Zbliżający się okres będzie szczególny dla organizacji pozarządowych, które dokonują wyboru między uproszczoną ewidencją przychodów i kosztów a pełną księgowością. Zaczną obowiązywać wszystkie zapisy zmieniające UEPIK, które wprowadziła nowelizacja ustawy o pożytku z 2024 roku. Jednocześnie wciąż nie znamy kształtu nowego rozporządzenia, a więc nie do końca (przynajmniej dziś) wiemy co nas czeka, jeśli zdecydujemy się na uproszczoną ewidencję.
2025 rozpoczął się od prawdziwej rewolucji w zasadach stosowania uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPIK). Limit uprawniający do stosowania prostszej księgowości organizacji wzrósł ze 100 tysięcy do MILIONA. Mniejsze, ale również znaczące zmiany wejdą w życie z nowym rokiem - 1 stycznia 2026. Będą dotyczyły głównie momentu wyboru i rezygnacji z tej formy prowadzenia księgowości.
Okres podejmowania decyzji
Na jesieni przypominamy Wam zazwyczaj o wyborze lub rezygnacji z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Ostatnie miesiące roku to dobry moment żeby rozważyć jaką formę księgowości będzie prowadzić organizacja pozarządowa i dokonać wyboru między uproszczoną ewidencją i pełną księgowością.
Od 1 stycznia 2025 roku UEPIK mogą wybierać NGO-sy, których przychody nie przekroczyły (w roku poprzedzającym rok wyboru uproszczonej ewidencji) milion zł. To zmiana, którą wprowadziła ustawa o zmianie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy o kołach gospodyń wiejskich z 8 listopada 2024 r. W 2025 r. wszedł w życie tylko jeden zmieniony w wyniku nowelizacji przepis - ten o wysokości przychodów. 1 stycznia 2026 roku zaczną obowiązywać pozostałe. Dotyczą opisu przychodów dopuszczonych przy UEPIK (który będzie wykreślony z ustawy i nie trzeba już będzie analizować szczegółowo przy wyborze z jakich przychodów korzysta NGO) oraz trybu wyboru uproszczonej ewidencji. Od nowego roku zacznie również obowiązywać nowe rozporządzenie - jego treści jeszcze nie znamy.
Wchodzące w życie zmiany, szczególnie nowe - dłuższe - terminy na zgłoszenie wyboru, powodują, że mamy więcej czasu na decyzję. Z drugiej strony brak nowego rozporządzenia może utrudnić wybór. Mimo wszystko już dziś warto zacząć zastanawiać się jaka forma księgowości będzie najkorzystniejsza dla naszej organizacji pozarządowej w 2026 roku.
UEPIK PRZYPOMNIENIE
Uproszczona ewidencja – lub też ewidencja podatkowa – to sposób na uniknięcie części obowiązków, które narzuca ustawa o rachunkowości, a które trudne są do spełnienia w przypadku małych organizacji pozarządowych. Na taką „prostszą” księgowość mogą się zdecydować organizacje pozarządowe, ale nie wszystkie: wskazanie, które organizacje uprawnione są do stosowania UEPIK, znajduje się w ustawie o działalności pożytku.
Zmiany i stan aktualny w skrócie
UEPIK mogą wybierać NGO-sy, których roczne przychody nie przekraczają miliona zł (ta zasada będzie obowiązywać już drugi rok).
Nadal uproszczona ewidencja nie jest dla organizacji pożytku publicznego, ani dla organizacji z zarejestrowaną działalnością gospodarczą.
Zmienia się rozporządzenie zbierające szczegółowe zasady prowadzenia uproszczonej ewidencji (ale jego treści jeszcze nie znamy).
Będziemy mieli więcej czasu na decyzję - nie miesiąc, ale aż trzy miesiące. Z UEPIK będzie też można zrezygnować w trakcie trwania roku podatkowego.
UEPIK formalnie dla większości organizacji
Obowiązujący od tego roku zwiększony do miliona limit przychodów spowodował, że uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów może prowadzić znaczna większość NGO-sów w Polsce (prawdopodobnie w tej chwili limitu nie przekracza ok. 80 proc. organizacji). Z UEPIK wyłączone są organizacje które mają status OPP oraz organizacje prowadzące działalność gospodarczą. Tych pierwszych jest w tej chwili mniej niż 10 tys. - z kolei działalność gospodarczą prowadzi ok. 14% organizacji. Biorąc to pod uwagę UEPIK nadal będzie dostępny dla (szacując ostrożnie) znacznie więcej niż połowy trzeciego sektora w Polsce.
To, że formalnie spełniamy warunki do prowadzenia uproszczonej ewidencji nie oznacza jednak jeszcze, że będzie to forma księgowości idealna dla naszej organizacji. O tym jaki kłopot może sprawić UEPIK pisaliśmy m.in. w artykule: Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPIK) dla małych organizacji (??). Co roku przypominamy też, żeby rozważyć przy wyborze lub rezygnacji nie tylko naszą aktualną sytuację (to czy dziś spełniamy określone ustawą warunki), ale również przewidzieć co może wydarzyć się w zbliżającym się okresie. Co należy wziąć pod uwagę zastanawiając się nad formą prowadzenia księgowości?
