Procedura konkursowa realizacji zadań publicznych w trybie otwartych konkursów ofert
„Procedura konkursowa” to potocznie przyjęta nazwa zarządzenia Prezydenta m.st. Warszawy z 29 października 2024 r., w której opisane są kolejne etapy procesu ogłaszania, przeprowadzania i rozstrzygania konkursów dotacyjnych (otwartych konkursów ofert) – na poziomie wydziałów dzielnicowych i ogólnomiejskich biur. Procedura wprowadza kilka ułatwień w ubieganiu się o dotacje i rozliczaniu ich.
1. Możliwość samodzielnego decydowania o tym, czy będziemy realizować zadanie w formie powierzenia czy wsparcia
Taką możliwość daje przyjęty w Warszawie wzór ogłoszenia konkursowego. Korzyścią dla organizacji jest tu możliwość dopasowania wkładu własnego do możliwości organizacyjnych i zasobów finansowych. Nie ma już potrzeby rozpatrywania udziału w konkursie pod kątem, czy nas stać na wniesienie wkładu.
Przypomnijmy: wsparcie realizacji zadania publicznego polega na tym, że urząd i organizacja współfinansują projekt. Powierzenie zaś jest w pełni finansowane przez urząd. Oznacza to, że ze wsparciem mamy do czynienia tylko wtedy, gdy organizacja wnosi do projektu wkład finansowy (może oprócz tego zadeklarować także wkład osobowy i rzeczowy). Natomiast, jeśli wnosi tylko wkład osobowy i/lub rzeczowy (bez finansowego) – będzie to powierzenie.
2. Wprowadzenie generatora wniosków – elektronicznego systemu aplikowania i rozliczania dotacji
Korzyścią dla organizacji jest:
- oszczędność czasu i efektywniejsza praca;
System na każdym etapie użytkowania wykonuje automatyczne czynności (np. zapis czy wyliczenia). Raz wprowadzone do systemu i zweryfikowane dane są zapisywane oraz wykorzystywane do automatycznego wypełniania formularzy wniosków i sprawozdań. W czasie gdy system czuwa nad techniczną częścią oferty i sprawozdania można zająć się pracą merytoryczną.
- łatwość aplikowania i sprawozdawania się;
Generator jest prosty i intuicyjny w obsłudze. Dostęp do niego jest możliwy z każdego komputera z dostępem do Internetu, niezależnie od czasu i miejsca. Dzięki temu możliwa jest zdalna praca w systemie.
- eliminacja błędów formalnych;
- zawsze aktualne formularze bez konieczności samodzielnego sprawdzania;
- możliwość łatwego sprawdzenia aktualnych konkursów ogłoszonych i realizowanych w m.st. Warszawa.
3. Uproszczone wymagania w ocenie formalnej ofert, które są m.in. konsekwencją wprowadzenia generatora wniosków i zautomatyzowania wielu czynności przy tworzeniu ofert
Korzyścią dla organizacji jest takie uproszczenie oceny formalnej, że większość organizacji przechodzi ją bez żadnego problemu.
Obecnie ocena formalna ofert zawiera ocenę następujących elementów:
- oferta realizacji zadania publicznego została złożona w Generatorze Wniosków w terminie określonym w ogłoszeniu konkursowym: Tak/Nie;
- oferta spełnia wymogi określone w ogłoszeniu konkursowym dotyczące dopuszczającej liczby złożonych ofert przez jedną organizację. Pod uwagę brana jest kolejność ofert złożonych w Generatorze Wniosków: Tak/Nie;
- oferent jest organizacją pozarządową lub innym podmiotem, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. / Oferenci są organizacjami pozarządowymi lub innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie: Tak/Nie;
- oferta i obowiązkowe załączniki wypełnione zostały w języku polskim albo zostały przetłumaczone na język polski (wystarczające jest tłumaczenie zwykłe): Tak/Nie;
- Do oferty załączone zostały:
a. w przypadku, gdy oferent nie podlega wpisowi w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz w ewidencjach prowadzonych przez Prezydenta m.st. Warszawy – kopia aktualnego wyciągu z innego rejestru lub ewidencji, ewentualnie inny dokument potwierdzający status prawny oferenta. Odpis musi być zgodny ze stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany: Tak/Nie/Nie dotyczy; b. kopia umowy lub statutu spółki – w przypadku, gdy oferent jest spółką prawa handlowego, o której mowa w art. 3 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie: Tak/Nie/Nie dotyczy
Karta oceny formalnej jest załącznikiem do Wzoru ogłoszenia konkursowego.
