Publicystyka - ngo.pl

Organizacje pozarządowe działają projektowo. Składają wnioski grantowe, realizują programy edukacyjne, organizują kampanie społeczne. Każdy projekt ma swój początek i koniec, swój unikalny cel i konkretne rezultaty. Jednak w każdym projekcie, bez względu na to, czy dotyczy warsztatów dla młodzieży, wsparcia seniorów czy kampanii rzeczniczej występują elementy, które są powtarzalne. To właśnie te powtarzalne ciągi działań nazywamy procesami.

Na przykład:

APLIKACJA O GRANT

• analiza ogłoszenia konkursu grantowego sprawdzenie zgodności z misją (statutem)
• burzowanie nad pomysłem
• zebranie danych o grupie docelowej
• opracowanie budżetu
• napisanie opisu merytorycznego
• weryfikacja formalna
• zatwierdzenie przez zarząd
• złożenie dokumentów.

REKRUTACJA BENEFICJENTÓW

• opracowanie regulaminu
• kampania informacyjna
• przyjmowanie zgłoszeń
• weryfikacja kryteriów
• komunikacja z kandydatami
  finalna kwalifikacja

DZIAŁANIA EDUKACYJNE

• pomysł na warsztaty
• projektowanie scenariusza
• przygotowanie materiałów
• ogłoszenie naboru
• realizacja
• ewaluacja

Każdy z tych ciągów to właśnie proces. I dzieje się niezależnie od tego, czy ktoś go kiedykolwiek narysował, czy rozpisał na kartce lub w dedykowanym narzędziu.

W większości organizacji społecznych procesy powstają organicznie – ktoś kiedyś zrobił coś w określony sposób i tak już zostało. W organizacji, która nie zarządza świadomie procesami, rzeczywistość może wyglądać tak: 

Koordynatorka Ania wie, jak napisać dobry wniosek do konkretnego grantodawcy, bo robiła to już wiele razy. Wie, jak czytać regulamin konkursu i na co zwrócić uwagę, jakie dokumenty trzeba przygotować z wyprzedzeniem, jak skonstruować budżet, żeby przeszedł weryfikację, ale ta wiedza jest tylko w jej głowie. Gdy Ania idzie na urlop lub zmienia pracę, organizacja zostaje z pustką. Nowa osoba musi uczyć się wszystkiego od początku, popełniając te same błędy, które Ania już dawno nauczyła się omijać.

Podobnie wygląda realizacja projektów. Każdy kierownik projektu ma swój własny sposób prowadzenia dokumentacji, komunikacji z zespołem, monitorowania postępów. Jeden tworzy szczegółowe harmonogramy w Excelu, inny prowadzi notatki w zeszycie, jeszcze inny polega na pamięci i przypomnieniach w kalendarzu.

Dodatkowo każdy zespół lub osoba może korzystać z innych narzędzi cyfrowych np. do komunikacji, tworzenia dokumentów czy materiałów wizualnych. Gdy trzeba przygotować raport z realizacji, okazuje się, że połowa informacji zaginęła gdzieś w e-mailach, a kluczowe decyzje były podejmowane ustnie i nikt ich nie zapisał. W efekcie sporządzenie sprawozdania zajmuje kilka dni zamiast kilku godzin. Brak procesów powoduje kilka widocznych skutków:

1. Wiedza ukryta w głowach: „Tylko Ania wie, jak rozliczyć ten grant” – a co, gdy Ania idzie na urlop lub zmienia pracę? Organizacja traci kluczową wiedzę.
2. Marnowanie czasu na powtarzalne działania: Gdy nikt nie zastanowił się, jak usprawnić np. proces rekrutacji wolontariuszy, ludzie tracą godziny na niepotrzebne e-maile, wielokrotne wyjaśnianie tego samego czy ręczne przepisywanie danych.
3. Frustracja i wypalenie zespołu: Brak jasnych ścieżek oznacza ciągłe „gaszenie pożarów”, niepewność „czy robię to dobrze” i przekładanie odpowiedzialności. To prosta droga do wypalenia.
4. Trudności w skalowaniu działań: Chcecie pomóc większej liczbie beneficjentów? Bez uporządkowanych procesów trudno to zrobić bez proporcjonalnego zwiększenia zatrudnienia.
5. Problemy z transparentnością: Darczyńcy i grantodawcy coraz częściej pytają: „Jak działa wasza organizacja? Jak zapewniacie jakość?”. Bez opisanych procesów trudno przekonująco odpowiedzieć.

