Publicystyka - ngo.pl

Od 7 kwietnia 2023 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Zgodnie z nimi, jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (sytuacja dotyczy organizacji pozarządowych), pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne również w przypadku, gdy nie został wydany regulamin. W takiej sytuacji pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu (jeżeli praca zdalna jest wykonywana na polecenie pracodawcy – patrz artykuł: Praca zdalna. Nowe przepisy, także dla NGO. Część 1) albo w indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Odnosząc się do pierwszej z poruszonych kwestii, należy stwierdzić, że nie każda ma obowiązek przyjęcia regulaminu pracy zdalnej. 

Regulaminu nie muszą przyjmować organizacje, które nie przewidują możliwości wykonywania pracy zdalnej lub przewidują taką możliwość jedynie okazjonalnie (praca zdalna okazjonalna nie wymaga przyjęcia regulaminu, ani zawarcia z pracownikiem indywidualnego porozumienia). 

Podobnie nie muszą sporządzać regulaminu organizacje, które przewidują, że pracę zdalną będzie wykonywać jedynie niewielka część ich pracowników lub takie, które łącznie zatrudniają małą liczbę pracowników. W takich przypadkach zasady wykonywania pracy zdalnej będą mogły zostać uregulowane w ramach indywidualnych porozumień zawartych pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. 

Powstaje jednocześnie pytanie, czy w sytuacji, w której przyjęty jest regulamin pracy zdalnej, możliwe jest wykonywanie pracy zdalnej na podstawie indywidualnego porozumienia. Przepisy Kodeksu Pracy nie przewidują wprost takiej możliwości, jednak wydaje się, że nie powinno być przeciwwskazań w tym zakresie. W mojej ocenie, możliwe jest dopuszczenie do wykonywania pracy zdalnej pracownika, który nie został objęty regulaminem, a którego indywidualna sytuacja przemawia za możliwością wykonywania takiej pracy. Ewentualnie warto uzupełnić regulamin o zapis, z którego będzie wynikało, że w szczególnych przypadkach pracodawca dla konkretnego pracownika może określić szczegółowe warunki i zasady wykonywania pracy zdalnej w drodze indywidualnego porozumienia zawartego z tym pracownikiem.

Co powinien zatem zawierać regulamin pracy zdalnej? Z odpowiedzią przychodzi Kodeks Pracy, który określa główne elementy takiego regulaminu. 

W pierwszej kolejności regulamin powinien wskazywać na grupę albo grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną. Pracodawca biorąc pod uwagę m.in. rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy, organizację pracy powinien wskazać, którzy pracownicy uprawnieni są do wykonywania pracy w sposób zdalny. Mogą to być przykładowo pracownicy zatrudnieni na określonych stanowiskach, w określonych komórkach organizacyjnych lub pracownicy zatrudnieni w określonych projektach czy programach. Przepisy nie definiują pojęcia „grupa pracowników”, zatem organizacja ma dużą dowolność w jej określeniu. Chodzi jedynie o to, żeby można było dokonać identyfikacji pracowników uprawnionych do wykonywania pracy zdalnej.

Kolejny element regulaminu to zasady pokrywania kosztów, o których mowa w art. 67²⁴ § 1 pkt 2 lub 3 KP (patrz artykuł: Podpowiadamy, jak wdrożyć ekwiwalenty i ryczałty).

W tej części regulaminu pracodawca powinien wskazać, jakiego rodzaju koszty pokrywa. Czy będą to jedynie koszty energii elektrycznej i usług komunikacyjnych, czy ewentualnie przewiduje inne dodatkowe (fakultatywne) koszty, które chce pokryć, jak np. koszty zakupu krzesła. Na jakich zasadach koszty zostaną pokryte, tj. czy nastąpi zwrot kosztów na podstawie przedstawionych przez pracownika dokumentów (faktur, rachunków) czy ewentualnie zostanie ustalony ryczałt. Jeżeli pracodawca nie jest w stanie zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, to w ramach tego punktu regulaminu powinien ustalić zasady pokrywania kosztów związanych z realizacją tych obowiązków. 

Regulamin powinien również określać zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. O ekwiwalencie i ryczałcie była mowa tutaj: Podpowiadamy, jak wdrożyć ekwiwalenty i ryczałty. Regulamin może określać sposób obliczania ekwiwalentu. Regulamin może również określać wysokość kwotową ekwiwalentu lub wysokość kwotową ryczałtu, jednak warto pamiętać, że wysokości te mogą się zmieniać, w związku z czym, moim zdaniem warto w regulaminie zawrzeć zapis, że wysokość ekwiwalentu/ryczałtu jest ustalona na moment wejścia w życie regulaminu i wynosi określoną kwotę, jednak kwota ta może ulec zmianie, o czym pracodawca poinformuje pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy. Innym rozwiązaniem jest przyjęcie, że sama wysokość ekwiwalentu/ryczałtu są ustalane w odrębny dokumencie przyjętym np. przez zarząd organizacji. Powyższe zapisy pozwolą uniknąć ewentualnej konieczności dokonywania zmiany regulaminu, w przypadku zmiany kwoty ekwiwalentu/ryczałtu. 

