Publicystyka - ngo.pl

W pandemii koncentrowaliśmy się głównie na technicznych aspektach pracy przez internet. Z dużym prawdopodobieństwem już niedługo będziemy musieli zainteresować się pracą zdalną od strony "kadr". Wymusi to na nas kodeks pracy, którego nowelizację przygotowuje rząd. Projekt pojawił się w maju. Nie trafił jeszcze do Sejmu, ale warto wcześniej uświadomić sobie, co będzie oznaczał dla pracodawców – również dla tych z grona organizacji.

Praca zdalna w pandemii wykonywana jest na podstawie regulacji szczególnej, zawartej w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (…). Są to więc przepisy, które obowiązują w pandemii, ale nie będzie można oprzeć na nich pracy zdalnej, kiedy sytuacja się unormuje. Obowiązujące przepisy Kodeksu pracy nie zawierają uregulowań prawnych dotyczących pracy zdalnej – zawierają tylko regulacje dotyczące telepracy, które nie odpowiadają realiom pracy zdalnej, bo są za mało elastyczne. Stąd konieczność nowych przepisów.

Jak organizacje pozarządowe, które są pracodawcami mogą przygotować się do stosowania nowych przepisów, kiedy wejdą one w życie? Muszą przewidzieć związane z pracą zdalną koszty oraz przygotować się do realizacji określonych formalności.  

Wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało co do zasady uzgodnienia między pracownikiem i pracodawcą. Takie uzgodnienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie dotyczące zmiany formy pracy z typowej na pracę zdalną będzie mogło być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca będzie musiał wewnętrznie uregulować zasady wykonywania pracy zdalnej. Warto więc pomyśleć o przygotowaniu specjalnej dokumentacji np. regulaminu pracy zdalnej. Jeśli nie przyjmiemy regulaminu, to warunki pracy zdalnej trzeba będzie ustalać w indywidualnym porozumieniu pracodawcy z pracownikiem. W projekcie znalazła się propozycja zawartości zarówno regulaminu jak i porozumień. 

Projekt nakłada na pracodawcę kilka dodatkowych obowiązków, których realizacja wiąże się z kosztami. Pracodawca będzie zobowiązany:

• dostarczyć pracownikowi materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
• pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w np. regulaminie lub porozumieniu z pracownikiem,
• zapewnić pomoc techniczną i niezbędne szkolenia. 

Inną formą realizacji powyższego obowiązku może być wypłacany przez organizację-pracodawcę ekwiwalent.

Warto, żeby organizacje już dziś zastanowiły się, jakie dodatkowe koszty mogą wiązać się z pracą zdalną i przewidziały je w planowanych działaniach (projektach). Będzie to oczywiście wymagało przyjęcia przez ogłaszających konkursy (szczególnie przez administrację), że są to koszty kwalifikowane, traktowane jak inne niezbędne (nakazane prawem) element wynagrodzenia. Przekonamy się, na ile takie założenie realizowane będzie np. w ramach przyszłych konkursów FIO czy w ramach konkursów samorządowych.

Kiedy przepisy wejdą w życie, ważnym ich elementem będzie też regulacja wskazująca, kiedy w ogóle można stosować pracę zdalną. Jak już napisano wyżej, co do zasady powinna dominować sytuacja, w której następuje ustalenie między stronami. Ale przepisy omówią też przypadki, kiedy pracodawca będzie mógł pracę zdalną pracownikowi polecić.

Warto zaznaczyć, że zaproponowane przepisy dotyczące pracy zdalnej są dość rozbudowane i zawierają znacznie więcej wątków niż opisane powyżej. Ponieważ omawiany dokument to na razie projekt, staraliśmy skupić się na najważniejszych zapisach, które będą miały bezpośrednie konsekwencje (koszty i konieczność wytworzenia nowej dokumentacji) dla organizacji-pracodawców.