Publicystyka - ngo.pl

"Podsumowanie roku w wynagrodzeniach" to obowiązek rocznego rozliczenia naszych pracowników i współpracowników. Na początku 2026 roku podsumowujemy zaliczki wypłacane przez cały ubiegły (2025) rok i przekazujemy te obliczenia w specjalnych deklaracjach aparatowi skarbowemu. Ten obowiązek mamy już za sobą (zob. Ostatni dzień na wysłanie PIT-ów pracowniczych w 2026 roku). Natomiast teraz realizujemy drugą część obowiązku związanego z deklaracjami pracowniczymi.

Deklaracja podatkowa, którą wysyłamy do naszych pracowników i współpracowników to najczęściej deklaracja PIT-11. Taki PIT, który pokazuje wypłacone w ciągu roku przez naszą organizację wynagrodzenia danej osoby i wpłacone zaliczki, wysyłamy zarówno do osób, które zatrudniamy na umowę o pracę, jak i do takich, których pracę opłacamy w ramach umów-zleceń i umów o dzieło. 

Wymieniamy tu PIT-11 oraz trzy rodzaje umów, które są najczęściej stosowane w organizacjach pozarządowych.

Wysyłka deklaracji do skarbówki jest już niemal całkowicie elektroniczna (w przypadku PIT-ów pracowniczych nie ma innej drogi). To powoduje, że również pracownikom i współpracownikom przekazujemy PIT-y drogą elektroniczną (np. mailem). Tak jest najwygodniej i najtaniej. 

PIT-y pracownikom i współpracownikom możemy też nadal wysyłać pocztą - koniecznie listem poleconym! Możliwość wysłania PIT-a w formie papierowej odróżnia (podobnie jak inny termin) wysyłkę do pracowników od wysyłki do skarbówki. 

To w jakiej formie wyślemy PIT-a zależy od ustaleń między pracodawcą a osobami, którymi musi on wysłać deklaracje. 

PIT-y wysyłane do pracowników i współpracowników w formie elektronicznej nie muszą być w jakiś szczególny sposób podpisane (to kolejna różnica, bo wysyłane do urzędu skarbowego wymagają określonych podpisów elektronicznych). 

Osoba, która dostała mailem swojego PIT-a, powinna w odpowiedzi potwierdzić organizacji jego otrzymanie. Dane z PIT-a to dane osobowe i wysyłając je organizacja powinna zabezpieczyć plik hasłem.