4. Wprowadzenie protokołu oceny oferty lub indywidualnej karty oceny oferty – dokumentów do przeprowadzenia oceny merytorycznej
Zawierają one obowiązkowe punkty podlegające ocenie, wynikające z ustawy o pożytku publicznym i o wolontariacie, wymienione w art. 15 pkt 1:
- możliwość realizacji zadania publicznego przez organizację pozarządową lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3;
- przedstawioną kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania;
- jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których organizacja pozarządowa lub podmioty określone w art. 3 ust. 3 będą realizować zadanie publiczne;
- planowany przez organizację pozarządową lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego;
- planowany przez organizację pozarządową lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków;
- analizę i ocenę realizacji zleconych zadań publicznych w przypadku organizacji pozarządowej lub podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3, które w latach poprzednich realizowały zlecone zadania publiczne, biorąc pod uwagę rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków.
Warszawskim rozwiązaniem (dobrą praktyką) jest po pierwsze wprowadzenie rozszerzenia/uszczegółowienia obowiązkowych punktów i możliwość dostosowania ich do specyfiki konkursu. Po drugie, dostosowanie oceny punktowej do specyfiki konkursu. Najwyższa możliwa do osiągnięcia punktacja w ocenie merytorycznej to 100 pkt. Rozkład oceny punktowej nie jest ściśle przyporządkowany do poszczególnych kryteriów oceny. Korzyścią dla organizacji jest znajomość szczegółowych kryteriów oceny już w momencie ogłoszenia konkursu, karty są załącznikiem do ogłoszenia konkursowego oraz ocena merytoryczna oferty zgodna z wymaganiami konkursowymi.
Ogłoszenie konkursowe wraz z załącznikami: https://um.warszawa.pl/waw/ngo/-/procedura-konkursowa-2024-biura
CZYTAJ TAKŻE o procedurze konkursowej w Poradniku warszawa.ngo.pl >
5. Elastyczne przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów określonymi w kalkulacji przewidywanych kosztów w ofercie
Taką możliwość dają zapisy ramowego wzoru umowy przyjętego w Warszawie, będącego częścią procedury konkursowej. Sama możliwość dokonywania przesunięć zapisana została na poziomie Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24.10.2018r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań. W Warszawie mamy jednak jedno z najelastyczniejszych podejść do tej kwestii.
W czasie realizacji projektu możemy dokonywać zmian pomiędzy pozycjami w kosztorysie o 25 %, bez konieczności aneksowania umowy. Korzyść dla organizacji jest oczywista – możliwość elastycznego zarządzania budżetem projektu bez konieczności aneksowania umowy
Organizacja, realizując zadanie publiczne ze środków samorządu warszawskiego, może manewrować wydatkami w ramach budżetu przewidzianego na projekt. Możliwość taką dają zapisy wzoru umowy ramowej na realizację zadania publicznego, które mówią (par. 5), że jeśli wydatek wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego nie jest równy odpowiedniemu kosztowi określonemu w umowie, to uznaje się go za zgodny z umową wtedy, gdy nie nastąpiło zwiększenie tego wydatku o więcej niż 25 % w części dotyczącej przyznanej dotacji lub nastąpiło jego zmniejszenie w dowolnej wysokości.
Tekst jest fragmentem publikacji "Dobre praktyki współpracy finansowej miasta z NGO".
Publikacja ukazała się nakładem Stowarzyszenia Klon/Jawor.
Publikacja powstała w ramach Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych (SCWO) – bezpłatnego systemu wsparcia dla organizacji prowadzących działania na rzecz mieszkanek i mieszkańców Warszawy, współfinansowanego przez m.st. Warszawę.
Źródło: inf. własna warszawa.ngo.pl
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
