Rola raportów i raportowania w firmach, organizacjach pozarządowych oraz w tzw. trzecim sektorze w ogóle. Dlaczego warto czytać i tworzyć takie dokumenty prowadząc działalność gospodarczą i społeczną?
Informacje, w szczególności te złożone a zarazem zaprezentowane w przystępny sposób, są niezwykle cennym zasobem. Jedną z ciekawszych form gromadzenia, analizy i przekazywania danych są właśnie raporty. Stanowią one często kluczowy element większości organizacji, chociaż ich znaczenie bywa niedoceniane – głównie z powodu zbyt dużej liczby i niskiej jakości powstających tego typu dokumentów. Tymczasem adekwatny raport może być kluczem efektywnego zarządzania i osiągania sukcesu w prowadzeniu działalności gospodarczej, ale również np. w organizacjach pozarządowych.
Raporty pozwalają przedsiębiorcom, menedżerom, ekspertom, działaczom społecznym i decydentom w ogóle monitorować postęp w danej dziedzinie, mierzyć osiąganie celów i oceniać wyniki działalności firmy lub organizacji. Dzięki nim można śledzić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), ale też dowiedzieć się, czy podmiot realizuje założoną strategię, czy też wymaga jej korekty. Raporty dostarczają (a raczej: powinny dostarczać) obiektywnych danych i ich wyjaśnienia, na podstawie których podejmuje się kluczowe decyzje. Stanowią także istotne narzędzie do planowania długo- i krótkoterminowego. Analiza trendów i wyników historycznych pozwala podmiotowi dostosowywać swoją działalność do zmieniających się warunków rynkowych i społecznych. Raporty niezwykle ułatwiają też identyfikację szans i zagrożeń, a na bazie tej wiedzy upraszczają decyzję o doborze odpowiednich środków.
Szczególnym rodzajem raportowania jest to dotyczące finansów, np. tworzenie bilansów, rachunków zysków i strat oraz przepływów pieniężnych. Raporty finansowe nieodzowne są dla prawidłowego zarządzania zasobami firmy i organizacji. Pomagają ocenić stan “materialnego zdrowia” podmiotu oraz określić obszary wymagające poprawy i optymalizacji alokacji (niemal zawsze ograniczonych) zasobów.
Co więcej, raporty mogą pomóc firmie i organizacji w zarządzaniu ryzykiem. Dzięki analizie danych rośnie szansa na uniknięcie sytuacji, które mogłyby zaszkodzić danemu podmiotowi. jednocześnie łatwiej podejmować świadome decyzje dotyczące właściwych zabezpieczeń np. finansowych czy ubezpieczeń od rozmaitych ryzyk, nieodzownych w przypadku każdej aktywności.
Tak w biznesie, jak i w działalności społecznej ważne są nie tylko rentowność, ale także efektywność operacyjna. Raporty mogą w tym obszarze pomóc zidentyfikować płaszczyzny, w których da się zoptymalizować procesy i zmniejszyć koszty. Przykładami będą tu raporty dotyczące efektywności produkcji, zarządzania zapasami magazynowymi – z jednej, czy obsługi klienta lub stanu legislacji – z drugiej strony.
Wreszcie, raporty są ważnym narzędziem komunikacji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej. W środku firmy czy organizacji pomagają pracownikom i menedżerom zrozumieć, jakie i w jaki sposób cele są realizowane, a zatem jakie są oczekiwania wobec nich samych. Na zewnątrz raporty finansowe są istotne dla inwestorów, partnerów biznesowych, banków i innych interesariuszy, a raporty ESG dla organizacji działających np. w obszarze ekonomii społecznej.
W tym aspekcie warto jeszcze dostrzec, że analiza danych zawartych w raportach – nawet jeśli wnioski są mocno negatywne – może inspirować innowacje i rozwój produktów, usług (w szerokim rozumieniu tego terminu, rozciągając jego znaczenie np. na sferę publiczną). Pozwala to dostosować ofertę do potrzeb klientów i utrzymywać konkurencyjność na rynku w przypadku firm, a efektywniej realizować misję i prowadzić działalność statutową w przypadku organizacji pozarządowych.
Podsumowując, raporty są niezwykle istotnym narzędziem w życiu gospodarczym oraz społecznym. Pomagają podejmować dobrze uzasadnione decyzje, monitorować postępy, zarządzać finansami i ryzykiem, a także komunikować się zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Bez nich trudno sobie wyobrazić skuteczne zarządzanie i osiąganie sukcesu w dzisiejszym konkurencyjnym we wszystkich obszarach świecie. Dlatego warto inwestować w systemy raportowania i umiejętności analityczne, aby wykorzystać pełny potencjał tego typu dokumentów.
A pozostając w temacie artykułu, poniżej prezentujemy listę raportów przygotowanych przez PTG wraz z odnośnikami do ich pobrania.
- Rynek Franczyzy w Polsce. Ewolucja, Wpływ na Otoczenie, Szanse i Wyzwania (2023) – https://iptg.pl/wp-content/uploads/2023/06/Raport-Rynek-franczyzy-w-Polsce.-Ewolucja-wplyw-na-otoczenie-szanse-i-wyzwania.pdf
- Przyszłość Konkurencyjności Polskich Firm (2023) – https://iptg.pl/wp-content/uploads/2023/07/Przyszlosc-Konkurencyjnosci-Polskich-Firm.pdf
- Utracone Wpływy Budżetowe z Tytułu Zaniżonej Akcyzy od Nowatorskich Wyrobów Tytoniowych (2021) – https://iptg.pl/wp-content/uploads/2021/10/Raport_Utracone_Wplywy_Budzetowe_2021.pdf
- Analiza Porównawcza CIT i EBIT Przedstawicieli Wybranych Sektorów w Oparciu o Dane Ministerstwa Finansów za lata 2012-2019 (2020) – https://iptg.pl/wp-content/uploads/2020/12/Analiza-CIT-i-EBIT.pdf
- Globalizacja 4.0. Podmiotowy Model Rozwoju (2019) – https://iptg.pl/wp-content/uploads/2019/12/Raport_PTG_Globalizacja-4_0_2019-11-20.pdf
- Praktyczny Przewodnik po Sukcesji Firm Rodzinnych (2017) – https://iptg.pl/wp-content/uploads/2017/11/Handbook.pdf
Źródło: Polskie Towarzystwo Gospodarcze
