Publicystyka - ngo.pl

Podpisanie sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej będzie kłopotliwe szczególnie przy bardzo licznym zarządzie NGO. Z myślą o takich dużych zarządach przygotowano kilka lat temu przepisy, które miały ułatwić im pracę. Część podpisów mogą zastąpić oświadczenia. Zbieramy informacje, które pomogą Wam prawidłowo i świadomie wybrać optymalny dla waszej organizacji sposób podpisywania sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w formie elektronicznej. Pod sprawozdaniem składamy elektroniczne podpisy. Mogą to być podpisy elektroniczne kwalifikowane (zwykle płatne) - można też wykorzystać bezpłatny podpis zaufany (niegdyś zwany profilem zaufanym ePUAP).

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest "kierownik jednostki", czyli jedno lub wieloosobowy organ zarządzający organizacją – najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie osoba odpowiedzialna za księgowość lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przygotowane sprawozdanie w pierwszej kolejności podpisuje właśnie osoba, która je sporządziła. Następnie pod sprawozdaniem podpisuje się "kierownik jednostki" - zarząd.

Sposób pierwszy - podpisy wszystkich członków zarządów pod sprawozdaniem finansowym NGO - funkcjonował od kiedy wprowadzono obowiązek elektronicznego sporządzania i podpisywania sprawozdań finansowych. Zebranie elektronicznych podpisów od wszystkich członków zarządu nadal dla wielu organizacji jest sporym kłopotem. Jednak organizacje z niewielkimi zarządami (dwu-trzy osobowymi) nie powinny rezygnować z tego sposobu. W ich przypadku zebranie wszystkich podpisów może okazać się znacznie prostsze niż właściwe zebranie i przygotowanie oświadczeń.  

W przypadku większych zarządów warto ustalić czy członkowie mają odpowiednie podpisy (kwalifikowane lub zaufane), czy będą w odpowiednim czasie mogli z nich skorzystać i na ile to jest dla nich wygodne/kłopotliwe. Drugi sposób z co najmniej jednym członkiem zarządu wydaje się oczywisty przy zarządach wieloosobowych, ale sami musicie ocenić, jak to jest w waszym konkretnym przypadku. Może się okazać, że w licznych, ale dobrze czujących się w elektronicznym świecie zarządach, zebranie wszystkich podpisów będzie mniej uciążliwe niż właściwa dokumentacja całego procesu (oświadczenia).

Prostszy sposób z co najmniej jednym członkiem zarządu, też wymaga pewnego skupienia i staranności. Poniżej opisujemy bezpieczny w naszym przekonaniu sposób postępowania z jednym podpisem i oświadczeniami.

KOLEJNOŚĆ DZIAŁAŃ

1. Osoba sporządzająca przygotowuje sprawozdanie i jednocześnie (zobacz sposoby podpisywania wyżej) musi się pod nim podpisać.
2. Sporządzone i podpisane przez osobę sporządzającą sprawozdanie trafia do zarządu, który może zobaczyć co w nim jest i ocenić czy w takim kształcie będzie chciał się pod nim podpisać. 
3. Zbieramy od tych członków zarządu, którzy nie będą podpisywać sprawozdania, oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy. 
4. Na końcu wybrany członek zarządu ("co najmniej jeden" - jak mówi ustawa) składa swój elektroniczny podpis pod sprawozdaniem.

OŚWIADCZENIA

Najłatwiej i najbezpieczniej będzie przygotować oświadczenia papierowe. Trzeba pamiętać, żeby miały one datę ustaloną pomiędzy datą podpisania sprawozdania przez osobę sporządzającą a datą podpisania sprawozdania przez wybranego członka. Może to być również ta sama data dla wszystkich wskazanych tu czynności (podpisu osoby sporządzającej, oświadczeń i podpisu członka). Ponieważ na oświadczeniach papierowych nie podajemy godziny podpisania, unikamy komplikacji, która mogłaby wystąpić na oświadczeniach podpisywanych elektronicznie (na takich oświadczeniach zapisuje się data podpisu co do sekundy). Oświadczenia papierowe dają nam więc nieco większą swobodę i nie trzeba tak bardzo uważać. Oczywiście podpisane oświadczenia papierowe muszą zostać następnie zapisane elektronicznie (np. zeskanowane). Będziemy je w tej formie wysyłali razem ze sprawozdaniem do KRS lub KAS.

Sprawdź, co najpierw: sporządzenie, podpisanie, zatwierdzenie czy wysłanie? Jakie znaczenie ma kolejność działań przy realizowaniu obowiązków związanych ze sprawozdaniem finansowym. To ważne - nie można mieszać i dowolnie zamieniać etapów realizowania obowiązków! Zobacz film👇