Publicystyka - ngo.pl

Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, która je sporządza (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych) oraz wszyscy członkowie zarządu - czyli osoby, które pełnią funkcje członków zarządu w momencie sporządzenia sprawozdania finansowego. Można też skorzystać z takiej opcji, że tylko jeden członek zarządu podpisze sprawozdanie, a pozostali członkowie złożą stosowne oświadczenia potwierdzające że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy o rachunkowości. Zasady dotyczące podpisywania sprawozdania i składania stosownych oświadczeń uregulowane są w art. 52 ustawy o rachunkowości.

Członkostwo w zarządzie ustaje m.in. na skutek złożenia rezygnacji. Osoba, która skutecznie złożyła rezygnację z pełnienia funkcji w zarządzie, nie jest już członkiem zarządu - nie jest już więc uprawniona do podpisywania sprawozdania finansowego. 

Natomiast wybór nowej osoby do zarządu oznacza, że ta osoba już pełni funkcję - nawet bez ujawnienia jej danych w KRS. To nowo wybrana osoba jest zobowiązana do podpisania sprawozdania finansowego (lub do złożenia stosownego oświadczenia).

Jeśli nowy członek zarządu nie chce podpisać sprawozdania finansowego, ponieważ w okresie sprawozdawczym nie pełnił funkcji, nie ma wystarczającej wiedzy o działalności w tym okresie i nie zdążył zapoznać się z sytuacją finansową organizacji – to może odmówić podpisania sprawozdania finansowego. Jednak taka odmowa musi być odpowiednio udokumentowana, wraz ze wskazaniem powodu odmowy podpisania sprawozdania. Odmowę podpisania sprawozdania sporządza się w postaci elektronicznej (podpisując kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym) albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem.

Odmowa podpisania sprawozdania powinna być sporządzona w terminie przewidzianym na sporządzenie i podpisanie sprawozdania – czyli do 31 marca (jeśli rokiem obrotowym w NGO jest rok kalendarzowy). Odmowę taką należy dołączyć do wysyłanego sprawozdania finansowego (sprawozdanie wysyła się w ciągu 15 dni od podjęcia uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego).

W przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego w terminie, urząd skarbowy może nałożyć karę na zarząd organizacji. Co do zasady, kara jest nakładana (o ile w ogóle zostanie nałożona) na członków zarządu ujawnionych w KRS - ze względu na zasadę domniemania prawdziwości wpisu do KRS. Zgodnie z art.  17.  ust. 1. ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym: „Domniemywa się, że dane wpisane do Rejestru są prawdziwe”.

Jednak to „domniemanie” można obalić (podważyć) i wykazać, że pomimo wpisu widniejącego w KRS, dana osoba już nie pełniła funkcji w zarządzie.

Dla wyjaśnienia: wpis do KRS informujący o osobach będących we władzach organizacji, można podważyć, gdyż ma on charakter deklaratoryjny – więcej na ten temat można przeczytać w artykule: Od kiedy zarząd pełni funkcje.

Zmiana osób sprawujących funkcje we władzach NGO powinna być zgłoszona w ciągu 7 dni. Niestety czasem, z różnych względów, taka zmiana nie jest zgłoszona w terminie do KRS. 

Jeśli zdarzy się, że kara za niezłożenie sprawozdania finansowego zostanie nałożona na osobę, która w momencie sporządzania i wysyłania sprawozdania nie pełniła już funkcji w zarządzie (z powodu rezygnacji), ale nadal widniała w KRS, to taka osoba może od kary się odwołać (obalić domniemanie prawdziwości wpisu w KRS), wykazując że nie pełniła już funkcji członka zarządu i przedstawiając dowód na złożenie rezygnacji.