Mapowanie procesów to nic innego jak narysowanie – najczęściej w formie prostego schematu – jak faktycznie przebiega konkretny fragment pracy w organizacji. To nie abstrakcyjna teoria ani zbędna biurokracja. To praktyczne narzędzie, które pozwala zobaczyć całość i dostrzec rzeczy, które wcześniej były niewidoczne.

Weźmy przykład procesu pisania wniosku projektowego. Intuicyjnie wydaje się prosty: czytamy ogłoszenie, piszemy projekt, wysyłamy, ale gdy zaczniecie naprawdę to rysować, okaże się, że składa się z większej ilości kroków i angażuje kilka/kilkanaście osób.

Ktoś musi najpierw znaleźć ogłoszenie i ocenić, czy pasuje do waszej misji. Potem trzeba sprawdzić, czy macie wymagane dokumenty (statut, sprawozdania finansowe, referencje). Następnie ktoś musi zebrać dane o grupie docelowej – czasem wymaga to przeprowadzenia badania potrzeb. Równolegle ktoś przygotowuje budżet, ale potrzebuje do tego informacji od księgowej o kosztach pośrednich i od kierownika programowego o planowanych działaniach. Potem powstaje właściwy opis merytoryczny, który przechodzi przez weryfikację językową, merytoryczną i formalną. Na koniec dokumenty muszą być zatwierdzone przez zarząd i złożone w systemie grantodawcy – często na ostatnią chwilę, bo poprzednie etapy się wydłużyły.

Gdy to wszystko narysujecie jako schemat, nagle zobaczycie rzeczy, których wcześniej nie dostrzegaliście. Na przykład, że weryfikacja formalna zawsze odbywa się w ostatnim dniu przed deadline'm, bo ludzie przygotowujący merytorycznie nie wiedzą, jakie są wymogi formalne, a gdyby dostali checklistę na początku, uniknęliby wielu błędów. Być może budżetowanie zajmuje kilka dni, bo osoba odpowiedzialna nie ma pod ręką aktualnych stawek wykonawców, a wystarczyłoby prowadzić prostą bazę danych ze stawkami z poprzednich projektów, do której wszyscy mają dostęp. A może zawsze o coś pytacie grantodawcę w ostatniej chwili, bo w ogłoszeniu było coś niejasne, ale gdybyście czytali je tydzień wcześniej, mielibyście czas na wyjaśnienia.

Kurs Procesy w organizacjach społecznych – identyfikowanie i podstawy automatyzacji pozwoli Ci zrozumieć, jak identyfikować, analizować i mapować najważniejsze procesy w organizacji. Zdobędziesz wiedzę, jak usprawniać codzienną pracę, wprowadzając elementy automatyzacji i optymalizacji. Dzięki temu łatwiej będzie zarządzać zasobami, poprawić komunikację w zespole i zwiększyć przejrzystość działań. 

Podczas kursu: 

• dowiesz się, jak rozpoznawać i analizować kluczowe procesy w organizacji społecznej;
• zobaczysz, jak tworzyć mapy procesów, które pokazują przepływ pracy w prosty i czytelny sposób;
• dowiesz się, jak określać dane wejściowe, wyjściowe i odpowiedzialności w procesach;
• poznasz podstawy automatyzacji i w jaki sposób mogą one wspierać organizacje.

Świadome zarządzanie procesami w organizacji pozarządowej to nie „zbędna biurokracja” ani „korporacyjne wymysły”. To po prostu mądre wykorzystanie doświadczenia, które już macie, i zapobieganie marnowaniu czasu na rzeczy, które można zorganizować lepiej. To szacunek dla pracy zespołu i dla beneficjentów, którzy zasługują na najwyższą jakość usług. To inwestycja, która zwraca się wielokrotnie – w postaci zaoszczędzonego czasu, mniejszej frustracji, lepszych rezultatów i większego wpływu społecznego.

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektor 3.0, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów i zapisz się do naszego newslettera. Zapraszamy!