dostępu do wrażliwych danych. Poniżej trzy typowe przykłady:

• Inwentaryzacja sprzętu i narzędzi: spisanie, co macie, ile to kosztuje i co wymaga wymiany. To czyste „usiądź i wypisz", idealne na pierwszy raz. Szczegóły w artykule o audycie stacku technologicznego.
• Włączenie logowania dwuskładnikowego dla kont zespołu: wolontariusz prowadzi zespół krok po kroku przez oficjalną instrukcję Microsoftu albo Google.
• Uporządkowanie struktury folderów i dostępów: kto do czego ma dostęp i gdzie co leży. To temat artykułu o właścicielach danych i przekazaniach. Uwaga: samo nadawanie uprawnień zostaje przy osobie prowadzącej, wolontariusz co najwyżej pomaga uporządkować.

Poniższe pytania pomagają sprawdzić, czy możecie zacząć bezpiecznie. Każde „nie" to jedna rzecz do ustalenia przed pierwszym spotkaniem.

Przewaga odpowiedzi „nie" nie znaczy, że nie wolno wam korzystać z pomocy. Znaczy, że macie krótką listę rzeczy do ustalenia, a każda z nich to kilka zadań, nie osobny projekt.

1. Wybierzcie jedno zadanie techniczne, które od dawna leży, a które da się zamknąć w kilka godzin.
2. Wyznaczcie jedną osobę z organizacji, która poprowadzi współpracę.
3. Spiszcie umowę na start, czyli cztery zasady z tego tekstu i wyślijcie ją wolontariuszowi przed spotkaniem.
4. Przygotujcie dostęp bez podawania hasła administratora: osobne konto z wąskimi uprawnieniami albo wspólna sesja, którą otwieracie sami.
5. Po zadaniu przejdźcie razem przez to, co zostało zrobione i zapiszcie, co dalej.

Warto więc, szukając wolontariuszy, poszukać też kogoś od technologii. To dobry obszar do oddania na zewnątrz, pod jednym warunkiem: że robicie to z zasadami, a nie na żywioł. Umowa na start powstaje raz, a potem używacie jej za każdym razem, gdy ktoś chce pomóc. Dzięki niej przestajecie tkwić w zadaniach, na które nie macie rąk, i możecie spokojnie przyjąć pomoc z zewnątrz. A czas, którego nie tracicie na technologię przerastającą waszą obsadę, wraca tam, gdzie jest najbardziej potrzebny: do rozmów z darczyńcami, wolontariuszami i ludźmi, dla których robicie to wszystko.