Rozważmy czy będziemy:
1. Ubiegać się o status OPP. Status pożytku daje nam różne możliwości – np. możemy ubiegać się o 1,5%. Jeśli nasza organizacja zdecyduje się na rejestrację statusu OPP, a będzie prowadzić UEPIK, to z rejestracją musimy poczekać do kolejnego roku obrotowego (lub zrezygnować z UEPIK w trakcie roku, co jest formalnie możliwe, ale może okazać się skomplikowane). Posiadanie statusu OPP przez organizację eliminuje ją z grona podmiotów, które mogą prowadzić UEPIK. Poważnie myślicie o statusie OPP? Nie decydujcie się na prowadzenie uproszczonej ewidencji.
2. Prowadzić działalność gospodarczą. Prowadzenia działalności gospodarczej nie można łączyć z UEPIK. Jeśli nic nie sprzedajecie, nie pobieracie i nie planujecie pobierać opłat za żadną z waszych usług (w ramach działalności gospodarczej), sytuacja jest bezpieczna. Przy UEPIK można prowadzić odpłatną działalność pożytku, trzeba jednak robić to bardzo uważnie i pilnować, żeby nie przemieniła się ona w działalność gospodarczą. Dobrze rozważcie więc ten aspekt zdobywania środków na działania NGO, zastanawiając się nad uproszczoną ewidencją. Zapomnijcie o UEPIK, kiedy w perspektywie roku planujecie rejestrować działalność gospodarczą!
3. Ubiegać się o wysokie dotacje / często startować w konkursach. UEPIK można łączyć z korzystaniem z dotacji, ale nie jest to proste. Z pewnością większa liczba projektów (dotacji) i prowadzenie UEPIK to poważna komplikacja. Niekiedy można się też spotkać z sytuacją, że jakiś konkurs będzie wprost zamknięty dla organizacji prowadzących uproszczoną ewidencję. Przemyślmy więc, gdzie i o jakie środki planujemy ubiegać się w kolejnym roku. Jeśli przewidujemy dużą aktywność na tym polu, to UEPIK nie jest dla nas.
Rekomendacja: zanim wybierzemy uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów musimy przeanalizować czy informacje zbierane w ramach UEPIK wystarczą do rozliczenia projektów, sporządzenia wymaganych od twojej organizacji sprawozdań oraz realizacji innych obowiązków formalno-prawnych. Pełna księgowość wskazuje na gotowe schematy pomagające zebrać większość potrzebnych informacji - przy UEPIK organizacja będzie musiała, w większości przypadków, stworzyć sobie własny sposób gromadzenia danych.
Wybór pod mniejszą presją
Prowadzenie uproszczonej ewidencji to wybór organizacji. Jeśli spełnia ona warunki zapisane w art. 10a ustawy o działalności pożytku może prowadzić UEPIK. Musi jednak podjąć decyzję i zgłosić ją do urzędu skarbowego. Z uproszczonej ewidencji można też oczywiście zrezygnować. Jeśli NGO przestaje spełniać warunki z art. 10a rezygnacja nie jest wyborem, ale obowiązkiem.
Od 1 stycznia 2026 roku, zarówno w przypadku wyboru, jak i w przypadku rezygnacji, będziemy mieli 3 miesiące lub 90 dni (po rejestracji NGO) na podjęcie decyzji i powiadomienie urzędu skarbowego. Wcześniej był to miesiąc, a w przypadku rezygnacji 14 dni po rozpoczęciu nowego roku podatkowego.
Od nowego roku organizacje będą też miały możliwość rezygnacji z UEPIK w ciągu roku. Będą to mogły zrobić "z konsekwencją prowadzenia księgowości zgodnie z przepisami o rachunkowości od początku roku podatkowego".
Wskazane tu zmiany mają spowodować, że wybór formy prowadzonej księgowości będzie dla organizacji pozarządowej łatwiejszy. Będzie miała więcej czasu na podjęcie decyzji, więcej czasu na zorientowanie się w swojej sytuacji, możliwościach i potrzebach w nowym roku. Dokonanie wyboru nie będzie też zobowiązywało NGO do trzymania się UEPIK do końca roku.
Zasady prowadzania UEPIK. Wciąż nie znamy
Dla organizacji pozarządowych prowadzących UEPIK (również tych, które dopiero dokonują wyboru) ważna jest rozporządzenie w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego. Do końca 2025 roku obowiązuje rozporządzenie z dnia 22 października 2018 r. (zobacz rozporządzenie). Od 1 stycznia 2026 wejdzie w życie nowe rozporządzenie. Wydanie nowego aktu wykonawczego wymusza nowelizacja ustawy o pożytku, która wprowadziła milionowy limit i inne zmiany w artykule 10a.
Niestety treść nowego rozporządzenia nie jest jeszcze znana (nie jest ono nawet ujęte w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów). O pracach nad rozporządzeniem pisaliśmy w artykule: Prace nad nowym rozporządzeniem do uproszczonej ewidencji. Można je też śledzić na stronach proste.ngo [KLIKNIJ]. W tej chwili organizacjom pozostaje kierowanie się kształtem obowiązującego rozporządzenia.
Obejrzyj👇
Zapraszamy do obejrzenia nagrania #ngoplLIVE z początku 2025 r., podczas którego opowiadaliśmy o uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
