Procedura konkursowa realizacji zadań publicznych w trybie otwartych konkursów ofert
„Procedura konkursowa” to potocznie przyjęta nazwa zarządzenia Prezydenta m.st. Warszawy z 29 października 2024 r., w której opisane są kolejne etapy procesu ogłaszania, przeprowadzania i rozstrzygania konkursów dotacyjnych (otwartych konkursów ofert) – na poziomie wydziałów dzielnicowych i ogólnomiejskich biur. Procedura wprowadza kilka ułatwień w ubieganiu się o dotacje i rozliczaniu ich.
1. Możliwość samodzielnego decydowania o tym, czy będziemy realizować zadanie w formie powierzenia czy wsparcia
Taką możliwość daje przyjęty w Warszawie wzór ogłoszenia konkursowego. Korzyścią dla organizacji jest tu możliwość dopasowania wkładu własnego do możliwości organizacyjnych i zasobów finansowych. Nie ma już potrzeby rozpatrywania udziału w konkursie pod kątem, czy nas stać na wniesienie wkładu.
Przypomnijmy: wsparcie realizacji zadania publicznego polega na tym, że urząd i organizacja współfinansują projekt. Powierzenie zaś jest w pełni finansowane przez urząd. Oznacza to, że ze wsparciem mamy do czynienia tylko wtedy, gdy organizacja wnosi do projektu wkład finansowy (może oprócz tego zadeklarować także wkład osobowy i rzeczowy). Natomiast, jeśli wnosi tylko wkład osobowy i/lub rzeczowy (bez finansowego) – będzie to powierzenie.
2. Wprowadzenie generatora wniosków – elektronicznego systemu aplikowania i rozliczania dotacji
Korzyścią dla organizacji jest:
- oszczędność czasu i efektywniejsza praca;
System na każdym etapie użytkowania wykonuje automatyczne czynności (np. zapis czy wyliczenia). Raz wprowadzone do systemu i zweryfikowane dane są zapisywane oraz wykorzystywane do automatycznego wypełniania formularzy wniosków i sprawozdań. W czasie gdy system czuwa nad techniczną częścią oferty i sprawozdania można zająć się pracą merytoryczną.
- łatwość aplikowania i sprawozdawania się;
Generator jest prosty i intuicyjny w obsłudze. Dostęp do niego jest możliwy z każdego komputera z dostępem do Internetu, niezależnie od czasu i miejsca. Dzięki temu możliwa jest zdalna praca w systemie.
- eliminacja błędów formalnych;
- zawsze aktualne formularze bez konieczności samodzielnego sprawdzania;
- możliwość łatwego sprawdzenia aktualnych konkursów ogłoszonych i realizowanych w m.st. Warszawa.
3. Uproszczone wymagania w ocenie formalnej ofert, które są m.in. konsekwencją wprowadzenia generatora wniosków i zautomatyzowania wielu czynności przy tworzeniu ofert
Korzyścią dla organizacji jest takie uproszczenie oceny formalnej, że większość organizacji przechodzi ją bez żadnego problemu.
Obecnie ocena formalna ofert zawiera ocenę następujących elementów:
- oferta realizacji zadania publicznego została złożona w Generatorze Wniosków w terminie określonym w ogłoszeniu konkursowym: Tak/Nie;
- oferta spełnia wymogi określone w ogłoszeniu konkursowym dotyczące dopuszczającej liczby złożonych ofert przez jedną organizację. Pod uwagę brana jest kolejność ofert złożonych w Generatorze Wniosków: Tak/Nie;
- oferent jest organizacją pozarządową lub innym podmiotem, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. / Oferenci są organizacjami pozarządowymi lub innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie: Tak/Nie;
- oferta i obowiązkowe załączniki wypełnione zostały w języku polskim albo zostały przetłumaczone na język polski (wystarczające jest tłumaczenie zwykłe): Tak/Nie;
- Do oferty załączone zostały:
a. w przypadku, gdy oferent nie podlega wpisowi w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz w ewidencjach prowadzonych przez Prezydenta m.st. Warszawy – kopia aktualnego wyciągu z innego rejestru lub ewidencji, ewentualnie inny dokument potwierdzający status prawny oferenta. Odpis musi być zgodny ze stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany: Tak/Nie/Nie dotyczy; b. kopia umowy lub statutu spółki – w przypadku, gdy oferent jest spółką prawa handlowego, o której mowa w art. 3 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie: Tak/Nie/Nie dotyczy
Karta oceny formalnej jest załącznikiem do Wzoru ogłoszenia konkursowego.