Postanowienia regulaminu mogą również przewidywać częstotliwość wypłaty ekwiwalentu/ryczałtu a także przypadki, w których taki ekwiwalent/ryczałt nie będą wypłacane np. choroba lub urlop pracownika.

Obligatoryjne jest również określenie zasad porozumienia się z pracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy. 

Wykonywanie pracy zdalnej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracownika. Przyjęte u pracodawcy zasady potwierdzenia obecności pracownika w pracy (np. wpis na listę obecności) nie będą adekwatne w przypadku pracy zdalnej. Potwierdzenie obecności w przypadku pracy zdalnej może odbywać się na różne inne sposoby w tym np. przesłanie maila lub smsa do przełożonego, zalogowanie się do systemu informatycznego za pośrednictwem, którego wykonywana jest praca, podpisanie się na elektronicznej liście obecności, przesłanie informacji o rozpoczęciu pracy za pośrednictwem komunikatora internetowego, z którego korzysta organizacja.

W zakresie zasad porozumienia się z pracownikiem, należałoby wskazać narzędzia, z których może korzystać pracownik w celu porozumienia się z pracodawcą. Do tych narzędzi będzie należał m.in. mail, telefon, komunikatory elektroniczne, platformy do wideokonferencji czy dokumenty współdzielone czy wspólne dyski.

W ramach elementów obligatoryjnych, regulamin powinien również zawierać zasady kontroli: 

1) wykonywania pracy zdalnej przez pracownika
2) w zakresie bezpieczeństwa i higienicznych warunków pracy
3) przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych (patrz artykuł: Praca zdalna a przetwarzanie danych osobowych przez organizację pozarządową).

Kontrola może być przeprowadzana w sposób ustalony przez pracodawcę. Metody kontroli mogą być różne. W szczególności przepisy Kodeksu Pracy wskazują na możliwość przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. Oznacza to, że kontrola może być przeprowadzona w miejscu zamieszkania pracownika.

Pracodawca dostosowuje sposób kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Kontrola zatem nie musi odbywać się poprzez osobistą wizytację pracodawcy w domu pracownika. Kontrolna może się odbywać za pomocą audiowizualnych narzędzi porozumienia się na odległość. Pracodawca może poprosić pracownika o włączenie kamery i za jej pośrednictwem skontrolować przestrzeganie przez pracownika zasad BHP.

Kontrola wykonywania pracy zdalnej może odbywać się poprzez bieżący kontakt służbowy z pracownikiem, zobowiązanie pracownika do składania raportu ze zrealizowanych przez niego zadań, ich ewidencjonowania czy też sprawozdawania w dowolnej formie (w tym ustnej podczas spotkań zespołu). Regulamin pracy zdalnej powinien wskazywać na zasady przeprowadzania kontroli w zakresie powyższych trzech zakresów.

Na koniec, w ramach elementów obligatoryjnych, regulamin pracy zdalnej powinien zawierać zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. 

Zapisy w tym zakresie mogą być bardzo różne. Niektóre organizacje wyposażają swoich pracowników w sprzęt służbowy zapewniając im wsparcie IT (w ramach organizacji lub w ramach zewnętrznego usługodawcy). W przypadku niektórych organizacji praca zdalna wykonywana jest wyłącznie z wykorzystaniem sprzętu prywatnego, w związku z czym ww. obowiązki de facto leżą po stronie pracownika (przypominam, że zgodnie z obecnymi przepisami koszty ich realizacji obciążają pracodawcę). W ramach tych postanowień warto zapewne wskazać, z kim, w razie potrzeby przeprowadzenia powyższych czynności, powinien się skontaktować pracownik, w jaki sposób dokonywane są powyższe czynności m.in., czy sposób zdalny, czy konieczne jest stawienie się pracownika w biurze.

Oprócz powyższego, regulamin pracy zdalnej może zawierać również elementy fakultatywne. Regulacja pewnych zagadnień związanych z pracą zdalną może usprawnić proces zarówno jej rozpoczęcia jak i wykonywania.

