Publicystyka - ngo.pl

27 stycznia 2023 roku Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw. Na podstawie nowych przepisów zostaną uregulowane kwestie dotyczące wykonywania pracy zdalnej oraz badania trzeźwości pracowników. Uchylone natomiast zostaną przepisy dotyczące telepracy. Na ile zmieni to obecną sytuacją związaną z wykonywaniem pracy zdalnej? Czego nowego mogą spodziewać się organizacje pozarządowe będące pracodawcami w związku z wejściem w życie zmian w przepisach?

Zgodnie z nowymi przepisami, praca zdalna to praca, która jest wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Czas pracy zdalnej
W praktyce oznacza to, że praca możne być wykonywana w pełnym wymiarze czasu – jako praca zdalna, jak i tylko częściowo, jako tzw. praca hybrydowa, czyli np. kilka dni w tygodniu.

Miejsce pracy zdalnej
Praca zdalna może być wykonywana z dowolnego miejsca wskazanego przez pracownika i każdorazowo uzgodnionego z pracodawcą. Oznacza to, że praca zdalna może być wykonywana jedynie w miejscu, które zostało uzgodnione przez strony stosunku pracy. Żadna ze stron nie ma uprawnienia do jednostronnego ustalenia miejsca wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna za granicą
Praca zdalna może być wykonywana na terenie kraju, jak i za granicą. Z tym zastrzeżeniem, że w przypadku pracy za granicą należy szczegółowo przeanalizować każdy przypadek z osobna, w szczególności w zakresie miejsca wykonywania pracy (kraj), czasu jej wykonywania (jaki okres) oraz przepisów dotyczących zatrudnienia obowiązujących w kraju wykonywania pracy zdalnej. Analiza powinna dotyczyć regulacji podatkowych i ubezpieczeniowych w danym państwie. Może się bowiem okazać, że wykonywanie pracy poza granicami RP lub UE obliguje pracodawcę lub pracownika do realizacji dodatkowych obowiązków.

Praca zdalna może, ale nie musi, być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu zmiany przepisów, praca zdalna może polegać np. na analizie dokumentów.

Praca zdalna może być uzgodniona pomiędzy stronami stosunku pracy albo przy zawieraniu umowy o pracę, albo w trakcie trwania zatrudnienia.

Kto decyduje o wprowadzeniu pracy zdalnej?
Wprowadzenie pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę odbywa się na podstawie swobodnej woli obu stron. Pracodawca i pracownik decydują się na taki, a nie inny sposób wykonywania pracy. 

Inna jest sytuacja, kiedy praca zdalna ma być wprowadzona w trakcie trwania zatrudnienia pracownika. Może to nastąpić:
1) z inicjatywy pracodawcy,
2) na wniosek pracownika albo
3) na polecenia pracodawcy. 

Inicjatywa pracodawcy
Wykonywanie pracy zdalnej może wystąpić z inicjatywy pracodawcy. Wprowadzenie pracy zdalnej z inicjatywy pracodawcy, nie stanowi polecenia wykonywania takiej pracy. Pracownik jest uprawniony do wyrażenia odmowy na zmianę warunków wykonywania pracy, tj. na zmianę sposobu wykonywania pracy na pracę zdalną.

Wniosek pracownika
Wykonywanie pracy zdalnej może również nastąpić na wniosek pracownika. Pracodawca może nie wyrazić zgody na realizację pracy we wspomniany sposób, poza określonymi przypadkami. Istnieją grupy pracowników, znajdujący się w szczególnych sytuacjach, które powodują, że pracodawca, co do zasady, obowiązany jest uwzględnić wniosek takich pracowników. Do wspomnianej grupy pracowników należą m.in. pracownicy w ciąży, pracownicy wychowujący dzieci do ukończenia przez nie 4 roku życia, pracownicy sprawujący opiekę nad niepełnosprawnymi członkami rodziny.

Nie powinno budzić wątpliwości, że pracodawca uprawniony jest do badania sytuacji pracownika. Pracownik, który powołuje się na występowanie po jego stronie przesłanek uprawniających go do wystąpienia z niepodlegającym odmowie wnioskiem do wykonywania pracy zdalnej, powinien udowodnić występowanie tych przesłanek. Tym samym pracodawca może prosić o przekazanie stosowanych dokumentów, które będą potwierdzały możliwość skorzystania przez pracownika z uprawnienia do wykonywania pracy zdalnej. 

Uzgodnienie dotyczące zmiany sposobu wykonywania pracy (wykonywanie pracy w sposób zdalny) będzie mogło być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Polecenie pracodawcy
Wprowadzenie pracy zdalnej w drodze polecenia pracodawcy, może nastąpić jedynie w określonych przez ustawę przypadkach tj.:
1) w okresie obowiązywania nadzwyczajnego stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu
2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyżej. Za siłę wyższą należy uznać takie sytuacje jak np. wojny, katastrofy wywołane zjawiskami natury np. powodzie, huragany. 

Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, w przypadku, w którym pracownik złożył bezpośrednio przez wydaniem wspomnianego polecenia oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Oświadczenie może zostać złożone w postaci papierowej bądź elektronicznej. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych powodującej niemożliwość dalszego wykonywania pracy zdalnej, pracownik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie pracodawcę, a pracodawca cofnąć polecenie wykonywania takiej pracy. 

Generalnie, pracodawca uprawniony jest do cofnięcia polecenia wykonywania pracy zdalnej w każdym czasie. Powinien jednak poinformować pracownika o tym fakcie z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw, ustawa wchodzi w życie w terminie 14 dni od dnia jej ogłoszenia. Nie dotyczy to jednak przepisów o pracy zdalnej, które wchodzą w życie w terminie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia. 

Nowe przepisy w dniu wejścia ich w życie zastąpią obowiązujące przepisy ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (…) na mocy, których praca zdalna jest wykonywana aktualnie. Ponieważ jednak wciąż obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego, pracodawca nadal będzie mógł wydawać pracownikom polecenia pracy zdalnej. Podstawą prawną wydania takiego polecenia będą jednak nowe przepisy Kodeksu Pracy. 

Okres dwóch miesięcy organizacje powinny wykorzystać na zaimplementowanie nowych rozwiązań i przygotowanie się do realizacji obowiązków, które zostaną narzucone przez nowe regulacje.