Publicystyka - ngo.pl

Ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Osoby te, zgodnie z przepisami ustawy, nazywane są sygnalistami. Sygnalistą jest osoba, która dowiedziała się o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Najczęściej będzie to pracownik, ale nie tylko, ponieważ pojęcie „kontekst związany z pracą” należy rozumieć szeroko. W związku z tym uprawnionymi do dokonania zgłoszenia będą również takie osoby jak kandydat do pracy (uczestnik procesu rekrutacyjnego), wolontariusz, zleceniobiorca, stażysta, kontrahent czy członek zarządu organizacji.

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów, z pewnymi wyjątkami (m.in. zapisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych), wchodzą w życie 25 września 2024 roku. Co to oznacza dla organizacji pozarządowych? Czy muszą one podjąć jakieś działania? Czy ustawa nakłada na nie określone obowiązki?

Odpowiedź na te pytania może być twierdząca. Zgodnie z nowymi przepisami, wskazane w ustawie podmioty będą zobowiązane do ustanowienia w organizacji procedury zgłoszeń WEWNĘTRZNYCH, określającej zasady zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodnie z wymaganiami wskazanymi w ustawie.

Przykład 1: Organizacja zatrudnia 10 pracowników na pełen etat oraz współpracuje z 20 osobami na podstawie umowy zlecenia i 10 osobami na podstawie umów B2B (umowy między organizacją a osobą prowadzącą działalność gospodarczą, samodzielnie realizującą przedmiot umowy) – organizacja nie jest zobowiązana do tworzenia wewnętrznej procedury zgłoszeń. 

Przykład 2: Organizacja zatrudnia 20 osób na umowę o pracę, jednak w przeliczeniu na pełen etat jest to 10 osób. Dodatkowo organizacja zatrudnia 30 osób na umowę zlecenia – organizacja nie jest zobowiązana do tworzenia wewnętrznej procedury zgłoszeń. 

Przykład 3: Organizacja nie zatrudnia pracowników, ale współpracuje z 30  osobami na umowę zlecenia oraz 20 osobami na umowę o dzieło – organizacja jest zobowiązana do tworzenia wewnętrznej procedury.

Druga grupa podmiotów zobowiązanych do przyjęcia procedury to te, które bez względu na liczbę zatrudnianych osób prowadzą działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska. Dotyczy to m.in. banków i funduszy inwestycyjnych, ale również biur rachunkowych. Zatem, jeżeli dana organizacja prowadzi działalność w postaci biura rachunkowego, powinna liczyć się z obowiązkiem przyjęcia wewnętrznej procedury niezależnie od liczby zatrudnionych w niej osób. Podobnie będzie w przypadku nielicznych organizacji, które są tzw. instytucjami obowiązanymi z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (o NGO-sach jako instytucjach obowiązanych przeczytasz TU: KLIKNIJ).

Warto również zauważyć, że przyjęcie procedury może mieć charakter dobrowolny. Oznacza to, że organizacja, mimo braku ustawowego obowiązku, może zdecydować się na jej fakultatywne wdrożenie. Taka decyzja może przynieść wiele korzyści. Ustawa przewiduje bowiem możliwość zgłaszania naruszeń w trybie wewnętrznym (w obrębie organizacji) oraz zewnętrznym (do Rzecznika Praw Obywatelskich lub odpowiedniego organu publicznego - w tym zakresie wejście przepisów w życie od dnia 25 grudnia 2024 roku). Sygnalista może złożyć zgłoszenie zewnętrzne bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego, jednak umożliwienie zgłoszeń w ramach organizacji może okazać się korzystne zarówno dla sygnalisty, jak i organizacji. Wprowadzenie wewnętrznej procedury może zapobiegać eskalacji problemów, zapewnić większe poczucie bezpieczeństwa pracowników, wspierać budowanie kultury otwartości i transparentności oraz wzmocnić pozytywny wizerunek organizacji. 

Oprócz zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych, ustawa przewiduje trzecią formę działania, tzw. publiczne ujawnienie nieprawidłowości. Dokonanie takiego ujawnienia oznacza, że sygnalista przekazuje informacje o naruszeniach bezpośrednio do opinii publicznej, np. za pośrednictwem mediów czy portali społecznościowych. Takie działanie powinno być jednak krokiem ostatecznym i musi być dokonane na warunkach określonych w ustawie m.in. gdy inne drogi zgłoszenia nie zostały odpowiednio rozpatrzone, jak również w sytuacji, w której sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego. W przypadku dokonania publicznego ujawnienia nieprawidłowości, sygnalista podlega ochronie, pod warunkiem, że zgłoszenie zostało dokonane zgodnie z przepisami ustawy.  

Ustawa o sygnalistach wskazuje konkretne dziedziny prawa, których naruszenie podlega ochronie, m.in. korupcja, zamówienia publiczne, usługi i produkty finansowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowanie terroryzmu, ochrona środowiska, zdrowie publiczne, prywatność i ochrona danych osobowych, ochrona konsumentów oraz dobrostan zwierząt. 

Co ważne, ustawa dopuszcza możliwość rozszerzenia tego zakresu w ramach wewnętrznych procedur, obejmując nimi np. kodeksy etyczne, polityki antymobbingowe, antydyskryminacyjne oraz inne regulacje wewnętrzne zgodne z przepisami prawa. Należy jednak pamiętać, że zgłoszenia dotyczące takich naruszeń nie będą objęte przepisami ustawy o zgłoszeniach zewnętrznych ani publicznego ujawnienia nieprawidłowości.

Jakie kroki powinna podjąć organizacja, która jest zobowiązana do przyjęcia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń lub dobrowolnie chce przyjąć taką procedurę?

