Publicystyka - ngo.pl

Przez sześć tygodni uczestniczące organizacje spotykały się z nami co tydzień, robiły prace domowe i wspólnie wypracowywały swój plan na technologię. Spotkania nie były czystym wykładem, ale przestrzenią na wymianę wiedzy, doświadczeń i problemów. Każde spotkanie miało swój cel: raz była to diagnoza stanu obecnego, po decyzję, jakie są cele i priorytety, kończąc na decyzji o narzędziach i dalszych krokach, a także podpowiedziach, gdzie szukać finansowania. A to wszystko pod okiem naszych ekspertek: Magdaleny Pieńkowskiej i Zuzanny Falęckiej.

To ważne, bo zmiany, o których za chwilę przeczytasz, nie były przypadkowe. Przejście na SharePoint, decyzja o szkoleniu z cyberbezpieczeństwa czy uporządkowanie struktury dokumentów nie zaczęły się od wyboru narzędzia. Zaczęły się od wspólnej diagnozy i nazwania problemów, które wcześniej były tylko codziennym „tak już mamy”.

Na początku pracy zespół Naszej Szkoły przyjrzał się swojej codzienności. Nie trzeba było „głęboko” wchodzić, by zauważyć główne problemy:

• Jeśli ktoś potrzebował dostępu do dokumentu, pani Sylwia musiała znaleźć odpowiedni segregator, wyszukać w nim dokument papierowy, udostępnić go, a później znowu schować.
• Inni nauczyciele opóźniali dostarczanie ważnych dokumentów, takich jak listy obecności i trzeba było im o tym wielokrotnie przypominać.

Te sytuacje miały wspólny mianownik. Po uporządkowaniu diagnozy zespół nazwał je już bardziej precyzyjnie jako:

• brak zdalnego dostępu do dokumentów i zasobów organizacji,
• brak spójnej struktury przechowywania plików,
• rozproszony obieg informacji,
• uzależnienie dostępu do wiedzy od pojedynczych osób.

Kierunek był naturalny. Organizacja już korzystała z narzędzi Microsoft, dlatego zdecydowano się uporządkować pracę w oparciu o SharePoint jako wspólne repozytorium dokumentów.

W praktyce oznaczało to:

• ustalenie kategorii folderów zgodnych z rzeczywistą pracą organizacji,
• wyznaczenie osób odpowiedzialnych za porządkowanie i aktualizowanie zasobów,
• wprowadzenie krótkich instruktaży podczas regularnych spotkań zespołu, aby każdy wiedział, jak pracować w nowym systemie.

Małe kroki, realizowane konsekwentnie, przyniosły dużą zmianę:

• każdy ma dziś dostęp do potrzebnych dokumentów,
• nauczyciele szybciej uzupełniają dokumentację, bo wystarczy kilka kliknięć,
• dokumenty nie krążą już mailem,
• dostęp do wiedzy nie zależy od jednej osoby.

W Fundacji Nasza Bajka punktem wyjścia nie był jeden konkretny problem, ale poczucie chaosu. Zespół realizował wiele działań równolegle, korzystał z różnych narzędzi i reagował na bieżące potrzeby, jednak brakowało wspólnego planu.

W praktyce oznaczało to:

• różny poziom wiedzy cyfrowej w zespole,
• brak jasnych zasad reagowania na zagrożenia,
• działania technologiczne podejmowane intuicyjnie,
• trudność w określeniu, od czego właściwie zacząć zmianę.

Po uporządkowaniu diagnozy wyraźnie wybrzmiały dwa kluczowe obszary:

• brak spójnej mapy działań cyfrowych w organizacji,
• niska świadomość zagrożeń z zakresu cyberbezpieczeństwa.

Co organizacja potrzebowała? Planu, który łączył kilka aspektów i pomaga przepracować co jest priorytetem, a co nie, za co zabrać się w pierwszej kolejności. Organizacja weryfikowała nie tylko na co ma czas i za co mogą się zabrać, biorąc pod uwagę harmonogram, ale także: na co ma środki finansowe, a na co ma zdobyć.

Po zakończeniu prac nad planem fundacja zaczęła wprowadzać zmiany. Część działań została odłożona w czasie, inne ruszyły od razu. Jednym z pierwszych kroków było wzmocnienie cyberbezpieczeństwa: zespół przeszedł szkolenie oraz wziął udział w symulowanym teście phishingowym, który pokazał, jak łatwo o błąd i jak potrzebne są jasne zasady reagowania.

Najważniejsze jest jednak to, że dziś Nasza Bajka zna swój kierunek rozwoju i świadomie decyduje, nad czym pracować w kolejnych etapach.

Wspólne spotkania sprawiły, że organizacje nie działały w izolacji. Słyszały o wyzwaniach innych, porównywały swoje sytuacje i odkrywały, że wiele problemów jest wspólnych. To zmniejszało wstyd i poczucie, że „tylko u nas jest bałagan”.

Co ważne, mentoring był zbudowana w oparciu o tę samą strukturę, którą dziś możesz przejść samodzielnie, korzystając z ebooka „Plan adaptacji cyfrowej NGO”. To ta sama logika pracy: diagnoza, określenie priorytetów, zaplanowanie działań, wdrożenie i monitorowanie i dalsza praca.

Historie Sylwii i Małgorzaty to nie tylko opis procesu, ale realne doświadczenia liderek, które przeszły przez tę zmianę. W przygotowanym wideo opowiadają, co było dla nich najtrudniejsze, co okazało się przełomowe i jakie efekty widzą dziś w swojej organizacji.

Obejrzyj rozmowę i zobacz, jak Plan Adaptacji Cyfrowej przełożył się na konkretne decyzje i realne zmiany.

Obie organizacje działały w różnych obszarach i zaczynały z innego poziomu, ale ich doświadczenia pokazują kilka wspólnych zasad.

1. Po pierwsze, technologia powinna odpowiadać na realny problem. W przypadku „Naszej Szkoły” był to brak wspólnego systemu plików i trudności w udostępnianiu dokumentów. W Fundacji Nasza Bajka była to potrzeba uporządkowania procesu zmian i zwiększenia bezpieczeństwa zespołu.
2. Po drugie, plan nie ogranicza elastyczności, lecz ją wspiera. Kiedy organizacja ma spisane priorytety i etapy działania, łatwiej podejmować decyzje i reagować na zmieniające się okoliczności.

Jeśli zastanawiasz się, czy taki proces ma sens u Ciebie, zacznij dokładnie od tego samego miejsca, od którego zaczęły te organizacje: od diagnozy.

Możesz przejść przez uproszczoną wersję tej ścieżki samodzielnie, korzystając z bezpłatnego ebooka „Plan adaptacji cyfrowej NGO”. To dokładnie ta sama struktura pracy, którą realizowały organizacje w kohorcie.

Realizację materiału sfinansowano przez Komitet do Spraw Pożytku Publicznego w ramach Rządowego Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich na lata 2018–2030 PROO.