Publicystyka - ngo.pl

Jednocześnie odporność ma także swój codzienny, mniej widowiskowy wymiar. W realiach organizacji pozarządowych kryzys potrafi oznaczać odejście kluczowej osoby, chaos w dokumentach, nieuporządkowane dane czy brak dostępu do wiedzy, która jest rozsiana po wielu narzędziach. To właśnie ta praktyczna, organizacyjna odporność decyduje o tym, czy zespół jest w stanie działać stabilnie, reagować na zmiany i zachować ciągłość. W tym kontekście, technologia może ogrywać ogromną rolę.

Dlatego podczas naszego warsztatu postanowiliśmy skupić się właśnie na niej – na tym, jak narzędzia, procesy i cyfrowe nawyki mogą wspierać organizacje, o ile są wdrażane z namysłem i konsekwencją. Bo odporność technologiczna to nie kwestia aplikacji, ale dyscypliny, dzięki której technologia naprawdę zaczyna działać na rzecz misji.

W trzecim sektorze żyjemy w ciągłym biegu. Zawsze jest pilniejsza sprawa, zawsze ważniejszy wniosek, zawsze coś, co trzeba zrobić „na już”. W takim świecie technologia ląduje w szufladzie „przy okazji”. Jeśli uda się wcisnąć godzinę między jednym raportem a drugim, dobrze. Gdy się nie uda, trudno.

Tyle że żadne narzędzie, nawet najbardziej użyteczne, nie wdroży się w dwadzieścia minut. Nie da się zrobić zmiany, która ma wpływ na pracę całej organizacji, w wolnej chwili. Technologia jest obszarem pracy, a nie dodatkiem. Wymaga planu, czasu, decyzji i konsekwentnego działania.

Najtrudniejsze jest to, że efekty technologii są odroczone. Trudno położyć na szali czas, który można przeznaczyć na działania misyjne, i zamienić go na czas dla zaplecza. To decyzja wymagająca odwagi. A jednak, jeśli chcemy, żeby technologia zaczęła wspierać misję, a nie ją obciążać, musimy traktować ją jak projekt z prawdziwego zdarzenia.

W sektorze krąży wiele opowieści o technologii: że trzeba się unowocześnić, że warto iść za trendami, że inni wdrożyli dane rozwiązanie, więc my też powinniśmy. Tego typu narracje łatwo budują wrażenie, że sukces zależy głównie od wyboru właściwej aplikacji. Tymczasem cyfrowa zmiana nie zaczyna się od narzędzia, ale od prostych, choć mało efektownych pytań: co naprawdę nam przeszkadza, co już mamy, czego brakuje i dokąd chcemy dojść.

To nie jest najbardziej ekscytująca część pracy. Wymaga zatrzymania się i namysłu, analizy i pewnej dyscypliny w patrzeniu na organizację bez złudzeń, że wszystko da się rozwiązać jednym kliknięciem. Dopiero taki fundament pozwala ruszyć dalej.

Właśnie z tego powodu wiele organizacji wpada w technologiczny chaos. Nie przez brak kompetencji, lecz dlatego, że zaczynają od końca: od narzędzi, a nie od problemów, które mają rozwiązać.

Z tej perspektywy mówiliśmy o „Planie adaptacji cyfrowej”, e-booku, który stworzyliśmy w TechSoup w ramach jednego z programu Narodowego Instytutu Wolności (NOWEFIO). Nie jest to instrukcja obsługi narzędzi, lecz pomoc w zrobieniu pierwszego kroku: uporządkowaniu myślenia. Plan pomaga nazwać, co jest naprawdę pilne, co może chwilę poczekać, jakich funkcji potrzebujemy i jak ułożyć proces cyfrowej zmiany tak, by nie przeciążyć zespołu. Sam dokument niczego nie zmieni, jeśli nie zostanie włączony do codziennej praktyki. Tu wraca dyscyplina, bo tylko konsekwentne trzymanie się ustalonych priorytetów pozwala uporządkować działania.

Jest jeszcze jedna ważna korzyść. Dzięki planowi organizacje zyskują język, którego oczekują grantodawcy. Zamiast ogólnego „potrzebujemy narzędzi” pojawia się uzasadniona strategia: cele, potrzeby, etapy. To argument, który realnie działa.

Jednym z najczęściej powtarzających się problemów jest nadmiar narzędzi. Dostępność darmowych lub mocno zniżkowych aplikacji wygląda na idealną sytuację, dopóki nie zobaczymy, jak wygląda codzienna praca. W organizacji jedna osoba prowadzi projekty w jednym systemie, ktoś inny pracuje w drugim, kolejna osoba zapisuje pomysły w jeszcze innym, a dokumenty trafiają na kilka różnych dysków. Do tego dochodzą hasła zapisane w różnych miejscach i informacje porozrzucane po wielu kontach. Od strony technicznej wszystko „jest”, ale w praktyce nic nie działa razem.

Problem nie leży w samych narzędziach, lecz w tym, że nie tworzą wspólnej przestrzeni pracy. Nikt nie jest w stanie zorganizować spójnych procesów, jeśli każdy pracuje inaczej. W takich warunkach żadna aplikacja nie stanie się domem organizacji.

