Dla organizacji pozarządowych styczeń to czas wielu obowiązków, najczęściej związanych ze starym rokiem. Wskazujemy te, o których NGO absolutnie nie może zapomnieć. Zobacz, co koniecznie trzeba zrobić w styczniu, na co przy tym uważać i jakie zmiany zaszły w opisanych obowiązkach.
Najważniejsze dla organizacji pozarządowych sprawy w styczniu to:
- Sprawozdania – przede wszystkim z realizacji zadań publicznych
- Roczne deklaracje PIT – dla NGO, które zatrudniają pracowników lub współpracowników
- Podjęcie decyzji o rodzaju prowadzonej księgowości (uproszczona czy zwykła?)
- Uaktualnienie planu kont księgowych
OBOWIĄZEK 1: Sprawozdania z realizacji zadań publicznych
Styczeń jest miesiącem składania sprawozdań z realizowanych zadań publicznych. Oczywiście obowiązek ten dotyczy tych organizacji pozarządowych, które realizowały projekty ze środków publicznych (np. samorządowych) do końca grudnia 2018 r. Choć obowiązek ten może dotyczyć także innych grantów (nie tylko środków przekazywanych przez administrację publiczną).
Termin złożenia sprawozdania jest określony w umowie – sprawdź to! Zwykle to 30 dni od zakończenia realizacji zadania, czyli dla zadań zakończonych 31 grudnia 2018 r. termin mija 30 stycznia 2019 r. Termin ten obowiązuje również w przypadku składania sprawozdania częściowego przy realizacji zadań wieloletnich.
Organizacje pozarządowe, sprawozdając się z realizacji zadań zleconych przez administrację publiczną, muszą korzystać z odpowiedniego wzoru sprawozdania. Podstawowym i najczęściej stosowanym wzorem jest formularz z rozporządzenia do ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Rozporządzenie to obowiązuje od września 2016 r. – wprowadzone nim wzory ofert, umów i sprawozdań w praktyce zaczęły być stosowane przy konkursach ogłaszanych pod koniec 2016 r. w 2017 i 2018 r. Zawsze warto też sprawdzić w dokumentacji konkursowej, jakiego sprawozdania wymaga instytucja, która przekazała nam środki na realizację projektu. To ważne zwłaszcza jeśli sprawozdajemy się z realizacji projektu wieloletniego.
Organizacje zobowiązane są również do złożenia sprawozdania ze zbiórki publicznej. Do 30 stycznia należy złożyć sprawozdanie z rocznej zbiórki publicznej, która zakończyła się 31 grudnia poprzedniego roku. O zbiórkach czytaj w PORADNIK.NGO.PL: Zbiórki publiczne.
OBOWIĄZEK 2: Roczne deklaracje PIT – dla NGO, które zatrudniają pracowników / współpracowników
Organizacja pozarządowa (płatnik) zatrudniająca pracowników (na etat) albo współpracowników (na umowę zlecenie, umowę o dzieło) przez cały rok, na bieżąco odprowadza do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od umów zawartych z pracownikami i współpracownikami.
Po zakończeniu roku NGO sporządza deklaracje PIT zawierające informacje o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Najczęściej są to:
- PIT-4R – roczna zbiorcza deklaracja o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych
- PIT-8AR – roczna zbiorcza deklarację o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na zryczałtowany podatek od osób fizycznych
- PIT-11 – roczna deklaracja dla każdej zatrudnionej osoby zawierającą informacje o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Uwaga! Najważniejsza zmiana dotyczy sposobu wysyłania deklaracji PIT do urzędu skarbowego: nie ma już papierowej formy składania deklaracji PIT. W 2019 r. PIT-y pracownicze wysyłamy do urzędu skarbowego tylko w formie elektronicznej.
Przypominamy jeszcze raz najważniejsze zasady dotyczące rocznych deklaracji PIT.
Od 2019 r. niezależnie od liczby zatrudnionych osób (czy to 1 zlecenie czy 15 umów o pracę) deklaracje PIT do urzędu skarbowego wysyłane są wyłącznie w formie elektronicznej - zobacz też informacje na stronie Ministerstwa Finansów.
