Adresy do doręczeń. Przypominamy o nowym obowiązku organizacji pozarządowych wobec KRS
NGO-sy rejestrujące się w Krajowym Rejestrze Sądowym przekazują do niego szereg informacji. Większość z tych informacji zbierają formularze KRS. W marcu 2018 r. pojawił się nowy rodzaj informacji, którą - prędzej czy później – będzie musiała dostarczyć sądowi rejestrowemu każda organizacja pozarządowa.
Adresy do doręczeń osób reprezentujących podmiot
Nowy rodzaj informacji, które każda organizacja pozarządowa musi złożyć w KRS, to adresy do doręczeń osób reprezentujących podmiot. W przypadku większości organizacji pozarządowych chodzi o adresy osób znajdujących się w zarządzie NGO. Osoby te składają oświadczenie, w którym podają swój adres do doręczeń.
Wskazanie nowego obowiązku - nowych danych, które od 15 marca 2018 r. zbierają sądy, pojawia się w artykule 19a ustawy o Krajowy Rejestr Sądowy.
artykuł 19a ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym
Do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń. Wymogu dołączenia oświadczenia obejmującego zgodę nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki.
Wnioski do KRS z adresami do doręczeń
Od 15 marca 2018 r. - czyli już ponad rok - oświadczenia z adresami do doręczeń osób reprezentujących organizację pozarządową są standardowy element procedury i składając dokumenty do KRS powinniśmy o nich pamiętać.
1. Nowe organizacje
Oświadczenia załączają organizacje pozarządowe, które dopiero powstają i rejestrują się w sądzie.
2. Stare organizacje
Oświadczenia dostarczają też NGO-sy, które zgłaszają do sądu rejestrowego jakąś zmianę. W tym przypadku (już zarejestrowanych organizacji) oświadczenia z adresami do doręczeń trzeba przekazać sądowi przy pierwszym kontakcie - przy pierwszym wniosku do KRS, który składamy po 15 marca 2018 r. Przy kolejnych wnioskach nie ma już oczywiście takiej potrzeby.
Przykład
Organizacja pozarządowa, która zmienia statut w czerwcu 2019 r. i zgłasza tę zmianę do KRS (ma taki obowiązek!), dołącza adresy do doręczeń członków zarządu, ponieważ jest to jej pierwszy kontakt z sądem po 15 marca 2018 r.
O zmianach i obowiązku ich zgłaszania do KRS zobacz: Zmiany formalne i zgłaszanie zmian do KRS.
3. Zmiana w zarządzie lub w adresie
Każda organizacja pozarządowa jest też oczywiście zobowiązana do złożenia nowego oświadczenia, w sytuacji kiedy adres do doręczeń osoby reprezentującej podmiot zmienia się, albo kiedy zmienia się sama osoba (np. wybieramy nowego członka zarządu).
Wszystkie organizacje muszą uzupełnić informację o adresach do doręczeń w ciągu 18 miesięcy
Co mają zrobić organizacje pozarządowe, które nie zgłaszały i w najbliższym czasie nie planują / nie mają obowiązku kontaktu z KRS? Organizacje pozarządowe, które po 15 marca 2018 r. nie będą kontaktować się z KRS, również mają obowiązek dostarczyć do sądu rejestrowego oświadczenia z adresami do doręczeń osób reprezentujących podmiot. Muszą do zrobić w ciągu 18 miesięcy od daty wejścia w życie nowych przepisów. Mają więc czas do połowy września 2019 r.
Większe szanse sądu na kontakt z członkami zarządu
W rejestrze sądowym znajduje się bardzo dużo danych o organizacji pozarządowej. Służą one nie tylko sądowi - mogą z nich skorzystać wszyscy: darczyńcy, przekazujący 1%, korzystają z tych danych instytucje publiczne przekazujące NGO dotacje, firmy, które podejmują z organizacją współpracę - nawet osoby korzystające ze wsparcia. Rejestr zapewnia dostęp do informacji o podmiotach uczestniczących w obrocie gospodarczym.
Zbierane od 15 marca 2018 adresy do doręczeń mają nieco inny charakter niż większość danych gromadzonych przez KRS. W uzasadnieniu do ustawy, która wprowadziła opisany tu obowiązek przeczytamy, że adresy do doręczeń mają ułatwić sądowi kontakt z podmiotami zarejestrowanymi w KRS. Adresy te nie będą widoczne w danych rejestrowych, ale będą się znajdowały w dokumentach, które zbiera sąd.
Jak wynika z praktyki, sądy rejestrowe borykają się z problemem skutecznego doręczenia wezwań lub orzeczeń kierowanych do członków organu (lub osób) uprawnionych do reprezentacji podmiotu. (…) Brak obowiązku aktualizacji adresu do doręczeń przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu skutkuje z jednej strony – wydłużeniem czasu trwania postępowania ze względu na komplikacje związane z prawidłowym doręczeniem korespondencji, z drugiej strony – zwiększeniem kosztów postępowania, gdyż sąd musi podjąć dodatkowe czynności zmierzające do ustalenia adresu osób, na które nałożono grzywnę.
(fragment uzasadnienia do projektu ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw - zobacz całe uzasadnienie na stronie sejm.gov.pl)
Przepis o adresach do doręczeń wprowadzono, żeby ułatwić pracę sądom. Ale umożliwienie KRS szybkiego i skutecznego kontaktu z organizacją i osobami, które ją reprezentują, leży też w interesie samej NGO. Warto o tym pamiętać i nie zaniedbać nowego obowiązku.
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
