Publicystyka - ngo.pl

O ile przed, czy po wydarzeniu jesteś w stanie zapanować nad komunikacją sam (oczywiście w zależności od skali wydarzenia), o tyle najczęściej w trakcie dzieje się tak wiele, że myśląc o skutecznej i kompletnej komunikacji warto zadbać o osoby do pomocy.

Jeśli jesteś organizacją – zastanów się, skąd i jak możesz pozyskać na przykład wolontariuszy do pomocy na ten dzień. Możesz choćby ogłosić taką potrzebę na Facebooku przed samym wydarzeniem. Pamiętaj, że pracę pomocników również warto rozpisać i zorganizować.

Komunikacja w trakcie wydarzenia to nie tylko treści, które wypuszczasz do uczestników, ale także komunikacja wewnętrzna.

Aby przebiegała ona sprawnie – wykorzystaj do tego odpowiednie narzędzia.

Do dzielenia się zadaniami świetnie sprawdzi się Trello – wspomniane już w pierwszej części artykułu, za to do szybkiej komunikacji wewnętrznej (gdy zespół składa się z kilku/kilkunastu osób) możesz skorzystać ze Slacka.

Slack pomoże Ci uporządkować treści i tematy. W pewnym sensie podobny jest do Messengera, ale dzięki temu, że jest odrębnym narzędziem - pozwala skupić się na konkretnym temacie, ma skuteczniejsze opcje wyszukiwania treści oraz synchronizację z naprawdę dużą gamą programów.

Jeśli Twoje wydarzenie trwa dłużej niż 3/4 godziny - pamiętaj, że jeden post na FB podsumowujący akcję - nie wystarczy.

Zadbaj o:

• min. dwa wpisy na FB - chociażby witający i zamykający
• wpisy w wydarzeniu na FB
• relacja na FB (krótka forma video, znikająca po 24h)
• jeśli są ku temu możliwości - zorganizuj transmisję live
• wpisy na Instagramie
• Instagram Stories
• komunikację na Twitterze

(Jeśli oczywiście na wszystkich tych portalach posiadasz profile.)

Rozpisz wcześniej harmonogram, tak aby uwzględnić wszystkie tematy, najważniejsze momenty wydarzenia, jak i np. partnerów.

Jeśli Twoje wydarzenia trwa kilka dni, zorganizuj videorelację. Każdy dzień możesz podsumować krótkim filmem - na zasadzie zwiastuna i budowania napięcia. Następnie po wydarzeniu opublikuj pełną relację.

To etap, w którym warto publikować treści nim opadną emocje uczestników, związane z tym co przeżyli podczas twojej akcji.

Poniżej kilka przykładowych wątków, które warto na tym etapie poruszyć:

• podziękowania
• wskazówki dotyczące dotarcia do domu
• pakiety informacyjne/materiały po wydarzeniu
• fotorelacje spływające od fotografów
• prośba o fotorelacje od uczestników i tworzenie wspólnego albumu
• zaproszenie na profile na innych portalach w celu zobaczenia relacji z innej perspektywy

Zdjęcie w tle to świetna opcja na to, aby podziękować, czy podsumować wydarzenie - przygotuj wcześniej grafikę, aby sprawnie po wydarzeniu ją zaktualizować.

Czas po wydarzeniu, to dobry moment, aby pokazać ekipę, która tworzyła komunikację z uczestnikami w trakcie wydarzenia! Komunikacja to ludzie, komunikacja to Wy - pokażcie się!

Treści w stylu “tak to było robione” - to doskonały materiał, który potrafi zaangażować lepiej niż wymuskane treści. Wszyscy lubią backstage. Wybierzesz zabawne smaczki i publikuje. Jednak pamiętaj, że stworzenie tego typu treści również należy zaplanować - zadbaj o to jeszcze przed wydarzeniem.

Jest kilka sposobów na to, jak możesz pozyskać opinie od uczestników. Możesz np. stworzyć ankietę po wydarzeniu, w której zadasz kilka konkretnych pytań - będą to bardziej opinie przydatne dla organizatorów.

Możesz również w trakcie wydarzenia zorganizować np. videoankietę, w której uczestnicy wypowiedzą się jednym zdaniem, a może nawet słowem - na temat Twojej akcji. Ta opcja super sprawdzi się promocyjnie. Jest to również typ materiału, który pracuje przez lata.

Relacjonowanie wydarzeń w sieci może być świetną zabawą, jednak aby praca przebiegała w takiej właśnie atmosferze, należy się do tej komunikacji odpowiednio przygotować i być świadomym zadań, jakie na nas czekają. Do dzieła i powodzenia!