Publicystyka - ngo.pl

Aby urząd przygotował projekt umowy na realizację zadania publicznego, najpierw organizacja musi złożyć oświadczenie o przyjęciu dotacji wraz z informacją w jakim terminie prześle dokumenty niezbędne do przygotowania umowy.

Organizacje, których wnioski (oferty) dostały (do)finansowanie, są o tym powiadamiane – np. mailem na adres, który podano w ofercie.

Teraz ruch należy do organizacji, która w ciągu 15 dni roboczych od daty otrzymania powiadomienia o przyznaniu dotacji powinna przesłać (elektronicznie w formie skanu lub w formie papierowej) oświadczenie o przyjęciu bądź nieprzyjęciu dotacji wraz z informacją, w jakim terminie prześle dokumenty niezbędne do przygotowania projektu umowy dotacyjnej.

Zazwyczaj jest to aktualizacja wniosku (oferty), w tym przede wszystkim kosztorysu i harmonogramu zwłaszcza w sytuacji, jeśli przyznano dotację w kwocie niższej od tej, o którą starała się organizacja oraz oświadczenie o tym, czy organizacja jest czynnym płatnikiem VAT. Inne załączniki mogą wynikać ze specyfiki danego konkursu dotacyjnego lub oferty (np. umowa o partnerskiej współpracy w przypadku oferty wspólnej).

Umowa jest przedstawiana do podpisu osobom upoważnionym przez organizację najpóźniej w ciągu 60 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia wyników konkursu ofert. Wyjątkiem są umowy dotyczące zadań (projektów), których realizacja rozpoczyna się później niż 60 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia wyników konkursu ofert lub gdy oferent pisemnie oświadczy wolę podpisania umowy w terminie późniejszym niż 60 dni.

Umowę dotacyjną ze strony Urzędu m.st. Warszawy podpisuje Prezydent lub:

• w biurach upoważniona przez Prezydenta osoba (zazwyczaj jest to dyrektor biura)
• w dzielnicach: upoważnieni przez Prezydenta dwaj członkowie Zarządu Dzielnicy działający łącznie.

Natomiast ze strony organizacji pozarządowej umowę podpisują: upoważnione do tego osoby (co wynika ze statutu, zapisów w KRS lub pełnomocnictw).

Po podpisaniu umowy biuro kieruje do Biura Księgowości i Kontrasygnaty wniosek o przekazanie dotacji lub jej transzy dla organizacji. Data przekazania środków jest wskazana w umowie. W dzielnicach wniosek jest przekazywany do głównego księgowego dzielnicy.

Umowa dotacyjna (o realizację zadania publicznego) jest przygotowywana na podstawie wzoru zawartego w załączniku do zarządzenia Prezydenta, w procedurze konkursowej.

Ekspertki SCWO przygotowały instrukcję: Jak czytać umowę na realizację zadania publicznego. Zapraszamy do zapoznania się z podpowiedziami, na co warto zwrócić uwagę zanim podpisze się umowę.

Zobacz: WZÓR UMOWY DOTACYJNEJ Z KOMENTARZAMI oraz więcej informacji o warszawskiej procedurze konkursowej >

W umowie dotacyjnej opisane są ogólne zasady realizacji projektu – są one dostosowane do poszczególnych zadań.

Określa się m.in.:

• przedmiot umowy - tytuł realizowanego zadania publicznego
• osoby do kontaktów roboczych zarówno ze strony organizacji (zleceniobiorcy) jak i urzędu (zleceniodawcy)
• termin rozpoczęcia i zakończenia zadania,
• termin złożenia sprawozdania,
• termin ponoszenia wydatków (finansowanych z wkładu własnego i z dotacji),
• termin przekazania dotacji (transz dotacji)
• wartość wkładu własnego finansowego i/lub wartość świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania (jeśli jest to umowa na wsparcie realizacji zadania publicznego),
• wartość wkładu rzeczowego i osobowego,
• zakres prac wykonanych przez podmiot niebędący stroną umowy,
• maksymalną wartość ew. przesunięć między pozycjami w kosztorysie,
• sposób prowadzenia dokumentacji,
• sposób informowania o projekcie (zadaniu),
• postanowienia dotyczące kontroli realizacji projektu (zadania),
• warunki zwrotu środków,
• warunki rozwiązania umowy,
• warunki zbywania rzeczy zakupionych z dotacji,
• warunki akceptacji zmian w realizacji zadania (tj. informacja o konieczności zawierania aneksu).

UWAGA! Warto zwrócić uwagę zwłaszcza na zapisy dotyczące zmian, które zdarzają się podczas realizacji zadania (projektu) w stosunku do tego, co przedstawiono w ofercie lub aktualizacji oferty. Część zmian wymaga pisemnego aneksu do umowy dotacyjnej.