Publicystyka - ngo.pl

W pierwszej części opracowania wyjaśnialiśmy jak praca zdalna została zdefiniowana oraz w jakich sytuacjach można ją stosować (zob.: Praca zdalna. Nowe przepisy, także dla NGO. Część 1). Umówiliśmy się więc już na pracę zdalną – co dalej? Po obu stronach umowy wystąpią obowiązki.

Obowiązki pracodawcy są takie same bez względu na to z czyjej inicjatywy pracownik wykonuje pracę zdalną (od kogo może wyjść inicjatywa opisaliśmy w poprzednim odcinku opracowania, KLIKNIJ). Nie ma tutaj znaczenia, czy praca zdalna jest wykonywana w interesie i z inicjatywy pracodawcy czy pracownika. 

Pracodawca, który godzi się na jej realizowanie jest zobowiązany m.in. do:

1) zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub wypłaty stosownego ekwiwalentu pieniężnego (wysokość ustala pracodawca), w sytuacji, w której pracodawca nie zapewnia wspomnianego wyposażenia i sprzętu (np. pracownik korzysta w własnego komputera czy drukarki);

2) zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia ich kosztów;

3) pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

4) pokrycia innych koszów niż wskazane w powyższych punktach, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w regulacjach wewnętrznych (regulamin, polecenie czy porozumienie indywidualne);

5) zapewnienia szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy;

6) określenia procedur ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia w miarę potrzeby instruktażu i szkolenia w tym zakresie (warto przeczytać: Praca zdalna a przetwarzanie danych…;

7)  umożliwienie pracownikowi wykonującego pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników;

8) dokonanie oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną (lub uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych stanowisk pracy zdalnej) oraz opracowanie informacji zawierającej ocenę i przekazanie jej pracownikowi. Wspomniana informacja powinna zwierać: zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem ergonomii, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej oraz zasad  postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia i zdrowia ludzkiego.

Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa powyżej albo ekwiwalentu pieniężnego może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty stałego ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Oczywiście wysokość ryczałtu powinna być uzależniona od tego czy w jakim wymiarze czasowym jest wykonywana praca zdalna. Przy uwzględnieniu wysokości ryczałtu pracodawca może brać pod uwagę to, czy pracownik wykonuje pracę zdalną w całości, czy tylko w ramach części swojego zatrudnienia.

Zgodnie z nowymi przepisami przy ustaleniu ekwiwalentu lub ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym narzędzi technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W przypadku pracy zdalnej pracodawca generalnie odpowiada za bezpieczeństwo i higienę pracy, jednakże ze względu na specyfikę realizacji pracy w formie zdalnej, wspomniana odpowiedzialność ulega pewnym modyfikacjom. Cześć obowiązków związanych z bezpieczeństwem i higieną zostanie przeniesiona na pracownika - pracodawca natomiast zostaje zwolniony z pewnych zadań. Jednocześnie, jak wynika z nowych przepisów, nie każdy rodzaj pracy może być wykonywany w formie pracy zdalnej. W ramach pracy zdalnej, nie będzie możliwe np. wykonywanie prac szczególnie niebezpiecznych czy powodujących intensywne brudzenie.

Jednym z głównych uprawnień przysługujących pracodawcy jest uprawnienie do przeprowadzenia kontroli. Kontrola pracodawcy może obejmować wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Co istotne, kontrola jest dokonywana w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika, zatem kontrola może być przeprowadzona również w miejscu zamieszkania pracownika. Sposób kontroli powinien być dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. 

Pracodawca uprawniony jest również do przeprowadzania oględzin miejsca wypadku.

Do głównych obowiązków pracownika należy m.in.:

1) potwierdzenia zapoznania się z procedurami ochrony danych osobowych oraz obowiązkiem ich przestrzegania;

2) przed dopuszczenie do pracy, potwierdzenie w oświadczeniu zapoznania się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązanie się do ich przestrzegania;

3) przed dopuszczeniem do pracy, potwierdzenie w oświadczeniu, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy;

4) zorganizowanie stanowiska pracy, z uwzględnieniem wymagań ergonomii.

