Publicystyka - ngo.pl

Zgodnie z art. 67²⁴ Kodeksu Pracy pracodawca ma obowiązek:

1) zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne (np. telefon, komputer, drukarka, skaner, słuchawki) niezbędne do wykonywania pracy zdalnej

2) zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej

3) pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną do wykonywania tej pracy zdalnej.

Wszystkie powyższe świadczenia mają charakter obligatoryjny, co oznacza, że powyższe obowiązki muszą być zrealizowane przez pracodawcę, który dopuszcza możliwość wykonywania pracy zdalnej w ramach jego organizacji.

zobacz też: Praca zdalna. Cz. 2 [obowiązki]

Jednocześnie nowe przepisy dopuszczają możliwość pokrycia również innych kosztów, o ile koszty te będą bezpośrednio związane z realizowaną przez pracownika pracą zdalną i zostaną określone w regulaminie czy poleceniu pracy zdalnej. Do kosztów takich można zaliczyć np. koszty zużycia wody, koszty zaużywaną przez pracownika w mieszkaniu powierzchnię biurową, koszty związane z energią cieplną. 

Kwestią dyskusyjną jest to, czy pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi takie sprzęty jak krzesło czy biurko. Cześć ekspertów wskazuje, że „meble” nie mieszczą się w pojęciu „materiałów i narzędzi pracy”, które pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi. W związku z czym ewentualny obowiązek pokrycia kosztów ich zakupu czy użytkowania może wynikać z woli pracodawcy (świadczenie fakultatywne). 

Dodatkowo, część ekspertów podnosi, że to po stronie pracownika jest obowiązek zapewnienia ww. wyposażenia, bo zgodnie z nowymi przepisami „pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii”. Nie jest to jednak kwestia przesądzona. Regulacje prawne nie dają w tym temacie jednoznacznej odpowiedzi. Wydaje się, że przy uzgodnieniu wykonywania pracy zdalnej przez pracownika taki obowiązek po stronie pracodawcy nie powstanie. 

Inna natomiast może być sytuacja, w przypadku, w którym pracodawca wyda pracownikowi polecenie wykonywania pracy zdalnej, a pracownik nie będzie mógł złożyć oświadczenia potwierdzającego posiadanie stosownych warunków techniczno-lokalowych (brak w mieszkaniu np. biurka i krzesła). W takim wypadku wydaje się, że pracodawca powinien zapewnić pracownikowi również konieczne meble.

Zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, ryczałtu a także zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów powinny być uregulowane w regulaminie pracy zdalnej. A jeżeli pracodawca nie przyjął regulaminu pracy zdalnej to w porozumieniu zawartym z pracownikiem, który będzie wykonywał pracę zdalną albo w poleceniu, jeżeli praca zdalna będzie wykonywana na podstawie polecenia.

Zgodnie z nowymi przepisami, strony mogą ustalić, zasady wykorzystania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzie pracy, w tym urządzeń technicznych niezapewnionych przez pracodawcę. Oznacza to m.in., że pracownik może korzystać również ze swojego sprzętu prywatnego np. ze swojego komputera lub drukarki (jeżeli narzędzie te będą konieczne do wykonywania pracy zdalnej). Warunkiem korzystania z takiego sprzętu jest konieczność zapewnienia jego zgodność z wymogami BHP. W przypadku korzystania przez pracownika ze swojego sprzętu prywatnego po stronie pracodawcy powstaje obowiązek zapłaty pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego.

Przepisy Kodeksu Pracy nie zwierają definicji ekwiwalentu pieniężnego, jednak na ich podstawie, można stwierdzić, że ekwiwalent to świadczenie, które jest wypłacane pracownikowi w wysokości odpowiadającej wysokości rzeczywiście poniesionych przez pracownika kosztów związanych z wykonywaniem przez niego pracy zdalnej.

Z przedstawionego przykładu wynika, że ostateczna wartość ekwiwalentu w przypadku niektórych kosztów takich jak np. energia czy internet, w zasadzie powinna być ustalana po powstaniu kosztu, na podstawie informacji i dokumentacji dostarczonej  przez pracownika.

Oprócz pojęcia ekwiwalentu, nowe przepisy posługują się pojęciem ryczałtu. Za ryczałt należy uznać kwotę z góry ustaloną przez pracodawcę, która powinna być równa przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaną przez niego pracą zdalną.   

