Podpisywanie sprawozdania finansowego przez jednego członka zarządu NGO - kolejność
Od tego roku możemy skorzystać z nowego sposobu podpisywania sprawozdania finansowego NGO. Nowy sposób miał być z założenia prostszy. Jak to jednak bywa z nowymi przepisami, nie wszystko jest takie oczywiste jak się może wydawać. Wątpliwości budzi kolejność poszczególnych działań. Publikujemy wyjaśnienia, które otrzymaliśmy z Ministerstwa Finansów i proponujemy w naszym przekonaniu najbezpieczniejszy sposób skorzystania z nowych przepisów.
Od tego roku możliwe są dwa sposoby podpisania sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej:
- sposób pierwszy - sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu.
(tak samo jak w latach ubiegłych - stary sposób) - sposób drugi - sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz jedna osoba z zarządu. Pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu składają oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.
(nowy sposób - stosujemy go stosować po raz pierwszy w 2022 r.)
Pamiętajcie: od kilku lat sprawozdanie finansowe NGO sporządzanie jest i podpisywane wyłącznie w formie elektronicznej!
Wątpliwości. Czy nowy sposób podpisywania sprawozdania narzuca kolejność poszczególnych czynności?
Do resortu zwróciliśmy się z pytaniem w sprawie kolejności czynności związanych z podpisaniem sprawozdania finansowego, zgodnie z art. 52 ust 2 b ustawy o rachunkowości. Pytaliśmy czy kolejność podpisywania warunkuje prawidłowość (ważność) sporządzenia sprawozdania finansowego oraz jaka kolejność jest prawidłowa. Poniżej przedstawiamy w całości odpowiedź, którą otrzymaliśmy z Ministerstwa Finansów.
Odpowiedź Ministerstwa Finansów
W świetle art. 52 ust 2b ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmawia złożenia takich oświadczeń.
Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia.
Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.
Przepis ten wskazuje sekwencję zdarzeń następujących w procesie podpisywania sprawozdania finansowego.
Osoba wchodząca w skład kierownika jednostki, podpisująca sprawozdanie finansowe elektronicznie (co najmniej jedna), powinna tego dokonać po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmawia złożenia takich oświadczeń.
W dokumencie elektronicznym sprawozdania finansowego zawarta jest bowiem data jego podpisania podpisem elektronicznym, która powinna kończyć proces podpisywania sprawozdania finansowego.
W tym trybie osoba podpisująca jako ostatnia elektronicznie sprawozdanie finansowe pośrednio potwierdza, że uprzednio wszystkie obowiązane do tego osoby złożyły stosowne oświadczenia [podkreśl. red].
Bezpieczna propozycja: podpis jednego członka zarządu NGO i papierowe oświadczenia od pozostałych
Z odpowiedzi Ministerstwa Finansów wynika wyraźnie, że podpis wybranego członka zarządu wieńczy proces podpisywania sprawozdania finansowego. Jak zastosować się do tego zalecenia? Proponujemy "procedurę", która wydaje nam się najbezpieczniejsza i wygodna w stosowaniu.
- Sprawozdanie zwykle dostajemy od księgowości. "Osoba sporządzająca" (czyli osoba wykonująca w naszej organizacji obowiązki księgowe, może to być też np. ktoś z zewnętrznego biura księgowego) przygotowuje sprawozdanie i jednocześnie (zobacz sposoby podpisywania wyżej) musi się pod nim podpisać. Z pewnością jest to pierwsza czynność w "sekwencji" składania podpisów.
- Mamy podpisane przez osobę sporządzającą sprawozdanie finansowe i możemy (jako zarząd) zobaczyć co w nim jest, żeby moc je następnie podpisać. Następnie powinniśmy zebrać od tych członków zarządu, którzy nie będą podpisywać sprawozdania, oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy. Polecamy tu oświadczenia papierowe, o czym jeszcze za chwilę.
- Na końcu wybrany członek zarządu ("co najmniej jeden" - jak mówi ustawa) składa swój elektroniczny podpis pod sprawozdaniem.
Wydaje nam się, że najłatwiej i najbezpieczniej będzie przygotować oświadczenia papierowe. Trzeba pamiętać, żeby miały one datę ustaloną pomiędzy datą podpisania sprawozdania przez osobę sporządzającą a datą podpisania sprawozdania przez wybranego członka. Może to być również ta sama data dla wszystkich wskazanych tu czynności (podpisu osoby sporządzającej, oświadczeń i podpisu członka). Ponieważ na oświadczeniach papierowych nie podajemy godziny podpisania, unikamy komplikacji, która mogłaby wystąpić na oświadczeniach podpisywanych elektronicznie (na takich oświadczeniach zapisuje się data podpisu co do sekundy). Oświadczenia papierowe dają nam więc nieco większą swobodę i nie trzeba tak bardzo uważać. Oczywiście podpisane oświadczenia papierowe muszą zostać następnie zapisane elektronicznie (np. zeskanowane). Będziemy je w tej formie wysyłali razem ze sprawozdaniem do KRS lub KAS.
Jeszcze o oświadczeniu
Oświadczenie, że sprawozdanie spełnia ustawowe wymogi (oświadczenie o prawidłowości sprawozdania), jest dokumentem osobistym, zrobionym i podpisanym samodzielnie przez każdą osobę (z zarządu, która nie podpisuje sprawozdania). W oświadczeniu trzeba podać datę i godzinę podpisania sprawozdania przez osobę sporządzającą sprawozdanie (osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych - księgowego/księgową). Jeśli oświadczenia są sporządzone na papierze i podpisane odręcznie, wtedy członek zarządu podpisujący sprawozdanie przygotowuje ich elektroniczną kopię – skan/zdjęcie. O oświadczeniu możemy przeczytać również na stronie Ministerstwa Finansów, zob. Czy oświadczenie składane…
Oczywiście nie musimy stosować się do powyższych zaleceń i w ogóle nie mamy potrzeby zagłębiać się w opisany tu problem jeśli korzystamy ze "starego" sposobu podpisywania sprawozdania finansowego NGO - czyli jeśli podpisują je wszyscy członkowie zarządu. Ponieważ ten sposób praktykujemy już od jakiegoś czasu, może się okazać, że będzie dla nas najwygodniejszy, ponieważ sprawdzony w praktyce w latach ubiegłych.
Przypominamy - podpisywanie to nie zatwierdzanie!
Podpisywanie sprawozdania przez zarząd to element jego sporządzania - pierwszego etapu realizacji obowiązków sprawozdawczych. To o czym piszemy powyżej dotyczy więc PODPISYWANIA, a NIE DOTYCZY zatwierdzania sprawozdania finansowego przez odpowiedni organ NGO. Trzeba wyraźnie rozróżnić te etapy realizacji obowiązków i zachować ich kolejność. O kolejności wspominamy m.in. na poniższych filmach.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