Organizacja pozarządowa może wysłać deklarację elektronicznie poprzez:
- używany program księgowy, mający moduł wysyłania deklaracji elektronicznie
- system e-Deklaracje (https://www.podatki.gov.pl/pit/e-deklaracje-pit/dla-platnikow)
- Uniwersalną Bramkę Dokumentów (rozwiązanie stosowane przede wszystkim przez podmioty zatrudniające pracowników na masową skalę).
Zobacz informacje o sposobach wysyłania elektronicznych deklaracji na stronie Ministerstwa Finansów - https://www.podatki.gov.pl/pit/dla-pracodawcy-platnika/
Do wysyłania deklaracji PIT w formie elektronicznej do urzędu skarbowego konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Koszt „wyrobienia” takiego podpisu to ok. 300 zł. O wysłanie elektronicznych PIT-ów można też poprosić biuro księgowe (zlecić). Koszty mogą okazać się mniejsze niż przy wykupieniu podpisu.
O PIT-ach pracowniczych zobacz też: NGO.pl pyta, Ministerstwo Finansów odpowiada na pytania organizacji [film] - CZĘŚĆ DRUGA WEBINARIUM.
Termin złożenia deklaracji PIT (PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11) elektronicznie do urzędu skarbowego mija 31 stycznia 2019 r.
Więcej o PIT-ach pracowniczych w 2019 r. pisaliśmy już w wiadomości: PIT-y "pracownicze" do końca stycznia. W 2019 roku wysyłamy do US tylko elektronicznie.
Przypominamy też, że organizacja pozarządowa przekazuje PIT-11 swoim pracownikom do końca lutego.
Organizacja pozarządowa ma też w styczniu obowiązek złożenie deklaracji dotyczącej podatku od nieruchomości. Do 31 stycznia należy złożyć deklarację podatkową i ewentualnie zapłacić podatek od nieruchomości – dotyczy to NGO, które wynajmują lokal od gminy (o ile nie są zwolnione z tego podatku) lub są właścicielem lokalu. Zobacz w PORADNIK.NGO.PL: Podatek od nieruchomości.
OBOWIĄZEK 3: Podjęcie decyzji o rodzaju prowadzonej księgowości
Księgowość to obowiązek dotyczący wszystkich NGO (fundacji, stowarzyszeń rejestrowych i zwykłych, klubów sportowych). Księgowość musi być prowadzona nawet wtedy, gdy jedynym przychodem stowarzyszenia są składki członkowskie.
Od 1 stycznia 2016 r. organizacje pozarządowe mogą zdecydować się na prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPIK), która dedykowana jest małym organizacjom, spełniającym określone warunki. Przede wszystkim organizacje takie nie mogą prowadzić działalności gospodarczej, ani mieć statusu organizacji pożytku. Innym ważnym warunkiem jest wysokość rocznych przychodów w roku poprzedzającym wybór uproszczonej ewidencji. Przychody te nie mogą przekroczyć 100 tys. zł.
więcej o UEPIK w poradnik.ngo.pl
Jeśli NGO zdecyduje się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów w 2019 roku, musi powiadomić o tej decyzji swój rząd skarbowy do 31 stycznia 2019 r.
Jeśli NGO prowadziła uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów w poprzednich latach i chce (musi) z niej zrezygnować to także zgłasza rezygnację do urzędu skarbowego. Miała na to czas do 14 stycznia 2019.
O styczniowych terminach związanych z prowadzeniem uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów pisaliśmy już w informacji: „Uproszczona księgowość”. Dwa ważne terminy w styczniu.
W 2019 r. organizacje nie wybierają już księgowości dla jednostek małych, jednostek mikro czy też pełnej księgowości (jak to miało miejsce jeszcze w 2016 r.). Rok 2017 przyniósł nowy rodzaj sprawozdania finansowego dedykowany specjalnie organizacjom pozarządowym. Sprawozdanie dla organizacji opisuje załącznik 6 do ustawy o rachunkowości. Ten rodzaj prowadzenia księgowości i sprawozdawania się jest od 2017 r. "domyślny" dla organizacji pozarządowych. Dlatego też, brak decyzji w sprawie wyboru sprawozdania oznacza automatyczne obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego z wykorzystaniem wzoru dedykowanego organizacjom pozarządowym (z załącznika 6 do ustawy o rachunkowości).