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracy pracodawca zobowiązany jest sporządzić:

1) ocenę ryzyka zawodowego przy wykonywaniu pracy zdalnej
2) informację o bezpiecznych i higienicznych warunkach pracy (sporządzana podstawie wyniku przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego)
3) procedurę ochrony danych osobowych związanych z pracą zdalną. 

W praktyce, duża część pracodawców włącza powyższe dokumenty do regulaminu pracy zdalnej, jako załączniki. Dzięki temu wszystkie zagadnienie związane z wykonywaniem pracy zdalnej są ujęte w jednym miejscu.

Z innych fakultatywnych elementów, tym co z całą pewnością warto uregulować, są kwestie związane z przyjętym przez organizację modelem wykonywania pracy zdalnej, np. czy jest to praca zdalna całkowita czy częściowa (hybrydowa), czy jest z góry przyjęty harmonogram pracy zdalnej (np. 3 dni zdalnej, 2 dni z biura), czy harmonogram pracy zdalnej ustala sam pracownika, a jeżeli taki to jaki przedział czasowy obejmuje ten harmonogram, czy jest on stały, czy np. obejmuje okres jednego miesiąca. Czy praca zdalna jest wykonywana przez czas nieokreślony, czy uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej jest czasowe np. na okres kilku miesięcy. Wszystkie te kwestie dobrze jest opisać w regulaminie, żeby pracownik miał pełną jasność, co do kwestii organizacyjnych związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Dodatkowo, warto również w regulaminie umieścić zapisy dotyczące procedury składania przez pracowników wniosków o uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej. Wzór wniosku może stanowić załącznik do regulaminu. Praktyka pokazuje, że coraz powszechniejsze jest umożliwienie pracownikowi składania wniosku w sposób elektroniczny przy wykorzystaniu elektronicznych formularzy. W przypadku przyjęcia takiego rozwiązania, warto uwzględnić to w treści regulaminu. Jeżeli nie przewidujemy konkretnego wzoru wniosku, warto w regulaminie wskazać jakie elementy powinien mieć wniosek, jak np. wskazanie miejsca wykonywania pracy zdalnej.  

Dobrze również uregulować kwestie związane z obowiązkiem składania przez pracownika określonych oświadczeń. Wzory oświadczeń mogą stanowić załącznik do regulaminu.

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy w sposób zdalny wymaga uzyskania od pracownika następujących oświadczeń:

1) o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego
2) o zapoznaniu się z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania pracy zdalnej i zobowiązanie do ich przestrzegania
3) o tym, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy
4) o tym, że pracownik posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej (dotyczy wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy).

Ponadto, pracodawca powinien uzyskać od pracownika oświadczenie o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych oraz zobowiązanie się do ich przestrzegania.

To co jeszcze można rozważać, to m.in. umieszczenie zapisów dotyczących możliwości wykonywania przez pracownika pracy zdalnej okazjonalnej, w tym m.in. sposobu składania wniosku.

Warto również zwrócić uwagę pracownikowi jakie mogą być konsekwencje nieprzestrzegania regulaminu pracy zdalnej w tym m.in. możliwość nałożenia kar porządkowych, a nawet wypowiedzenia umowy o pracę.

Praktyka pokazuje, że pracodawcy rozbudowują regulaminy o dodatkowe zapisy dotyczące obowiązków pracownika związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, zasad zobowiązywania pracowników do przybycia do biura. Według mojej oceny to dobry kierunek. Transparentne określenie zasad pozwoli na sprawne i efektywne wykonywanie pracy i poświęcanie mniej czasu na kwestie organizacyjnie związane z procesem realizacji pracy w sposób zdalny.

Na koniec jeszcze jedna kwestia: w przypadku tworzenia regulacji wewnętrznych często rodzi się pytanie, czy umieszczać w regulaminie zapisy odpowiadające treść obowiązujących przepisów, czy raczej skupić się wyłącznie na uregulowaniu kwestii, które pozostają otwarte lub też wyłącznie należą do decyzji pracodawcy. Moim zdaniem prawidłowe jest to drugie rozwiązanie, jednak w przypadku regulaminu pracy zdalnej dochodzę do wniosku, że warto niektóre z nich zaimplementować do regulaminu. Wydaje mi się, że takie działanie może być pomocne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. W szczególności chodzi o świadomość tego, jakie prawa i obowiązki ma każda ze stron stosunku pracy oraz w jakich sytuacjach może z nich korzystać.

Sądzę, że warto w regulaminie dodać zapis dotyczący możliwości rezygnacji z pracy zdalnej, jak również wskazać na grupy pracowników uprawnione do złożenia wiążącego wniosku o świadczenie pracy w sposób zdalny.