Publicystyka - ngo.pl

Sprawozdania finansowe sporządzamy i podpisujemy trzy miesiące później niż standardowo – tak samo zatwierdzamy i wysyłamy. Przesunięcie terminów sprawozdawczych w 2020 r. wielu organizacjom pozwoliło lepiej przygotować się do tego obowiązku – ale z pewnością nie wszystkim. Bariery kompetencyjne nie zniknęły, tak samo przypadki losowe. A sprawozdanie trzeba sporządzić i podpisać – nawet po terminie.

Organizacja nie zebrała podpisów pod sprawozdaniem finansowym do 30 czerwca. Co to oznacza? Przekroczyła termin i tego już nie cofnie.

Podpisujemy sprawozdanie finansowe po terminie. Chociaż nie wydaje się to bardzo poważnym przewinieniem (o czym jeszcze poniżej), to jednak nie powinniśmy udawać, że nic się nie stało. Możemy więc opisać, co się wydarzyło – podajmy powody spóźnienia. Miejscem do takich wyjaśnień może być informacja dodatkowa (w cytowanej niżej odpowiedzi Ministerstwo Finansów tłumaczy, że nie jest to właściwe miejsce - kłopot w tym, że nie ma innego). 

Na temat spóźnienia nie trzeba się nadmiernie rozpisywać. Stwierdzamy fakt i krótko wyjaśniamy powód. Powodem mogą być trudności w zastosowaniu się do wymagań wynikających z elektronizacji sprawozdań (zobacz np. Elektroniczna sprawozdawczość – (nie)zbędny obowiązek), brak wystarczających kompetencji cyfrowych, ale powody mogą być też inne – indywidualne, losowe. 

Poza opisanym powyżej wyjaśnieniem, samo sporządzenie sprawozdania nie różni się od tego, które robilibyśmy (mieliśmy zrobić) w terminie. Wymogi pozostają identyczne: sprawozdanie przygotowujemy w formie elektronicznej (koniecznie w tzw. strukturze logicznej) i podpisujemy elektronicznie. Instrukcje koncentrujące się na sporządzaniu i podpisywaniu elektronicznego sprawozdania podajemy poniżej.

Kiedy pisaliśmy o tym, że należy podpisywać sprawozdanie w terminie (zob. Do 30 czerwca 2020 r. podpisujemy sprawozdanie finansowe za 2019 rok), wspominaliśmy też o prawie do odmowy złożenia podpisu pod sprawozdaniem. To nic nowego – przepis ten funkcjonował od dawna. Można go było stosować, kiedy organizacja mieściła się z ustawowych terminach, ale można go też stosować przy sprawozdaniu podpisywanym z opóźnieniem. Pamiętajmy o możliwości odmowy złożenia podpisu, ale pamiętajmy też, że jest to jednak sytuacja wyjątkowa i jakiś powód odmowy musi być.

Jak służby skarbowe traktują sprawozdania podpisane po terminie? Trudno przewidzieć. W latach ubiegłych, kiedy pod sprawozdaniami dominowały podpisy „analogowe”, problem ten praktycznie nie występował. Nie są nam znane organizacje, które poniosły konsekwencje za niepodpisanie sprawozdania w terminie. Jedyne przypadki, o jakich słyszeliśmy dotyczyły NGO-sów, które w ogóle nie wywiązywały się z obowiązków sprawozdawczych i były przez urzędy wzywane do złożenia zaległych sprawozdań. 

Jest jednak pewne, że podpisanie sprawozdania po terminie będzie mniejszym uchybieniem niż niepodpisanie go w ogóle, a tym bardziej niż niezłożenie go do Szefa KAS czy do KRS (organizacje z działalnością gospodarczą). NGO-sy, którym nie udało się więc zrobić tego, co trzeba w terminie, nie powinny chować głowy w piasek i uciekać od problemu. 

Podpiszmy sprawozdanie po terminie i starajmy się kolejne obowiązki – zatwierdzenie i przesłanie sprawozdania – wykonać w wyznaczonych ramach.

O to jak zachować się w opisanej wyżej sytuacji – sytuacji sporządzenia i podpisania sprawozdania po terminie – pytaliśmy Ministerstwo Finansów. Odpowiedź cytujemy poniżej. 

(podkreślenia w poniższej odpowiedzi z Ministerstwa Finansów pochodzą od redakcji)