Zobacz w PORADNIK.NGO.PL: Sprawozdanie finansowe. Opisanych tu sprawozdań finansowych, nie należy mylić ze sprawozdaniami z realizacji projektów, które omawialiśmy powyżej - jako OBOWIĄZEK 1.
Ważną zmianą w 2019 r. jest sposób przekazywania sprawozdań finansowych, a także deklaracji CIT-8. Cit-8 składany będzie podobnie jak opisane powyżej PIT-y pracownicze - czyli wyłącznie elektronicznie. Również sprawozdania finansowe będą przekazywane tylko elektronicznie. Zobacz: informacje Ministerstwa Finansów dotyczące sprawozdań finansowych w 2019 r.
O trudnościach jakie elektroniczna forma składania sprawozdań może sprawić organizacjom pozarządowym: Elektroniczna sprawozdawczość nie do spełnienia dla małych organizacji.
OBOWIĄZEK 4: Uaktualnienie planu kont księgowych
Każda organizacja pozarządowa musi mieć politykę rachunkowości – obowiązkowy dokument opisujący zasady prowadzenia rachunkowości w organizacji. Obowiązkowym załącznikiem do polityki rachunkowości jest plan kont księgowych. Plan kont to numeryczny wykaz kont księgowych (zbiorów), w których rejestrowane są dane finansowe (np. przychody, koszty, majątek trwały).
Plan kont składa się z kont podstawowych (syntetycznych), określających główne rodzaje, grupy księgowanych danych (np. grupa przychody, grupa koszty, grupa majątek trwały) oraz z kont pomocniczych (analitycznych), które pozwalają na bardziej szczegółowe opisanie informacji zawartych na kontach syntetycznych (np. przychody mogą być rozbite na przychody z dotacji nr 1, przychody z dotacji nr 2… albo np. na przychody z działalności nieodpłatnej (statutowej) i przychody z działalności odpłatnej pożytku publicznego).
Plan kont jest tworzony zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, powinien jednak również odzwierciedlać działalność organizacji pozarządowej. Dlatego jeśli NGO ma w 2019 r. np. nowe dotacje lub inne źródła finansowania, plan kont powinien być uaktualniony.
Jak aktualizować plan kont w NGO?
W przypadku otrzymywania dotacji ze środków publicznych należy sprawdzić, czy układ planu kont odpowiada aktualnie realizowanym projektom i zadaniom publicznym finansowanym z dotacji (które muszą być wyodrębnione księgowo) i jeśli jest taka potrzeba, dodać odpowiednie konta odpowiadające danej dotacji i jej kosztom.
W przypadku podjęcia decyzji o rozpoczęciu działalności odpłatnej pożytku publicznego należy dodać do planu kont rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla przychodów i kosztów tej działalności (o ile plan kont wcześniej ich nie zakładał).
W przypadku podjęcia decyzji o rozpoczęciu działalności gospodarczej należy sprawdzić, czy układ planu kont zawiera rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla przychodów i kosztów tej działalności (o ile plan kont wcześniej ich nie zakładał).
W przypadku organizacji pożytku publicznego (OPP) należy dodać do planu kont rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla:
- przychodów z 1%
- kosztów (wydatków) z 1%
- wydatków związanych z promocją finansowanych z 1%.
zobacz też: Na co można wydać pieniądze z 1%?
Plan kont można modyfikować także w trakcie roku obrotowego (podatkowego). Ma to miejsce wtedy, jeśli np. NGO otrzyma dotacje w ciągu roku albo rozpocznie działalność odpłatną pożytku publicznego i w planie kont trzeba będzie dodać nowe pozycje. Więcej w PORADNIK.NGO.PL: Co to jest zakładowy plan kont? Z czego się składa?
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
