W marcu 2018 r. pojawił się nowy obowiązek organizacjach pozarządowych. NGO-sy, zgłaszające do KRS zmiany (lub dopiero się w nim rejestrujące), zostały zobowiązane do dostarczenia adresów do doręczeń. Jednak nie każda NGO kontaktowała się z sądem przez ten czas. Sprawdź, co taka organizacja musi zrobić we wrześniu 2019 roku.
NGO-sy rejestrujące się w Krajowym Rejestrze Sądowym przekazują do niego szereg informacji. Większość z tych informacji zbierają formularze KRS. W marcu 2018 r. pojawił się nowy rodzaj informacji, którą musiała dostarczyć sądowi rejestrowemu każda organizacja pozarządowa.
Artykuł 19a ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym
Do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń. Wymogu dołączenia oświadczenia obejmującego zgodę nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki.
Adresy do doręczeń osób reprezentujących podmiot
Nowy rodzaj informacji, które każda organizacja pozarządowa musi złożyć w KRS, to adresy do doręczeń osób reprezentujących podmiot. W przypadku większości organizacji pozarządowych chodzi o adresy osób znajdujących się w zarządzie NGO. Osoby te składają oświadczenie, w którym podają swój adres do doręczeń.
Oświadczenia dostarczają organizacje pozarządowe, które dopiero powstają – przy rejestracji w KRS. Organizacje zarejestrowane wcześniej (przed 15 marca 2018 r.) powinny zgłosić adresy do doręczeń przy okazji zgłaszania zmiany do sądu rejestrowego (np . zmieniają skład zarządu – nowy skład trzeba zgłosić do KRS i jest to okazja do dostarczenia oświadczeń z adresami do doręczeń). Organizacje mają też obowiązek aktualizować adresy – tzn. jeśli adres do doręczeń, któregoś z członków zarządu zmienia się, trzeba o tej zmianie poinformować KRS.
Nie zgłaszaliśmy adresów do doręczeń, bo od marca 2018 r. nie musieliśmy zgłaszać zmian do KRS. Co mamy zrobić?
Nie w każdej organizacji pozarządowej dzieje się tyle, żeby miała ona obowiązek raz w roku lub częściej informować KRS o zmianach. Kadencje zarządów trwają zwykle dłużej niż 2 lata (czasem w ogóle nie ma czegoś takiego jak kadencja), siedziby też nie zmienia się zbyt często.
Dla NGO-sów, które nie miały potrzeby skontaktowania się z KRS, a więc nie miały też okazji dostarczyć oświadczeń z adresami do doręczeń, przewidziano graniczny termin na przekazanie tej informacji. Muszą one przekazać oświadczenia nie później niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów. Przypomnijmy, że omawiana regulacja obowiązuje od 15 marca 2018 r.
18 miesięcy upływa w połowie września 2019 r. Właśnie zbliżamy się do tej daty!
Artykuł 34 ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw
Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego mają obowiązek złożyć do akt rejestrowych aktualne oświadczenia, o których mowa w art. 19a ust. 5 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, w zakresie obejmującym adresy do doręczeń, przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, chyba że informacja o adresie do doręczeń znajduje się w aktach rejestrowych.
Jak powinno wyglądać pismo w sprawie adresów do doręczeń?
Większość kontaktów z rejestrem sądowym odbywa się za pośrednictwem formularzy. Nie ma jednak formularza, który służyłby do dostarczenia sądowi informacji o adresach do doręczeń.
Organizacja powinna wysłać do KRS zwykłe pismo, wskazując w nim, że w związku z realizacją obowiązku opisanego w art. 34 ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw przekazuje adresy do doręczeń. Oczywiście do pisma dołączamy same adresy, tzn. oświadczenia członków zarządu ze wskazaniem adresu.
Ponieważ 15 września wypada w 2019 r. w niedzielę, należy uznać, że organizacje pozarządowe, jeśli wcześniej nie przekazały do KRS adresów do doręczeń, muszą to zrobić do 16 września 2019 r. (do poniedziałku).
Większe szanse sądu na kontakt z członkami zarządu
W rejestrze sądowym znajduje się bardzo dużo danych o organizacji pozarządowej. Służą one nie tylko sądowi – mogą z nich skorzystać wszyscy: darczyńcy, przekazujący 1%, korzystają z tych danych instytucje publiczne przekazujące NGO dotacje, firmy, które podejmują z organizacją współpracę – nawet osoby korzystające ze wsparcia. Rejestr zapewnia dostęp do informacji o podmiotach uczestniczących w obrocie gospodarczym.
Zbierane od 15 marca 2018 adresy do doręczeń mają nieco inny charakter niż większość danych gromadzonych przez KRS. W uzasadnieniu do ustawy, która wprowadziła opisany tu obowiązek przeczytamy, że adresy do doręczeń mają ułatwić sądowi kontakt z podmiotami zarejestrowanymi w KRS. Adresy te nie będą widoczne w danych rejestrowych, ale będą się znajdowały w dokumentach, które zbiera sąd.
Jak wynika z praktyki, sądy rejestrowe borykają się z problemem skutecznego doręczenia wezwań lub orzeczeń kierowanych do członków organu (lub osób) uprawnionych do reprezentacji podmiotu. (…) Brak obowiązku aktualizacji adresu do doręczeń przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu skutkuje z jednej strony – wydłużeniem czasu trwania postępowania ze względu na komplikacje związane z prawidłowym doręczeniem korespondencji, z drugiej strony – zwiększeniem kosztów postępowania, gdyż sąd musi podjąć dodatkowe czynności zmierzające do ustalenia adresu osób, na które nałożono grzywnę.
(fragment uzasadnienia do projektu ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw - zobacz całe uzasadnienie na stronie sejm.gov.pl)
Przepis o adresach do doręczeń wprowadzono, żeby ułatwić pracę sądom. Ale umożliwienie KRS szybkiego i skutecznego kontaktu z organizacją i osobami, które ją reprezentują, leży też w interesie samej NGO. Warto o tym pamiętać i nie zaniedbać nowego obowiązku.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