Przede wszystkim procedura musi być szczegółowo przemyślana, a jej zapisy powinny być skonsultowane z przedstawicielem pracowników. Powinna być dostosowana do specyfiki organizacji i zawierać w szczególności następujące elementy: 

1. Kanały zgłoszeń wewnętrznych
Organizacja zobowiązana jest do stworzenia kanałów przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i ich opisania w procedurze. Powinna określić, w jaki sposób można składać zgłoszenia, jakie narzędzia będą dostępne i w jakiej formie to zgłaszanie może się odbywać. Organizacja powinna umożliwić zgłaszanie zarówno ustne, jak i pisemne. Kanały zgłoszeń mogą obejmować e-mail, telefon czy osobiste zgłoszenie. Procedura powinna również uwzględniać możliwość dokonywania zgłoszeń anonimowych. Choć ustawa nie nakłada obowiązku rozpatrywania anonimowych zgłoszeń, organizacja powinna jasno określić, czy dopuszcza taką możliwość, a jeśli tak, to na jakich zasadach.

2. Osoba/osoby odpowiedzialne za odbieranie zgłoszeń oraz za podejmowanie działań następczych w tym weryfikację zgłoszeń i dalszą komunikację z sygnalistą
Należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń. W mniejszych organizacjach taka osoba może również dokonywać weryfikacji zgłoszeń i prowadzić postępowanie wyjaśniające. W większych organizacjach weryfikacja może odbywać się dwuetapowo: pierwsza osoba (np. koordynator) odpowiada za obsługę zgłoszeń, ich wstępną obsługę   oraz komunikację z sygnalistą, natomiast zespół lub komisja powołana ad hoc może prowadzić postępowanie wyjaśniające. Osoby, weryfikujące zgłoszenia, prowadzące postępowanie wyjaśniające powinny być niezależne i bezstronne. Najlepiej, żeby podlegały bezpośrednio zarządowi organizacji.

3. Zasady podejmowania działań następczych
Procedura powinna szczegółowo opisywać, jak będzie prowadzone postępowanie wyjaśniające oraz jakie inne działania następcze będą podejmowane, takie jak wszczęcie postępowania dyscyplinarnego, podjęcie środków prawnych, działania edukacyjne czy zmiany w wewnętrznych procedurach organizacji. Działania następcze powinny być dokonywane z należytą starannością.

4. Obowiązki informacyjne
Procedura powinna zawierać obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Procedura określa również maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy. Wskazane terminy wynikają z przepisów ustawy.

5. Zasady dokonywania zgłoszeń zewnętrznych (z zastrzeżeniem, że przepis regulujący ten obowiązek wchodzi w życie 25 grudnia 2024 roku)
Procedura powinna również zawierać zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych.  Uregulowanie tych kwestii będzie jednak możliwe dopiero po 25 grudnia 2024 roku tj. po wejściu w życie przepisów dotyczących możliwości dokonywania zgłoszeń wewnętrznych.

Do pozostałych obowiązków organizacji należy również:

Ochrona danych osobowych
Organizacja musi zapewnić ochronę tożsamości sygnalistów oraz innych osób, których dane osobowe są przetwarzane w związku ze zgłoszeniem. Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń mają obowiązek zachowania pełnej poufności w zakresie danych sygnalisty.

Zakaz działań odwetowych
Ustawa wprowadza zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty oraz innych osób powiązanych z nim, w tym współpracowników lub członków rodziny. Działania odwetowe mogą obejmować m.in. odmowę nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie umowy o pracę, wstrzymanie awansu, mobbing lub dyskryminację.

Rejestr zgłoszeń
Organizacja powinna prowadzić rejestr zgłoszeń zgodnie z wymaganiami ustawy. Osoba odpowiedzialna za ten rejestr musi zapewnić pełną poufność i przechowywać go przez określony czas wskazany w przepisach.

Powyższe zagadnienie również mogą zostać uregulowane w procedurze. Z praktycznego punktu widzenia warto do procedury załączyć klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobnych w ramach procesu rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych, wzór rejestru zgłoszeń, jak również zapisy dotyczące zakazu podejmowania działań odwetowych i ewentualnych konsekwencji dyscyplinarnych jakie mogą być zastosowane wobec pracowników lub współpracowników dopuszczających się wobec sygnalisty takich działań.

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wchodzą w życie 25 września 2024 roku. Nie przewidziano żadnych regulacji przejściowych, co wskazuje, że organizacje zobowiązane do przyjęcia procedury powinny ją posiadać najpóźniej do tej daty. Inne stanowisko przedstawiło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które w sierpniu 2024 roku opublikowało w „Dzienniku Gazeta Prawna” informację, że procedura zgłoszeń wewnętrznych może zacząć obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2025 roku. Wynika to z możliwości po raz pierwszy zweryfikowania stanu zatrudnienia 1 stycznia 2025 roku. 

Choć takie podejście może być korzystne dla pracodawców, przyjęcie tej interpretacji może okazać się ryzykowne. Warto pamiętać, że interpretacja Ministerstwa nie jest wiążąca dla innych organów, a przepisy ustawy przewidują odpowiedzialność karną za brak ustanowienia procedury. W związku z tym, jeżeli organizacja obecnie zatrudnia co najmniej 50 osób i nie planuje drastycznego zmniejszenia zatrudnienia na początku 2025 roku, warto rozważyć wprowadzenie procedury wewnętrznej jak najszybciej. 

Wdrożenie procedur ochrony sygnalistów nie tylko spełnia wymagania ustawowe, ale jest także krokiem ku bardziej przejrzystemu zarządzaniu organizacją, co przynosi korzyści oby stronom stosunku pracy. Dobrze wdrożona i zarządzana procedura wewnętrzna może przyczynić się do zmniejszenia ryzyka występowania naruszeń prawa, a także stworzyć etyczne środowisko pracy.