Konsekwencje widać coraz wyraźniej także w kontekście narzędzi wykorzystujących AI. Wiele programów potrafi dziś podpowiadać rozwiązania, streszczać dokumenty czy porządkować informacje, ale tylko wtedy, gdy mają dostęp do spójnych danych. Jeśli dokumenty są porozrzucane, zadania rozjeżdżają się po różnych kontach, a informacje przechowywane są w wielu przestrzeniach, sztuczna inteligencja nie ma z czego korzystać. Technologia może pomagać, lecz wymaga, by najpierw stworzyć jeden, uporządkowany kontekst pracy. A to także kwestia dyscypliny.

Zdarza się też, że nawet najlepiej zaplanowana zmiana zatrzymuje się na progu instytucji, z którymi współpracujemy. Dobrym przykładem są e-podpisy i cyfrowy obieg dokumentów. Wiele organizacji jest na to gotowych: ma odpowiednie procedury i chce działać szybciej. Wystarczy jednak jeden urząd, by wrócić do papierowej rzeczywistości.

Najlepiej oddaje to anegdota, którą usłyszeliśmy podczas warsztatu. Jedna organizacja zapytała instytucję publiczną o możliwość złożenia dokumentów z podpisem elektronicznym. Odpowiedź była pozytywna. Jednak później okazało się, że i tak trzeba te dokumenty wydrukowanie i złożyć pieczątkę. Inna uczestniczka to skomentowała stwierdzeniem, że przez to ma więcej pracy z e-podpisem niż tym zwykłym, papierowym.

To wcale nie jest zabawne. Dopóki administracja publiczna nie przejdzie własnej cyfrowej transformacji, trzeci sektor będzie funkcjonował jednocześnie w dwóch światach: deklaratywnie cyfrowym i praktycznie papierowym. Warto jasno powiedzieć, że problem nie leży po stronie NGO, lecz w systemie, którego nie są w stanie samodzielnie zmienić. Cyfrowa gotowość organizacji często wymaga dużej determinacji i konsekwencji, nawet wtedy, gdy otoczenie tej gotowości nie wspiera.

W rozmowie o technologii nie może zabraknąć tematu bezpieczeństwa cyfrowego. To obszar, który powraca co roku na konferencjach, a mimo to rzadko przekłada się na konkretne działania. Magdalena Pienkowska (prowadząca warsztat, Head of TechSoup Polska) podsumowała to zdaniem, które od razu wywołało poruszenie: „Wszyscy znają zasady cyberbezpieczeństwa, ale niewiele osób je wdraża i stosuje”. Uśmiechy i kiwanie głowami były najlepszym potwierdzeniem tej tezy.

Wszyscy wiemy, że trzeba dbać o hasła, stosować uwierzytelnianie dwuskładnikowe i być ostrożnym w sieci. Jednak w świecie przepracowania i wielu priorytetów najłatwiej odłożyć na później właśnie te działania, które nie przynoszą natychmiastowego efektu. Polska należy do krajów najbardziej narażonych na cyberataki, a organizacje społeczne przechowują dane, które mogą być celem. To czyni dyscyplinę w aspekcie cyberbezpieczeństwa czymś absolutnie kluczowym.

Nie chodzi tu o zaawansowane rozwiązania. Chodzi o codzienne, drobne, proste nawyki: aktualizacje, ostrożność, weryfikację, regularność. To one decydują o bezpieczeństwie. Problem w tym, że cyberbezpieczeństwo daje o sobie znać dopiero wtedy, gdy wydarzy się incydent. A wtedy na budowanie dyscypliny jest już za późno.

Jeżeli z naszego warsztatu płynie jeden najważniejszy wniosek, to ten, że technologia sama w sobie nie jest problemem. Wyzwaniem jest brak czasu, przestrzeni mentalnej i konsekwentności, by nadać jej spójny kierunek. Organizacje chcą pracować nowocześnie. Chcą uporządkować narzędzia, usprawnić procesy, zadbać o bezpieczeństwo i stabilność działania. Jednak bez dyscypliny, zarówno w planowaniu, jak i w zabezpieczaniu codziennej pracy, technologia pozostanie tylko kolejną warstwą obciążenia, zamiast stać się wsparciem dla misji.

Konferencja NIW była poświęcona odporności społecznej. Nasz warsztat dopowiedział do tej dyskusji coś bardzo istotnego: odporność organizacji zależy także od spójności technologicznej. Ta nie pojawia się sama. Trzeba ją świadomie zaplanować, wdrożyć krok po kroku, a potem utrzymywać w ryzach.

To proces powolny i niewdzięczny, bardziej oparty na codziennej konsekwencji niż na szybkim efekcie. Ale właśnie dlatego jest tak potrzebny. To kierunek wymagający cierpliwości i porządku, lecz tylko on prowadzi do trwałej odporności technologicznej. A właśnie jej sektor potrzebuje dziś najbardziej.

Artykuł napisany na podstawie przemyśleć i dyskusji podczas warsztatu o nowych technologiach przeprowadzony na konferencji przez TechSoup Polska.

TechSoup Polska to program wsparcia w rozwoju cyfrowym dla organizacji pozarządowych. Dowiedz się więcej o naszej działalności.