Publicystyka - ngo.pl

Problemy we współpracy finansowej z Miastem były zgłaszane przez organizacje do pozarządowej części Rady. Również ze strony urzędników i urzędniczek współpracujących z organizacjami pojawiały się głosy, że kontakty te nie przebiegają tak, jakby można się było tego spodziewać. Aby zidentyfikować konkretne trudności, Centrum Komunikacji Społecznej – w porozumieniu z WRDPP – zebrało wśród urzędników i urzędniczek informacje o najczęściej pojawiających się problemach i ich skali (ankieta nie służyła ocenie jakości współpracy).

Jednym z takich problemów jest to, że są organizacje, które notorycznie nie składają sprawozdań z realizacji zadań publicznych.

Na 3000 tys. umów podpisywanych przez m.st. Warszawa z organizacjami na realizacje zadań – ok. 7% sprawozdań jest problematycznych (tzn. są składane z opóźnieniem lub w ogóle). Biura i Wydziały już na dwa tygodnie przed terminem złożenia sprawozdania przesyłają do organizacji przypomnienia o nadchodzącym obowiązku. Powtarzają to na tydzień przed terminem oraz tydzień po terminie. Być może dzięki temu skala tego problemu nie jest ogromna, ale niepokojące jest to, że dotyczy on często tych samych organizacji.

Nie wiadomo, czy jest to związane z tym, ze organizacje dopuściły się defraudacji środków, czy też nie umieją się rozliczyć.

– Nie wiemy tego, ponieważ nie mamy tych sprawozdań – mówiła Ewa Kolankiewicz, pełnomocniczka Prezydenta ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi. Przyznała także, że w takich sytuacjach urząd nie przeprowadza już kontroli, tylko wszczyna procedurę wydania decyzji administracyjnej o zwrocie dotacji. A ta procedura jest długotrwała i nie zawsze prowadzi do zwrotu środków.

– Nam zależy, aby wszyscy złożyli sprawozdania w terminie i mogli je zatwierdzić, ale mamy także terminy u miejskiego skarbnika – tłumaczył Artur Jóźwik, dyrektor Biura Kultury. – I co roku muszę prosić skarbnika o przedłużenie tego terminu, a skarbnik się usztywnia.

Przepisy wynikające z Ustawy o działalności pożytku publicznego nie pozwalają na wykluczenie takich organizacji z możliwości składania ofert w kolejnych konkursach. Nie ma także możliwości obniżenia punktacji przy ocenie złożonej oferty, ponieważ dotychczasowa współpraca jest tylko opisywana we wniosku.

Urzędnicy nie mogą informować o takich sytuacjach branżowych komisji dialogu społecznego, ale mogą już komisje konkursowe, które oceniają dotychczasową współprace. W niektórych komisjach tak się dzieje. Członkowie i członkinie komisji powinni to brać uwagę, chociaż nie zawsze to robią.

– To kuriozalna sytuacja, że dotacje dostaje organizacja, która uporczywie nie składa sprawozdań – stwierdził Piotr Kaliszek, który zaproponował, aby przygotować odpowiednie rekomendacje dla komisji oceniających wnioski w konkursach.

Inna spawa, zgłaszana przez urzędników i urzędniczki, jako utrudniająca współpracę to aneksy, a dokładniej wnioski o aneksowanie umów o realizację zadań publicznych, które wpływają do urzędników w ostatnim momencie (pod koniec roku i pod koniec realizacji zadania) lub nawet po zakończeniu realizacji zadania. W ciągu roku biura i wydziały współpracujące z organizacjami podpisują około 300 aneksów.

– Z tego 80 jest w Biurze Kultury – powiedział Artur Jóźwik, który przyznał także, że organizacja dużo częściej wnoszą o podpisanie aneksów, ale Biuro się nie godzi na nie. – Organizacje przyzwyczaiły się do przepisów covidowych, kiedy było to możliwe. Odmówiliśmy podpisania aneksu z 10 organizacjami, a z 4 – odmówiliśmy w ogóle przyjęcia wniosku o aneks, ponieważ zgłosiły się z tym do nas po zakończeniu działania.

Biura różnie podchodzą do wniosków o aneksy. Decydują o tym także warunki opisane w ogłoszeniu konkursowym. Są konkursy o bardziej otwartej formule (takie np. ogłasza Centrum Komunikacji Społecznej) – wtedy zmiany wprowadzane do oferty poprzez aneks nie są aż tak problematyczne. Inaczej jest jednak w konkursach, które są ogłaszane na działania, które są przewidziane w realizowanych przez władze miasta programach – wówczas ogłoszenia konkursowe są bardziej szczegółowe, a co za tym idzie – zmiany w umowach na realizację tych zadań mogą zasadniczo wpływać na całość oferty. Wówczas biura lub wydziały odmawiają podpisywania aneksów lub prowadzą szczegółowe negocjacje (np. Biuro Pomocy i Projektów Społecznych).

Aneksy dotyczą np. zmian pozycji kosztorysowych, czasem uwzględnienia dodatkowych zadań lub ich rozdzielenia, zmian dat lub miejsc zaplanowanych wydarzeń.

– Większość aneksów jest uzasadniona merytorycznie i generalnie to jest dobre rozwiązanie – podkreślały osoby z samorządowej części Rady. – Problem wynika z tego, że pojawiają się w ostatniej możliwej chwili lub po terminie realizacji zadań i organizacje próbują nimi „szantażować” urząd.

