Publicystyka - ngo.pl

Trudno wskazać konkretny proces, gdy Twoja praca składa się z setek drobnych, zazębiających się czynności. Granty, komunikacja, wydarzenia, arkusze… wszystko zlewa się w jedno. W efekcie automatyzacja pozostaje abstrakcyjną ideą zamiast realnym ułatwieniem życia.

Szukamy pomysłów na fajerwerki, ale jak zauważa wielu praktyków automatyzacji, najbardziej przydatne automatyzacje są często po prostu nudne. Najczęściej są to bardzo proste rzeczy:

• Przesłanie danych z formularza do CRM/Excela;
• Automatyczne tagowanie nowych kontaktów lub darczyńców;
• Powiadomienie o nowym zgłoszeniu wolontariusza;
• Powitanie nowego darczyńcy albo podziękowanie po roku wspierania.

Zasada jest prosta: Jeśli wykonujesz tę samą serię kliknięć kilka razy w tygodniu, właśnie znalazłaś idealnego kandydata do automatyzacji. Jednak na ogół zapominamy o tych zadaniach. Często ich nie zauważamy, bo nie obserwujemy swojej pracy wystarczająco dokładnie.

Zanim zaczniesz szukać drogiego oprogramowania, przez tydzień lub dwa pobaw się w obserwatora i zapisuj co robisz. Kluczem jest precyzja, bo najpierw musisz znaleźć powtarzalny proces. Zamiast pisać: „Zajmowałam się ewaluacją”, rozbij to na czynniki pierwsze:

• Przenosiłam odpowiedzi z Microsoft Forms do Excela;
• Przekopiowałam pomysły na usprawnienia w kolejne miejsce;
• Sprawdziłam, kto z darczyńców w tym miesiącu wpłaca już od roku i wysłałam roczne podziękowania;
• Wysyłałam maila z podziękowaniem do każdego, kto wypełnił ankietę.

Po tygodniu czy dwóch możesz przejść do kolejnego etapu, czyli…:

Przejrzyj swoją listę i zadaj sobie 5 pytań:

1. Jakie zadania się powtarzają?
2. Które polegają na przenoszeniu danych między narzędziami?
3. Które zaczyna się od konkretnego zdarzenia (np. ktoś wypełnił formularz)?
4. Które mają wydarzyć się w określonym czasie?
5. Czy błędy (np. literówki przy przepisywaniu) są tu dużym problemem?
6. W których zadaniach mogę wprowadzić stały proces?

Jeśli masz min. 3 razy „TAK” – masz zwycięzcę.

Warto też pamiętać o jednej rzeczy. Małe automatyzacje rzadko sprawią, że nagle odzyskasz połowę czasu pracy. Ich prawdziwa wartość polega na czymś innym. Zdejmują z listy zadań te najbardziej powtarzalne, mechaniczne i często irytujące czynności.

Dopiero teraz wchodzimy w technologię.

Wewnątrz ekosystemu: Sprawdź, co oferuje Twój Microsoft 365 (Power Automate), Google Workspace, Notion czy Asana (czy inne). Jeśli potrzebujesz przenieść dane między systemami (np. z Notion do Asany) sprawdź, czy są dostępne bezpośrednie integracje 

Łączniki: Jeśli chcesz, by aplikacja A „rozmawiała” z aplikacją B, skorzystaj z Zapiera lub Make. Są to narzędzia typu „no-code”/”low-code” które nie wymagają umiejętności programowania.

Jeśli chcesz spróbować tego podejścia w praktyce, możesz zacząć od bardzo prostego planu.

Tydzień 1: Zapisuj swoją pracę i zaznaczaj zadania, które wydają się powtarzalne.

Tydzień 2: Wybierz jedno z tych zadań i spróbuj dokładnie rozpisać proces. Możesz zrobić to na kartce papieru albo w narzędziu takim jak Miro.

Następnie spróbuj zbudować prostą automatyzację w narzędziu, z którego już korzystasz. Przetestuj ją, sprawdź, czy działa poprawnie i dopiero wtedy włącz ją na stałe.

A kiedy zadziała pierwszy raz bez Twojego udziału, koniecznie to uczcij. Bo właśnie wtedy zaczyna się prawdziwa przygoda z automatyzacją.

Jeśli zastanawiasz się, jak taka automatyzacja wygląda w praktyce, opisaliśmy jeden z naszych procesów w osobnym artykule. Pokazujemy tam, jak w programie Meet & Code zautomatyzowaliśmy przygotowywanie i obsługę umów, które wcześniej wymagały wielu powtarzalnych działań. 

➡️Przeczytaj, jak to zrobiliśmy

Sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021-2030.