4. Wprowadzenie protokołu oceny oferty lub indywidualnej karty oceny oferty – dokumentów do przeprowadzenia oceny merytorycznej
Zawierają one obowiązkowe punkty podlegające ocenie, wynikające z ustawy o pożytku publicznym i o wolontariacie, wymienione w art. 15 pkt 1:
- możliwość realizacji zadania publicznego przez organizację pozarządową lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3;
- przedstawioną kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania;
- jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których organizacja pozarządowa lub podmioty określone w art. 3 ust. 3 będą realizować zadanie publiczne;
- planowany przez organizację pozarządową lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego;
- planowany przez organizację pozarządową lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków;
- analizę i ocenę realizacji zleconych zadań publicznych w przypadku organizacji pozarządowej lub podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3, które w latach poprzednich realizowały zlecone zadania publiczne, biorąc pod uwagę rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków.
Warszawskim rozwiązaniem (dobrą praktyką) jest po pierwsze wprowadzenie rozszerzenia/uszczegółowienia obowiązkowych punktów i możliwość dostosowania ich do specyfiki konkursu. Po drugie, dostosowanie oceny punktowej do specyfiki konkursu. Najwyższa możliwa do osiągnięcia punktacja w ocenie merytorycznej to 100 pkt. Rozkład oceny punktowej nie jest ściśle przyporządkowany do poszczególnych kryteriów oceny. Korzyścią dla organizacji jest znajomość szczegółowych kryteriów oceny już w momencie ogłoszenia konkursu, karty są załącznikiem do ogłoszenia konkursowego oraz ocena merytoryczna oferty zgodna z wymaganiami konkursowymi.
Ogłoszenie konkursowe wraz z załącznikami: https://um.warszawa.pl/waw/ngo/-/procedura-konkursowa-2024-biura
CZYTAJ TAKŻE o procedurze konkursowej w Poradniku warszawa.ngo.pl >
5. Elastyczne przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów określonymi w kalkulacji przewidywanych kosztów w ofercie
Taką możliwość dają zapisy ramowego wzoru umowy przyjętego w Warszawie, będącego częścią procedury konkursowej. Sama możliwość dokonywania przesunięć zapisana została na poziomie Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24.10.2018r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań. W Warszawie mamy jednak jedno z najelastyczniejszych podejść do tej kwestii.
W czasie realizacji projektu możemy dokonywać zmian pomiędzy pozycjami w kosztorysie o 25 %, bez konieczności aneksowania umowy. Korzyść dla organizacji jest oczywista – możliwość elastycznego zarządzania budżetem projektu bez konieczności aneksowania umowy
Organizacja, realizując zadanie publiczne ze środków samorządu warszawskiego, może manewrować wydatkami w ramach budżetu przewidzianego na projekt. Możliwość taką dają zapisy wzoru umowy ramowej na realizację zadania publicznego, które mówią (par. 5), że jeśli wydatek wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego nie jest równy odpowiedniemu kosztowi określonemu w umowie, to uznaje się go za zgodny z umową wtedy, gdy nie nastąpiło zwiększenie tego wydatku o więcej niż 25 % w części dotyczącej przyznanej dotacji lub nastąpiło jego zmniejszenie w dowolnej wysokości.
Tekst jest fragmentem publikacji "Dobre praktyki współpracy finansowej miasta z NGO".
Publikacja ukazała się nakładem Stowarzyszenia Klon/Jawor.
Publikacja powstała w ramach Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych (SCWO) – bezpłatnego systemu wsparcia dla organizacji prowadzących działania na rzecz mieszkanek i mieszkańców Warszawy, współfinansowanego przez m.st. Warszawę.
Dodaj informację do portalu ngo.pl!
Czekamy na Twój artykuł, komentarz, wywiad czy relację. Dotrzyj ze swoją informacją do tysięcy osób, które czytają ngo.pl.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
-
●Dorota Setniewska, ngo.pl
-
●Anna Mucha, Stowarzyszenie MOST
-
●Anna Mucha, Stowarzyszenie MOST
-
●Iwona Danilewicz