Katarzyna Adamska-Dudkiewicz zwróciła z kolei uwagę na praktyki stosowane przez urzędników, którzy odmawiają wprowadzania zmian do ofert i podpisywania aneksów, powołując się na opinię komisji konkursowych (tak zmienionej oferty komisja nie rekomendowałaby do finansowania).

– Może w takich sytuacjach trzeba wrócić do komisji i zapytać je o zdanie? Może powinna powstać taka rekomendacja, żeby stało się to standardem? – proponowała Katarzyna Adamska-Dudkiewicz.

– Tak się dzieje w niektórych, trudnych sytuacjach, ale nie może to być standardem, ponieważ po podpisaniu umowy, wprowadzanie zmian do niej jest już odpowiedzialnością urzędnika, nie komisji. Poza tym komisja tylko opiniuje ofertę konkursową, a nie przyznaje dotacje – wyjaśniała Ewa Kolankiewicz, dodając jednocześnie, że urzędnicy i urzędniczki nie powinni używać takiego argumentu w rozmowach z organizacjami.

Strona pozarządowa zgłosiła z kolei postulat, by zmotywować biura i dzielnice do jak najszybszej publikacji protokołów z posiedzeń komisji. Niektóre urzędy bowiem czekają z tym, aż do podpisana zarządzeń o przyznaniu dotacji przez burmistrzów.

– My o to apelujemy i prosimy, ale bez zgody burmistrza urzędnik tego nie opublikuje – wyjaśniała Pełnomocniczka.

Rozmawiano również o sytuacjach, gdy – w czasie prac komisji oceniających – podejmowane są tak dalekie ingerencje w nadesłane oferty, że de facto są one pisane na nowo i w ogóle nie odpowiadają na ogłoszenie konkursowe.

– Takie sytuacje należy zgłaszać do indywidualnych interwencji – powiedziała Ewa Kolankiewicz.

Omawiano także etap procedury, gdy organizacja potwierdza przyjęcie dotacji, a potem przyjmuje lub odrzuca rekomendacje komisji. Komisja konkursowa ma prawo zaproponować dokonanie zmian w ofercie (np. zaproponować cięcia w budżecie). Ostatecznie jednak to organizacja decyduje, jak chce realizować zadania, przed podpisaniem umowy może negocjować jej zapisy.

Kolejnym tematem, który utrudnia pracę organizacjom jest chaos związany z informowaniem biur i dzielnic o prowadzonych w projektach działaniach. Niektóre urzędy wymagają tych samych informacji, ale w trzech różnych formatach, ponieważ są wykorzystywane do różnych celów.

– To jest temat na komisję dialogu społecznego. Jeśli tak się dzieje, proszę zaprosić na spotkanie burmistrza lub dyrektora biura i mnie. Porozmawiamy o tym razem – podpowiedziała Pełnomocniczka ds. współpracy z organizacjami.

Niektóre dzielnice wymagają także, aby na plakatach umieszczać dodatkowe informacje o finansowaniu wydarzenia przez władze samorządowe. Jest to niezgodne z wytycznymi Biura Marketingu. I najlepiej tam zgłaszać takie przypadki.

Marta Jakubiak, dyrektor Biura Pomocy i Projektów Społecznych zaapelowała do organizacji społecznych, aby zwróciły uwagę na jakoś składanych przez nie dokumentów.

• To ważne, aby organizacje zrozumiały, że jakość jest ważna i także ma znaczenie dla usprawnienia naszej komunikacji – mówiła dyrektor Biura Pomocy i Projektów Społecznych.

Koniec spotkania poświęcono sprawom różnym. Jedną z nich było zapoznanie się z sytuacją, opisaną w piśmie skierowanym przez Branżową Komisje ds. równego traktowania do Prezydenta ms.t. Warszawy (i przesłanym także do wiadomości Warszawskiej Rady Działalności Pożytku Publicznego). Sytuacja dotyczy konkursu wspierającego działania równościowe w Warszawie – Warszawa Miasto Otwarte. Operatorem konkursu dwukrotnie była Fundacja Inna Przestrzeń. Zdaniem BKDS ds. równego traktowania podczas ostatniej edycji konkursu na Fundację Inna Przestrzeń miały być wywierane naciski (ze strony urzędniczki CKS oraz przedstawicieli Prezydenta m.st. Warszawy), aby przesunąć ogłoszenie wyników konkursu (ze względu na zbieżność terminów z wyborami do Parlamentu Europejskiego), aby zdjąć logotypy miasta ze strony konkursu oraz aby nie przyznawać dofinansowania jednemu z projektów. Ponieważ na posiedzeniu WRDPP ze strony samorządu nie było wszystkich osób włączonych w tę sytuację – zdecydowano się wrócić do niej na kolejnym posiedzeniu Rady.

Pozarządowa strona Warszawskiej Rady Działalności Pożytku Publicznego zgłosiła potrzebę spotkania się z wiceprezydentem Jackiem Wiśnickim, odpowiedzialnym za współpracę z organizacjami pozarządowymi.

Rozmawiano także o możliwościach dofinansowania przez Miasto (szczególnie Biuro Kultury) wkładów własnych do projektów składanych w konkursach na realizację Krajowego Planu Odbudowy. Zdaniem Artura Jóźwika nie będzie to możliwe w tym roku, ze względu na późne ogłoszenie konkursów z KPO. Zwrócił także uwagę, że obecnie dotacje w KPO są o wiele mniejsze i 20-procentowy wkład własny nie jest aż tak znaczące jak był poprzednio.