Powyższe oświadczenia mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Generalnie, zgodnie z nowymi przepisami, wszystkie wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy wymagają formy pisemnej mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zasady pracy zdalnej powinny być opisane w regulacjach wewnętrznych. W przypadku organizacji pozarządowych, w których co do zasady, nie działają związki zawodowe pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie. Regulamin powinien być skonsultowany z przedstawicielem pracowników wyłonionym w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Ustalenie regulaminu nie jest obowiązkowe. Zasady wykonywania pracy zdalnej w razie konieczności jej realizacji mogą być również uzgodnione w porozumieniu zawartym z indywidualnym pracownikiem albo w poleceniu wykonywania pracy zdalnej. Wydaje się, że zawarcie indywidualnego porozumienia będzie dobrym pomysłem, w sytuacji, w której wykonywanie pracy zdalnej będzie dotyczyło wybranej i ograniczonej liczby pracowników. Jeżeli jednak organizacja jest zainteresowana wprowadzeniem pracy hybrydowej dla wszystkich swoich pracowników, przyjęcie regulaminu będzie lepszym rozwiązaniem. W przypadku zawierania odrębnych, indywidualnych porozumień należy pamiętać o zasadzie niedyskryminacji i równego traktowania wszystkich pracowników. Zwrot kosztów, o którym mowa powyżej lub wysokość ekwiwalentu pieniężnego powinny zostać ustalone na podstawie obiektywnych i jednolitych kryteriów.

Istotne jest to, żeby wszystkie wyżej wymienione regulacje (bez względu na to, która z nich zostanie przyjęta przez organizację) zawierały następujące elementy:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną (nie dotyczy polecenia i indywidualnego porozumienia);

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów,

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego,

4) zasady porozumienia się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

5) zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej;

6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;

8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Nowe przepisy obligują również pracodawcę do uzupełnienia informacji wydawanej pracownikowi na podstawie art. 29 § 3 K.p. (informacja o warunkach zatrudnienia) o dodatkowe elementy dotyczące pracy zdalnej. Pracodawca zobowiązany jest określić jednostkę organizacyjną, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną, a także wskazać osobę odpowiedzialną za współpracę z pracownikiem oraz upoważnioną do przeprowadzania kontroli wykonywania pracy zdalnej.

W przypadku uzgodnienia sposobu wykonywania pracy zdalnie na etapie zawierania umowy o pracę, nie ma możliwości jednostronnej zmiany tych zasad. Zmiana sposobu wykonywania pracy na tradycyjny wymagałaby zmiany umowy o pracę, na co z kolei muszą się zgodzić obie strony stosunku pracy.

W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie trwania zatrudnienia, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy jest możliwe na wiążący wniosek jednej ze stron. Z wnioskiem może wystąpić zarówno pracownik, jak i pracodawca. Druga strona zobowiązana jest się podporządkować wnioskowi. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dnia od dnia otrzymania wniosku. W razie braku takiego porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków następuje po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Podobnie, jak w przypadku rozpoczęcia pracy zdalnej i tutaj pewnym grupom pracowniczym przysługuje przywilej kontynuowania realizacji pracy zdalnej. W przypadku m.in. pracowników w ciąży, sprawujących opiekę nad dzieckiem czy niepełnosprawnymi członkami rodziny, pracodawca nie jest uprawniony do złożenia wiążącego wniosku o zaprzestanie wykonywania takiej pracy. Może to uczynić jedynie wtedy, kiedy wykonywanie pracy w sposób zdalny nie jest możliwy ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Okazjonalna praca zdalna to praca wykonywana z inicjatywy pracownika, na jego wniosek, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Wykonywanie pracy zdalnej w wyżej wskazanym wymiarze nie wymaga zawierania porozumienia z pracownikiem. Pracodawca nie ma obowiązku zwrotu kosztów, o których mowa powyżej. Okazjonalna praca zdalna będzie mogła natomiast być kontrolowana przez pracodawcę. 

Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy, przepisy nie wykluczają możliwości złożenia wniosku dotyczącego okazjonalnej pracy zdalnej przez pracownika, który wykonuje już pracę zdalną częściowo (na ogólnych zasadach). Zatem pracownik wykonujący pracę hybrydową, będzie mógł skorzystać 24 dni w roku kalendarzowych z możliwości skorzystania z wykonywania pracy zdalnej w dniach pierwotnie przypisanych do wykonywania pracy w sposób tradycyjny.

Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca będzie uprawniony do dokonywania kontroli trzeźwości pracowników oraz będzie mógł wprowadzić kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. Przeprowadzenie powyżej kontroli jest zasadą ogólną, wprowadzoną do Kodeksu Pracy w przepisach osobnych od przepisów regulujących zasady wykonywania pracy zdalnej. Taka kontrola będzie mogła mieć charakter prewencyjny. Wskazane kontrole będą mogły być przeprowadzone wtedy, kiedy będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników oraz innych osób oraz ochrony mienia. Kontrola nie może naruszać godności ani innych dóbr osobistych pracownika.

Warto podkreślić, że nowe przepisy dotyczące możliwości przeprowadzania ww. kontroli nie odnoszą się wprost do sytuacji pracowników świadczących pracę w sposób zdalny. Jak wskazuje Minister Rodziny i Polityki Społecznej Marlena Maląg (wypowiedź opublikowana na stronie gov.pl) przeprowadzenie powyższej kontroli w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną może być wątpliwe, z uwagi na fakt, że kontrola może być wykonywana tylko w sytuacjach wskazanych powyżej. Należy uznać, że jeżeli pracownicy wykonujący pracę zdalną będą spełniali powyższe przesłanki, przeprowadzenie kontroli będzie możliwe również w ich przypadku. Jednocześnie zwraca się uwagę na fakt, że przeprowadzenie takiej kontroli pracownika świadczącego pracę zdalną ze swojego miejsca zamieszkania może okazać się problematyczny w szczególności ze względu na ochronę prywatności pracownika. Jaka będzie ostateczna interpretacja powyższej sytuacji, trudno powiedzieć, jednak wydaje się, że należałoby uznać za dopuszczalne kontrolowanie w wyżej określonym zakresie również pracowników wykonujących pracę zdalną.

Wprowadzenie kontroli, grupę pracowników objętych kontrolą i sposób jej przeprowadzenia, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywany do jej przeprowadzania, oraz czas i częstotliwość kontroli należy ustalić w regulaminie pracy (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy) lub obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy). O wprowadzeniu kontroli, pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.

Pracodawca nie dopuszcza do wykonywania pracy pracownika, jeżeli kontrola wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu lub stan nietrzeźwości albo zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy. Analogiczne regulacja dotyczy innych substancji działających podobnie do alkoholu

Co ważne, przepisy regulujące powyższe kwestie mają zastosowanie nie tylko w stosunku do pracowników. Opisane badania mogą być przeprowadzane przez pracodawców, którzy zatrudniają osoby fizyczne na podstawie np. umowy zlecenia czy umowy o świadczenie usług (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

Nowe przepisy regulują też kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych związanych z przeprowadzanymi kontrolami, w tym zakres pozyskiwanych danych i okres ich przechowywania.

Zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw, ustawa wchodzi w życie w terminie 14 dni od dnia jej ogłoszenia (tak jest m.in. w przypadku badania na obecność alkoholu i innych substancji w organizmie). Nie dotyczy to jednak przepisów dotyczących pracy zdalnej, które wchodzą w życie w terminie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia. 

Nowe przepisy w dniu wejścia ich w życie zastąpią obowiązujące przepisy ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych na mocy, których praca zdalna jest wykonywana aktualnie. Ponieważ jednak wciąż obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego, pracodawca nadal będzie mógł wydawać pracownikom polecenia pracy zdalnej. Podstawą prawną wydania takiego polecenia będą jednak nowe przepisy Kodeksu Pracy. 

Okres dwóch miesięcy organizacje powinny wykorzystać na zaimplementowanie nowych rozwiązań i przygotowanie się do realizacji obowiązków, które zostaną narzucone przez nowe regulacje.