Ryczałt może zastępować obowiązek:

1) pokrycia kosztów, o których mowa w art. 67²⁴ KP  § 1 pkt. 2 Kodeksu pracy (chodzi o koszty, które wymienialiśmy na wstępie np. instalacji, serwisu, energii, telekomunikacyjne)

2) kosztów fakultatywnych ustalonych przez pracodawcę w porozumieniu, poleceniu czy regulaminie

3) a także ekwiwalentu pieniężnego za korzystanie z materiałów lub sprzętu niezapewnionego przez pracodawcę.

W kontekście powyższych przykładów powstaje pytanie w jaki sposób ustalać wartości ww. świadczeń. Nie ulega wątpliwości, że obowiązek ten będzie obciążał pracodawcę. 

Wysokość ekwiwalentu co prawda będzie równa kosztom rzeczywiście poniesionym przez pracownika, ale to pracodawca będzie zobowiązany ustalić zasady ich kalkulowania i dokumentowania. Wysokość ekwiwalentu zatem będzie ustalana pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. Koszty ekwiwalentu mogą inaczej wyglądać u różnych pracowników (różne stawki za energię elektryczną czy za internet).

W przypadku ryczałtu sytuacją będzie prostsza, tj. wysokość ryczałtu będzie ustał pracodawca. Kwota ryczałtu nie wymaga uzgodnienia z pracownikiem. Tak, jak wspomniano powyżej, ekwiwalent można zastąpić ryczałtem. 

Przepisy nie określają, w jaki sposób należy liczyć ekwiwalent lub ryczałt. Kodeks pracy jedynie mówi, że przy określeniu ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę:

1) normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,

2) ich udokumentowane ceny rynkowe oraz

3) ilość materiałów wykorzystywanych na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału,

4) a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Jak wskazuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej „kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości ww. świadczeń pozostawiono do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym” (źródło: Praca zdalna - pytania i odpowiedzi, strona internetowa Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej).

Zarówno wartość ekwiwalentu, jak i ryczałtu można ustalać na wiele sposób. Nie ma jednolitego rozwiązania, w związku z czym dokonanie kalkulacji może nastręczać sporo trudności.

Przykładowo w przypadku korzystania ze sprzętu prywatnego dla celów służbowych, należny pracownikowi ekwiwalent pieniężny można ustalić w oparciu o przepisy podatkowe dotyczące amortyzacji, odzwierciedlającej zużycie danego składnika majątkowego.

Co do ustalenia wysokości ryczałtu, tak jak wspomniano powyżej, sytuacja jest nieco łatwiejsza. Pracownik nie musi przedstawić dokumentów, które potwierdzałyby rzeczywiście ponoszone koszty. Pracodawca powinien poczynić pewnego rodzaju założenia biorąc pod uwagę przewidywane koszty jakie ponosi pracownik.

Przykładowo pracodawca może ustalić średni koszt abonamentu internetowego, jaki ponosi pracownik i biorąc pod uwagę liczbę godzin/dni wykonywania przez pracownika pracy zdalnej ustalić wysokość należnego pracownikowi ryczałtu. W przypadku energii elektrycznej, sytuacja jest nieco trudniejsza. Jednak również w tym wypadku dobrym rozwiązaniem wydaje się wyliczenie kosztu energii elektrycznej na godzinę/dzień pracy pracownika. Przeciętne parametry zużycia energii elektrycznej przez urządzenia techniczne (np. komputera) są dostępne w ich opisie technicznym tych urządzeń. Wydaje się, że warto skorzystać z tych informacji przed ostatecznym ustaleniem wysokości ryczałtu.

Wysokość ryczałtu może być różna dla różnych pracowników. Inny ryczałt na pokrycie kosztów energii i Internetu będzie przysługiwał pracownikowi zatrudnionemu na pełen etat i wykonującemu pracę całkowicie zdalną, a inny osobie, która będzie realizowała pracę zdalną jedynie częściowo i na pół etatu. Reasumując ustalając ryczałt należy brać pod uwagę zarówno wymiar czasu pracy, jak i wymiar pracy wykonywany zdalnie.

Stawka ryczałtu może zostać ustalona zarówno jako stawka miesięczna, stawka dzienna czy nawet stawka godzinowa. Praktyka w tym zakresie jest bardzo różna. Przepisy nie narzucają w tej kwestii żadnych rozwiązań. Jednocześnie uzasadnione wydaje się pomniejszanie ryczałtu w przypadku nieobecności pracownika w pracy (zwolnienia lekarskie, urlopy), w szczególności w sytuacji, gdy absencja pracownika będzie trwała przez dłuższy czas.

Wydaje się określanie wysokości ryczałtu w regulaminie pracy zdalnej nie jest dobrym rozwiązaniem. Stawka ryczałtu może ulegać zmianie (w zależności np. od wzrostu cen energii). Tym samym każda zmiany w tym zakresie będzie wymagała zmiany wewnętrznych regulacji. Jednocześnie nie ulega wątpliwości, że regulacje wewnętrzne przyjęte przez pracodawcę  powinny m.in. określać zasady ustalania takiego ryczałtu. 

Przepisy nie przewidują terminów wypłaty ekwiwalentu czy ryczałtu. Każdy z nich może być wypłacany zarówno miesięcznie, jak i kwartalnie. Obecna praktyka wskazuje, że pracodawcy będą raczej korzystali z miesięcznych rozliczeń.

Zgodnie z nowymi przepisami, zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 67²⁵ Kodeksu Pracy).  Warto zwrócić uwagę, że wyłączeniu podlegają jedynie koszty bezpośrednio związane z wykonywaną pracą zdalną. Zatem nie dotyczy to kosztów takich jak zakup np. oczyszczacza powietrza, klimatyzacji czy ekspresu kawowego. Takie koszty bowiem nie mają bezpośredniego związku z pracą zdalną i pomimo tego, że tego typu urządzenia mógłby stanowić wyposażenie biura, zakup ich do mieszkania pracownika nie będzie skutkował możliwością skorzystania powołania się na art. 67 ²⁵ Kodeksu Pracy. Podobnie z resztą jak zakup sprzętu, który nie będzie wymagany do pracy zdalnej na danym stanowisku np. zakup niszczarki dokumentów dla osoby, która nie pracuje na dokumentacji papierowej, a jedynie na elektronicznych bazach danych. 

Uznaje się, że urzędy skarbowe czy ZUS będą miały prawo weryfikowania czy wysokości ryczałtu czy ekwiwalentu nie jest zawyżona. Konsekwencją zawyżenia ekwiwalentu czy ryczałtu jest jego opodatkowanie i oskładkowanie (w zakresie zawyżonej kwoty). Z kolei konsekwencją ustalenia zaniżonej wysokości, jest możliwość dochodzenie przez pracownika jego wyrównania do kwoty dopowiadającej rzeczywiście ponoszonym kosztom. Mając powyższe na uwadze, warto poświęcić trochę czasu na oszacowanie ww. wysokości i pomimo licznych trudności przyjąć wartości najbardziej odpowiadające rzeczywistemu kosztowi.

Wiele organizacji zastanawia się co w sytuacji, w której nie będzie ich stać na realizacji powyższych obowiązków. Czy pracownik może dobrowolnie zrzec się wypłaty omawianych w niniejszym artykule świadczeń? Niestety, takiej możliwości nie ma. Wypłata wspomnianych świadczeń jest obowiązkowa. 

Jedyny wyjątek stanowi realizacja tzw. pracy zdalnej okazjonalnej. Ustawodawca dopuszcza możliwość realizacji okazjonalnej pracy zdalnej przez 24 dni w roku kalendarzowym. W przypadku realizacji takiej pracy, ze względu na jej niewielki wymiar, pracodawca nie ma obowiązku zwraca pracownikowi żadnych kosztów, w tym kosztów energii elektrycznej czy kosztów usług telekomunikacyjnych. Poniesienie tych kosztów, w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej będzie leżało po stronie pracownika.

Zapraszamy na kwietniowy #ngoplLIVE, podczas którego opowiemy jak organizować pracę zdalną w NGO zgodnie z prawem. 4 kwietnia 2023 (wtorek) o godz. 15.00. 

Spotkanie będzie tłumaczone na żywo na Polski Język Migowy.

Dołącz do wydarzenia na FB, zobacz zaproszenie na NGO.pl >>>